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關鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案信息化；高校
中圖分類號：G642 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）34-006-02
高校檔案館作為社會信息資源系統(tǒng)的一個重要組成部分，集合了教學、科研、黨政、宣傳、管理、外事、基本建設等各種門類的信息，是高校信息資源的聚集地。隨著高校教育改革的深入進行，高校檔案在學校越來越多的方面起到至關重要的作用。在技術發(fā)展的新形勢下，建設數(shù)字化檔案館是當前高校檔案工作的迫切任務和必由之路。高校要充分運用計算機技術實現(xiàn)檔案管理自動化，對館藏檔案進行普遍、全面的數(shù)字化處理，建立各類數(shù)據(jù)庫，在文檔一體化建設的前提下進行檔案收集，在網絡化背景的基礎上提供檔案的開放和利用。
一、數(shù)字檔案館的含義
數(shù)字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，是存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構成的數(shù)字檔案館群體。其主要功能包括數(shù)字檔案的接收、采集、管理、利用和系統(tǒng)維護。
二、高校數(shù)字檔案館建設中存在的問題
1、數(shù)據(jù)不規(guī)范、標準不統(tǒng)一
標準的制定在數(shù)字檔案館的建設過程中至關重要。從整體來看，大部分高校仍未能解決數(shù)據(jù)標準化問題，檔案館系統(tǒng)基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數(shù)據(jù)不規(guī)范，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，難以實現(xiàn)資源共享。
2、技術條件受限
從技術條件來看，數(shù)字檔案館建設是一個系統(tǒng)工程，需要多項關鍵技術支撐，這是一項涉及超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫技術、網絡技術、數(shù)字化技術、數(shù)字檔案標引技術、多媒體信息處理技術、基于內容的檢索技術、數(shù)據(jù)庫與分析處理技術、自然語言理解技術等內容的系統(tǒng)工程。然而，目前大多數(shù)高校數(shù)字檔案館建設的投入與產出不成比例。建設數(shù)字檔案館所需的硬件設備、軟件投入巨大，數(shù)字檔案館的建設與利用對于建設者還有很重的經濟負擔，所以很多高校并不具備建設數(shù)字檔案館的條件。
3、電子文檔的歸檔難問題突出
隨著計算機無紙化辦公的發(fā)展，學校各部門大都采用計算機進行業(yè)務管理，在工作過程中形成了大量的電子文件，根據(jù)不同的任務目標、不同的業(yè)務，使用不同的管理軟件，輸出各種類型的文件格式，造成歸檔不便。
4、檔案信息數(shù)字化的對象問題
檔案館保存的檔案歷史悠久，不同檔案的價值不同、保管年限不同、開放利用時限不同、保密程度不同，檔案館必須按照統(tǒng)一標準劃分哪些檔案信息可以數(shù)字化、哪些檔案信息目前不需要或暫緩數(shù)字化。
5、檔案管理人才培養(yǎng)問題
目前很多高校的教師學歷水平呈逐年上升趨勢，但是在檔案管理崗位出現(xiàn)“偏科”，檔案、信息處理復合型人才相對缺乏，影響了檔案信息數(shù)字化進程。任何一個數(shù)字檔案館工作的正常運行都離不開一支知識結構、儲備合理完善的隊伍，為了這支隊伍的建設需要，應著手培養(yǎng)和引進一批人才，培養(yǎng)和提高他們的技術知識、設備使用情況已經人員自身政治素質，促使這支隊伍成為具備靈活運用現(xiàn)代化技術技能，能夠開發(fā)檔案信息化項目和產品的隊伍。
三、高校數(shù)字檔案館建設思路
如今高校校園網覆蓋校園各個區(qū)域，整個校園基本實現(xiàn)信息傳輸網絡化。同時在教學、科研、管理等活動當中形成了各個門類的檔案實體憑證，建立了與檔案實體相關聯(lián)的各類信息資源庫，這些給數(shù)字化檔案館的建設提供了契機。
1、加強檔案數(shù)字化基礎建設
擁有先進的基礎設施是建設數(shù)字檔案館先決條件。目前高校應根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需求建設完善基礎設施，主要包括：計算機網絡設備、數(shù)字化設備、檔案系統(tǒng)管理軟件、存儲設備、服務器、攝像機、掃描儀、光盤記錄設備等。其次，綜合管理系統(tǒng)平臺也是數(shù)字檔案館為了適應時展而應具備的基本功能。
2、數(shù)字檔案館資源庫建設
傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化主要使用計算機及相關技術管理檔案資源，建成各類專題全文數(shù)據(jù)庫，即檔案資源庫。一般包括目錄數(shù)據(jù)庫，元數(shù)據(jù)庫，內容數(shù)據(jù)庫。具體來說，有以下幾種專業(yè)數(shù)據(jù)庫：（1）教學檔案數(shù)據(jù)庫。主要包括教學計劃，教學大綱，教學檢查及評估，教學改革，專業(yè)發(fā)展規(guī)劃，教材選擇與建設，教學管理條例等教學方面的數(shù)據(jù)資源，學生學籍管理，學生學位管理，學生成績管理，學生教學評價管理，學生專業(yè)證書考試管理等與學生在校學習有關的數(shù)據(jù)資源。（2）文書檔案數(shù)據(jù)庫。文書檔案是在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢且具有保存價值的文書轉化而成。文書檔案既是一個單位過去發(fā)展歷程的縮影， 又是現(xiàn)在管理建設狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。（3）科研檔案數(shù)據(jù)庫。主要包括科研成果管理、科研項目管理、科研基地管理和科研人才管理四個方面的資源。
3、制定標準規(guī)范和安全管理體制
數(shù)字檔案館標準規(guī)范的制定是數(shù)字檔案館建設的基礎性工作，包括檔案管理制度、檔案保密制度、數(shù)據(jù)標準化、電子文件標準化。數(shù)字檔案信息的安全管理維護，主要是指維護數(shù)字檔案館的資源安全、網絡運行安全、物理安全、信息安全保密等。網絡的正常運行是基本前提，重點是做好計算機病毒的防御，確保網絡環(huán)境安全綠色。實行嚴格的權限管理和管理員制度，以保證系統(tǒng)有較高的安全性與可靠性。對于非公開的檔案信息要做到局域網訪問，斷絕與外網的連接。采用防火墻、身份認證、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。應當高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。
4、檔案管理人員隊伍建設
高校應提高對培養(yǎng)檔案優(yōu)秀管理人才的重視，數(shù)字檔案館是集網絡技術、操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、多媒體技術等于一體的現(xiàn)代高科技項目，需要信息采集、處理并數(shù)字化的人才；計算機操作、網絡維護、系統(tǒng)開發(fā)的科技人才；檔案信息分析、研究與咨詢的專業(yè)人才。所以高校在對檔案管理人員的培養(yǎng)要有針對性，既有專業(yè)人員，又有復合型人才。
數(shù)字檔案館是高校檔案館未來發(fā)展的必然趨勢，是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要按原則、分步驟，有理有序、循序漸進的進行。高校要在建設數(shù)字檔案館的過程中不斷積累經驗，從而更好地為師生服務。
參考文獻：
關鍵詞:高校數(shù)字檔案館;必要性;建設
中圖分類號:TU242.3 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01
一、高校數(shù)字檔案館建設的必要性
(一)高校檔案利用現(xiàn)代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經過規(guī)范化整理,編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學、科研等各項工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統(tǒng)的手工操作,用戶利用檔案時,要反復調閱原件并逐個查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學必須有一流的管理和一流的信息服務,數(shù)字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學籍卡、校內外新聞錄像及專題片等數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化、信息化和網絡化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內通過校園網下載、打印。海內外校友也可通過互聯(lián)網將自己畢業(yè)后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務器上,將重要獎狀、獎品原樣掃描上載到服務器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯(lián)網可向全國、全世界宣傳自己的學校和學校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現(xiàn)代信息技術的普遍應用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統(tǒng)計報表,早就應用了計算機,這就產生了大量的電子文檔資料和各種信息數(shù)據(jù)庫等等。同時高校數(shù)字化校園環(huán)境的不斷完善,各單位都在校園網上建立了自己的網頁,這又制作了大量現(xiàn)行的網頁電子文檔。
二、高校數(shù)字檔案館建設的任務
(一)檔案信息資源建設。1、將現(xiàn)有館藏檔案信息資源數(shù)字化。其原則是“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴展”,指導部分檔案的全文數(shù)字化的實施。所謂搶救優(yōu)先,就是在全文數(shù)字化中優(yōu)先考慮因特定時期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導致部分損毀的檔案、紙質較差或酸度較高的檔案,優(yōu)先進行了全文數(shù)字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數(shù)字化十分必要。所謂利用優(yōu)生,就是根據(jù)目前高校利用的實際情況,優(yōu)先把“涉民”檔案全文數(shù)字化。把那些涉及人民利益的如:學生學籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業(yè)生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產生的電子文檔、網頁及時集、上傳,否則所產生的電子文檔過段時間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網站的建設(把數(shù)字檔案在網上出來)。提出控制論的數(shù)學家維納,在其著名的、包含人文關懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價值的。檔案部門要及時跟上時代的發(fā)展,盡量采取現(xiàn)代信息處理技術傳播檔案信息,以最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各高校可以建立校園網、外部網、互聯(lián)網,同時把上述非保密的檔案信息通過互聯(lián)網,向全校各級領導、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務。(三)檔案信息化保障體系建設1、人才隊伍建設。人才隊伍建設包括:信息處理技術隊伍、計算機軟件應用與數(shù)據(jù)錄用隊伍、檔案信息開發(fā)利用隊伍的建設。建立數(shù)字化檔案館人才隊伍建設是關鍵,因此,各高校要重視檔案隊伍建設,要對年輕的檔案人員進行繼續(xù)教育與培訓,提高業(yè)務水平,更新知識結構,另一方面,學校檔案館要不斷引進計算機專業(yè)人才,并對其進行檔案業(yè)務知識培訓,只有這樣才能使他們既懂業(yè)務又精通計算機技術的復合型人才。2、標準規(guī)范建設。標準規(guī)范建設猶如交通規(guī)則,這是數(shù)字檔案館能否有條不紊、順利建設的有力保障,現(xiàn)在各高校在建設數(shù)字檔案館時普遍存在的問題是管理系統(tǒng)不統(tǒng)一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經濟上的大量浪費,而且各高校之間的經驗交流也受阻,不利于發(fā)展。因此,名高校在建設數(shù)字檔案館時要強調標準規(guī)范。標準規(guī)范包括:管理性、業(yè)務性、技術性的標準規(guī)范。(四)檔案信息管理系統(tǒng)建設1、數(shù)字檔案館的概念結構。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng),它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結構最能體現(xiàn)數(shù)字檔案館信息的流向,在數(shù)字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數(shù)字檔案管的概念結構,說明了人與人之間的關系、人與計算機之間的關系。2、數(shù)字檔案館的軟件結構。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng)必須依靠軟件才能實現(xiàn)其功能,數(shù)字檔案館的軟件就是我們平時所說的管理系統(tǒng)。各高校要根據(jù)自己本單位的實際情況,選擇適合自己的軟件。當前國內從事數(shù)字檔案館軟件開發(fā)的廠商不少,不同的軟件其結構和功能均不一樣。3、數(shù)字檔案館的硬件結構。數(shù)字檔案館的硬件結構是數(shù)字檔案館的基礎結構,它主要由輸入子系統(tǒng)、輸出子系統(tǒng)、存儲子系統(tǒng)、服務系統(tǒng)等組成。其中的硬件投入各高?？筛鶕?jù)自己的需要選擇,它主要是描述數(shù)字檔案館硬件的組成部分及其關系,硬件結構圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數(shù)字檔案館的規(guī)模及數(shù)據(jù)量而定,并沒有統(tǒng)一的標準。其中輸入子系統(tǒng)包涵著檔案數(shù)字化技術:由掃描儀、照片機、攝像機、視頻集等構成;輸出子系統(tǒng)包涵有數(shù)字化輸出技術:由打印機、彩噴機、畫圖儀、展覽、出版等構成;存儲系統(tǒng)包涵有數(shù)字化存儲技術:由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構成;服務系統(tǒng)包涵有數(shù)字化技術:由網上信息、新聞媒體構成。
作者單位:湖南人文科技學院
作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學院綜合檔案室。
參考文獻:
[1]鄭鷗.關于檔案全文數(shù)字化工作的思考[J].中國檔案,2007(2)
遼寧大學歷史學院， 沈陽 110036
[摘要]高校數(shù)字檔案館是學校應用現(xiàn)代信息技術環(huán)境下應運而生的新型檔案館。當今的高校機構以及其相應的教育體系越來越與科學技術密切聯(lián)系，在信息時代的潮流下，高校數(shù)字檔案館是必然趨勢。
[
關鍵詞 ]數(shù)字檔案館；高校；建設策略；信息技術；數(shù)字化
新階段的數(shù)字信息技術涉及到社會的各個角落，高校數(shù)字檔案館是“數(shù)字化校園”的重要組成部分。高校數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代數(shù)字信息網絡技術的基礎上，“利用數(shù)字化手段進行存儲，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術進行信息查詢，以高速寬帶通信網絡設施連接到全球各地，并對學校所有檔案資源進行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個利用者的一個基層的學校檔案數(shù)字庫。”[1]
近幾年，高等教育改革促使網絡教學的發(fā)展。各種課件、網絡課程、視頻教學等現(xiàn)代方式的出現(xiàn)，新的教學方式對數(shù)字檔案館的建設有了新的要求，而且高校出現(xiàn)異地辦學、合并辦學和合作辦學的現(xiàn)象，因此一些高校已突破了在空間上相對集中的教學模式和組織構架，促使檔案信息的結構要素也呈現(xiàn)多元化的現(xiàn)象。
一、信息資源建設策略
數(shù)字信息資源以計算機技術和多媒體技術為基礎，以數(shù)字形式存在的一種計算機處理信息形式。高校建立檔案數(shù)據(jù)庫，如學生教務系統(tǒng)、校園網信息系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，學校的教學、科研、管理等方面的紙質文件及辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件甚至是網站網頁上的正式的電子公文及校園工作信息，學?；顒拥男麄鲌蟮赖榷紝儆跀?shù)字信息資源。因此數(shù)字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學術成果，都要進行收集、整理和利用。
1.信息資源數(shù)字化策略。高校數(shù)字檔案館信息資源豐富，比如說學生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設這一過程需要數(shù)字化信息生成技術來進行。信息資源數(shù)字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應用于傳統(tǒng)檔案的信息資源數(shù)字化和文本和多媒體信息的數(shù)字化。
2.信息資源存儲策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉換。
3.信息資源共享策略。由于高校數(shù)字信息涉校內事務多方面，因此需要全校各個機構的合作來保存數(shù)字信息，來實現(xiàn)信息資源的共享，因此建立一個統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺是建設數(shù)字檔案的前提條件。
二、組織與管理協(xié)調策略
我國檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，各級別類別的檔案機構應具備相應的機構設置與管理職能。而網絡平臺的的廣闊性，并且在存儲容量大具有優(yōu)勢，因此需要專業(yè)的組織與管理，決定了數(shù)字檔案館組織與管理的特殊性。
1.組織策略
（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業(yè)發(fā)展的角度來看，數(shù)字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統(tǒng)一的規(guī)劃和部署的標準來完善高校檔案行政管理。
（2）組建方式?！案咝?shù)字檔案館資源的統(tǒng)一管理、永久保存和有效利用是組建數(shù)字檔案館的根本出發(fā)點，統(tǒng)一管理取決于標準體系的建設，永久保存主要取決于數(shù)字檔案館的技術支撐體系的建設，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度?！睆膰覚n案事業(yè)發(fā)全局看，建設高校數(shù)字檔案館需要在國家檔案局的統(tǒng)一領導下，依照規(guī)定，實行數(shù)字化檔案信息的收集、整理、存儲、管理、提供利用、搭建平臺、系統(tǒng)運行維護以及數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)訪問等技術標準和管理規(guī)范，以此形成高校數(shù)字檔案館的基礎體系結構。
2.管理策略
建立數(shù)字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業(yè)務標準。包括標準化與規(guī)范化管理、檔案管理自動化、檔案信息管理系統(tǒng)和管理服務體系的建設。
三、技術應用策略
高校數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展，數(shù)字資源的組織與存儲等涉及了頂層設計、海量數(shù)據(jù)存儲、知識數(shù)據(jù)管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索訪問、數(shù)字資源長期保存等專業(yè)技術，數(shù)字檔案館的順利運行需要大量的先進技術來獲得保障。
1.頂層設計技術與方法
頂層設計是一種體現(xiàn)總體管理過程的設計方法（Top-Down）。頂層設計要求以整個學校的角度考慮用全局視角去設計數(shù)字檔案館的方案并實施，并且體現(xiàn)整個數(shù)字檔案管理機構的系統(tǒng)性，制定和明確任務目標。頂層設計的全局性與發(fā)展性能夠有效保障數(shù)字檔案館的建設。
2.海量數(shù)據(jù)存儲技術
隨著校園數(shù)字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲的需求在不斷增強，這不僅需要用海量存儲設備進行存儲備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網絡化服務利用。這就需要借助于網絡的在線存儲技術以獲得更可靠的、更安全的存儲空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲（DAS）技術、網絡附加存儲（NAS）技術、存儲區(qū)域網（SAN）技術、內容尋址存儲（CAS）技術。
3.知識管理與數(shù)據(jù)挖掘技術
隨著高校的發(fā)展，校園積累的檔案數(shù)據(jù)量迅速增長，面對校園檔案館保存的海量數(shù)據(jù)，需要考慮如何運用數(shù)據(jù)挖掘技術與知識管理的相關知識，對檔案數(shù)據(jù)進行分析、整合、挖掘與共享，充分發(fā)揮檔案的價值，為高?；顒犹峁┲R服務。
4.多媒體數(shù)據(jù)訪問和檢索技術
多媒體檔案將會逐漸成為高校數(shù)字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等?；趦热莸男畔z索（Content-Based Retrial）是一種新的數(shù)字資源檢索技術，是對多媒體對象的內容及上下文語義環(huán)境進行檢索。主要包括三種類型：基于內容的圖像檢索、基于內容的視頻索引、基于內容的音頻檢索。
5.數(shù)字資源長期保存技術
高校數(shù)字檔案館建設需要對其數(shù)字資源的長期保存。數(shù)字檔案館的長期保存主要應從應用系統(tǒng)的軟件和網絡存儲的硬件來研究。
6.服務導向體系架構技術
SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務的體系架構，能夠支持系統(tǒng)架構者從面對業(yè)務需求的變化，幫助系統(tǒng)架構者站在一個新的高度理解復雜系統(tǒng)的各種組件的開發(fā)與功能部署形式，以迅速的方式來架構整個信息系統(tǒng)?；赟OA技術架構高校數(shù)字檔案館的關鍵在于提供各種“服務”，即系統(tǒng)中精確定義的、封裝完善的、獨立于其他服務所處環(huán)境和狀態(tài)的函數(shù)。支持多個實體檔案館基于統(tǒng)一的數(shù)字檔案館服務平臺來開展現(xiàn)代檔案管理的綜合業(yè)務工作。
四、保障策略
1.安全保障策略
在數(shù)字檔案館需要解決網絡信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強檔案信息資源安全保障技術的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實性。入侵檢測技術、容災技術、防火墻技術、數(shù)字水印技術以及加強對重要數(shù)據(jù)的備份工作，都是維護信息資源安全的重要措施。
2.人才策略
“數(shù)字檔案館的建設和運行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網頁編輯人員、數(shù)據(jù)處理人員、信息鑒定人員、在線服務人員等，進而打造滿足數(shù)字檔案館建設需要的人才隊伍?！彼?，首先要培養(yǎng)和引進理論與實踐相結合的知識技術型人才，并且不斷進行檔案信息技術及理論知識的學習與培訓，在整體層次上提高工作人員的素質。
高校數(shù)字檔案館則是將學校里的各項事務、教師與學生的檔案資源等材料進行數(shù)字化，存于計算機之中，然后再向校園網中，以數(shù)字檔案的形式向全校師生甚至是全社會提供查閱利用。如何在信息時代建立一個高層次、專業(yè)化、服務型的高校數(shù)字檔案館應當值得人們去關注。
關鍵詞：獨立學院；數(shù)字檔案；檔案管理
我國獨立學院誕生于90年代末期，其發(fā)展迅速，截止至今在全國已有300多所。獨立學院建校較晚，建設檔案工作起步晚，獨立學院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯(lián)網時代的要求下，進行數(shù)字檔案館建設的雙重難題，即是機遇又是挑戰(zhàn)。
1 天津市獨立學院檔案管理與建設的現(xiàn)狀分析
針對天津市的十所獨立學院檔案建設情況進行調查，并對其檔案管理現(xiàn)狀進行了分析。調查結果表明，檔案管理作為一項暫時看不到效益的基礎工作，不被學院領導重視，并且工作基礎薄弱。從調研情況看獨立學院檔案工作存在以下共性問題。
缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學歷史不長，公眾的檔案意識不足。從學院領導到各系、處室等部門對檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨立學院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進行檔案臨時管理，流動性大，不利于檔案的建設與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業(yè)出身，同時還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨立學院檔案事業(yè)的發(fā)展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規(guī)范。由于檔案意識薄弱，又沒有制度制約，責任不清，檔案材料不能統(tǒng)一整齊歸檔，有的落在個人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎上變動，為以后檔案的收集帶來了困難。
獨立學院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫房設備還不完善，有的沒有專門的庫房，有的也是一個小庫房，也都沒有購買干濕機器對庫房的干濕度控制，庫房條件相對簡陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動化管理程度不高。
總體而言，檔案資料是獨立學院在其發(fā)展過程中直接形成的原始記錄，是學院發(fā)展中最重要的載體之一，是衡量教學質量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學評估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現(xiàn)狀看，獨立學院檔案管理工作現(xiàn)狀總體形勢不容樂觀。
2 構建“互聯(lián)網+”時代的檔案館對策
1、建立規(guī)章制度，強化管理，提高工作效率
一是獨立學院應該有檔案管理專門部門，強化管理工作。二是根據(jù)《高校檔案管理辦法》建立檔案各項規(guī)章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實體分類法，以及一系列安全管理、服務借閱等制度，細化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個環(huán)節(jié)做到依規(guī)辦事。
2、加強專兼職檔案人員業(yè)務指導與培訓，提高檔案工作人員綜合業(yè)務素質
檔案工作者的素質是檔案管理與建設中的關鍵環(huán)節(jié)。具有一支技術強和穩(wěn)定的專、兼職檔案管理人員隊伍，在日常工作要加強專、兼職檔案人員業(yè)務培訓，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓，每年舉辦檔案員評比活動，組織學院有關方面對各部門檔案的整理情況進行評比，評選檔案工作先進個人，調動工作人員積極性，同時也是展示優(yōu)秀檔案整理標本，互相促進學習的平臺。
3、加快獨立學院檔案建設
獨立學院檔案數(shù)字化建設，是隨著信息化發(fā)展，計算機普遍應用，“電子政務”開展，順應時展而產生的。加快數(shù)字檔案建設，創(chuàng)新服務方式是獨立學院檔案工作在大數(shù)據(jù)的生態(tài)背景下面臨的機遇和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設將分散的以不同形式記載的檔案、地區(qū)不同的檔案信息以數(shù)字的形式存儲，利用網絡的方式連接，能夠實現(xiàn)檔案信息共享與最大化的利用。
4、創(chuàng)新服務方式，提高服務水平
在互聯(lián)網環(huán)境下，不少檔案館已經開通微博、微信公眾平臺，利用此平臺提供檔案相關政策解讀、檔案原件展示、檔案服務咨詢、檔案利用等服務，并取得了不錯的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內容，同時也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺使公眾能隨時隨地獲取檔案相關信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務，同時也是對檔案工作起到宣傳作用。
5、基于互聯(lián)網發(fā)展，構建檔案館APP移動服務
互網絡的廣泛應用和覆蓋，數(shù)字技術的快速發(fā)展的當下，移動數(shù)據(jù)終端設備為檔案的服務、利用提供了新的方式，檔案服務應順勢而為，利用“互聯(lián)網+”的新形勢，創(chuàng)新服務方式。檔案APP與微信公眾平臺、微博等相比，能夠形成更專業(yè)化、專題化的檔案服務體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進行更新維護，但其更具有長遠意義。獨立學院檔案館更應該抓住“互聯(lián)網+”的發(fā)展機遇，不斷創(chuàng)新檔案服務方式，構建檔案館APP移動服務。
總之，管理者應轉變觀念，創(chuàng)新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數(shù)字化、信息化建設的步伐，為獨立學院的持續(xù)發(fā)展服務，為師生提供高質量快捷的服務。在全國檔案數(shù)字化發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網+”是一個發(fā)展機遇，獨立學院應緊跟時代步伐，不斷升級檔案館（室），創(chuàng)新檔案服務。
參考文獻
論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設變成了可能，本文首先對相關概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關的策略意見。
1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標準的要求。高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數(shù)字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現(xiàn)代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數(shù)字化建設中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務指導不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
3.2技術層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結構化關系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數(shù)據(jù)庫；
⑵通信網絡是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標準的制定在數(shù)字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數(shù)字檔案的著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫的標準等還沒有形成規(guī)范；
⑷高校數(shù)字檔案館建設的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關策略建議
4.1加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數(shù)字化治理技術標準及規(guī)范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用。在軟件開發(fā)方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設
數(shù)字檔案館建設是一項高科技項目，要根據(jù)建設需要，培養(yǎng)和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現(xiàn)代化技術的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項目和產品等。
5.結語
數(shù)字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數(shù)字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設。
參考文獻
[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內蒙古電大學刊，2007（09）
關鍵詞：檔案館數(shù)字化信息化高校
一、檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
二、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標準的要求。高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數(shù)字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現(xiàn)代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數(shù)字化建設中存在的問題
1、觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務指導不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
2、技術層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結構化關系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數(shù)據(jù)庫。
⑵通信網絡是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。
⑶標準的制定在數(shù)字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數(shù)字檔案的著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫的標準等還沒有形成規(guī)范。
⑷高校數(shù)字檔案館建設的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
四、相關策略建議
1、加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數(shù)字化治理技術標準及規(guī)范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用。在軟件開發(fā)方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4、重視檔案信息化人才隊伍的建設
關鍵詞：高校數(shù)字檔案館；知識管理；知識資源利用
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）07-0171-02
高校數(shù)字檔案館是現(xiàn)代信息技術環(huán)境下應運而生的新型檔案館。從目前高校數(shù)字檔案館的建設情況來看，大多數(shù)數(shù)字檔案館建設水平停留在信息管理階段，即對元數(shù)據(jù)的關鍵詞檢索。這種檢索方式有諸多的缺陷，如檢索的結果是數(shù)字化的檔案文件，需要利用者進一步閱讀文件，篩選與提煉出所需要的知識；此外，檔案文件所包含的知識是相互關聯(lián)的，該檢索方式不能有效地檢索這種復雜的知識網絡，提供給用戶的只是孤立的檔案文件，不能滿足利用者的知識需求。因此，如何運用知識管理來引領數(shù)字檔案館知識資源建設和開發(fā)利用是知識經濟時代環(huán)境下高校應該思考的創(chuàng)新性工作。
基于知識管理的數(shù)字檔案館是以知識管理理念為指導，采用科學管理與人本管理，以檔案館所擁有的檔案資源為核心，以檔案業(yè)務工作為基礎，以檔案知識挖掘與開發(fā)為手段，以檔案知識運用與創(chuàng)新為目標，推動檔案知識傳播與共享的系統(tǒng)[1]。高校數(shù)字檔案館知識資源的產生，主要包括兩大部分：（1）對傳統(tǒng)的館藏紙質檔案經過一定技術的數(shù)字化再生產和深加工增值，通常連接著計算機和網絡技術的管理系統(tǒng)，建立起具有高附加值的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，諸如檔案目錄、檔案全文數(shù)據(jù)庫等；（2）高校數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與再生產，即對高校各職能網絡檔案信息資源進行自動的信息采集和知識信息的模式轉換保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法，利用建成的知識數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的分析和提取，生產出較高品質的知識管理產品，實現(xiàn)網絡檔案信息資源的深加工。
一、知識資源建設是數(shù)字檔案館為用戶提供知識服務的前提
進入計算機和網絡管理時代，檔案館用戶對檔案信息需求本質上是一種知識的需求。利用者通過網絡管理系統(tǒng)提供的檔案目錄或者是檔案全文的檢索途徑查找自己所需要的某些檔案；目的是為了能夠從檔案原始記錄中存在的某方面的知識以解決自己所要解決的某個問題或者得以憑證：檢索結果出的檔案的原始信息并不真正是利用者真正需要的東西，利用者真正所需要的是知識的服務。在知識經濟的環(huán)境下，任何事物的運行都是以支付最低的經濟成本，獲得最大的經濟效益為追求。檔案利用者通過網絡提供的數(shù)字檔案知識信息的同時，由此獲取知識所支付的時間成本迫切需要降低，檔案館用戶希望檔案館能直接提供更加便利又更加經濟的知識服務。檔案館的知識服務是高層次、知識含量較高的信息服務，是檔案館為用戶提供的知識型、知識化，以用戶為中心的服務。為了實現(xiàn)檔案知識服務，檔案館必須預先建成隨時可用的檔案知識庫，并通過專業(yè)手段和方法對知識庫中的檔案知識進行發(fā)現(xiàn)、挖掘、提取與科學組織，以便及時響應用戶的知識服務請求。檔案知識服務是為檔案用戶提供針對性較強的深層次知識資源。知識服務通常對這些知識單元先進行系統(tǒng)分析，根據(jù)檔案用戶的不同問題和問題環(huán)境，通過知識的析取與重組形成易于理解和使用的、恰好符合用戶需要的知識內容，它通過對檔案中的知識資源進行充分挖掘、綜合整序，將有更多關聯(lián)關系的知識單元提供給用戶。知識單元就是將各種關聯(lián)關系知識資源組織起來的信息，那么知識庫就是將這些信息網織成各種關系的模式管理。數(shù)據(jù)庫表面上是知識庫的一部分，但知識數(shù)據(jù)庫要真正成為檔案知識服務的信息源和知識源，還必須解決基于知識單元的描述與標引過程，建立高校數(shù)字檔案館的知識庫，目的是積累和保存信息和知識資產，實現(xiàn)內部信息快速流通和內部知識的網絡共享。這是實施知識管理的基礎性工作。
二、高校數(shù)字檔案館進行知識資源建設的能力分析
首先，在充分了解檔案信息資源的特點的基礎上，開展對知識資源的合理評估，保證檔案資源的真實性、完整性和可靠性。作為社會生活的真實記錄，要求檔案包含的知識資源內容準確、可靠。那些適合轉化成知識的檔案資源一般是相對完整的、具有本館館藏特色的檔案，也具有一定的知識價值、深度和廣度，這樣才能滿足用戶的個性需求。同時，要根據(jù)館藏檔案的實際情況來確定檔案知識資源的類型。
其次，要對數(shù)字檔案館自身人、財、物、技術等能力進行全方位的分析。配備既熟悉檔案專業(yè)知識，也掌握了基本的知識管理技能的專業(yè)人才，撥付專項經費、?？顚Ｓ?，保證數(shù)字檔案館知識資源建設無后顧之憂；提供實施檔案知識資源建設的相關設備等必要的物質條件，保證檔案知識資源建設的正常開展，學習和掌握先進的知識管理方法、技術、善于運用相關的知識管理工具，為檔案知識資源建設提供必要的技術保障。
第三，數(shù)字檔案館開展知識資源建設目的是為數(shù)字檔案館的用戶，即檔案利用者提供與檔案館藏相關的知識資源，開展有針對性的、能夠切實滿足用戶知識需求的知識服務。因此，數(shù)字檔案館要在充分了解檔案資源的特點以及人、財、物、技術等能力的基礎上，開展檔案利用者的用戶類型以及不同類型的檔案知識需求的調查和分析。
三、高校數(shù)字檔案館知識資源開發(fā)利用途徑
1.保持數(shù)字檔案館知識資源的動態(tài)更新，滿足對用戶開展知識服務的需要
知識是一種動態(tài)的資源，具有及時性的特點。檔案知識庫也不應該是一成不變的。檔案知識庫的目的是為了更好地滿足檔案館和社會各界對于檔案資源的利用需求。檔案知識庫的生命力在于知識的更新，只有在保持檔案數(shù)字庫及時動態(tài)更新的基礎上，才能提高數(shù)字檔案館對用戶需求的快速反應能力，滿足數(shù)字檔案館對用戶開展知識服務的需要，解決用戶所面臨的問題。因此，要了解檔案館知識庫內資源的使用情況，根據(jù)用戶的需求考慮及時調整知識庫的內容，對知識進行去偽存真，去粗取精工作。同時，制訂知識庫更新計劃，采取定時更新和不定時更新等多種方式進行庫中數(shù)據(jù)資源的替換更新工作。
2.通過繪制知識地圖，實現(xiàn)檔案知識服務的搜索導航需要
“知識地圖”是知識管理實現(xiàn)的重要手段。它是一種知識（既包括顯性的、可編碼的知識，也包括隱性知識）資源的導航系統(tǒng)，顯示了整個知識資源的分布狀況，它是知識管理系統(tǒng)的輸出模塊，輸出的內容包括知識的來源，整合后的知識內容，知識流和知識的匯聚[2]。繪制檔案知識地圖的作用在于協(xié)助檔案部門更好地發(fā)掘檔案知識資源的價值，所有權和使用方法，以便顯性知識并進而內化為有組織關聯(lián)關系的知識資源。知識地圖實質上是通往檔案知識庫的向導，幫助檔案利用者擺脫尋找知識過程中的混亂狀態(tài)，知識地圖發(fā)揮對所含概念和知識關聯(lián)的切實表述或分類，以便使檔案利用者快速找到他們所想要的知識節(jié)點后，重新返回到與之相關的知識信息源。通過檔案知識地圖追溯到原創(chuàng)的檔案知識點，從而構成高價值的數(shù)據(jù)庫，滿足讀者在選擇與獲取中發(fā)現(xiàn)――選擇――獲取――加工――創(chuàng)新過程的需求。知識地圖還可以通過支持模糊查詢、可視化地圖和“語義入口”瀏覽等手段，將知識單元逐項聯(lián)系起來并進行詳細的描述，使用戶很容易地定位他們所要尋找的相關的信息，讓利用者能夠找到他們需要的卻無法詳細描述的知識。對于數(shù)字檔案館來說，知識地圖的繪制非常重要。知識地圖有利于引導用戶擺脫尋找中的混亂狀態(tài)，順利獲得知識，有利于知識共享的實現(xiàn)；有利于檔案知識庫結構的合理化，并能有效防止冗雜知識的出現(xiàn)等等。
3.運用知識管理工具管理檔案知識資源，實現(xiàn)其服務過程中的價值增值
從知識的生命周期來看，知識處理包括知識生成、知識編碼和知識轉移三個階段。知識管理工具是實現(xiàn)知識的生成、編碼和轉移技術的集合。相應的，知識管理工具也包含了三類：（1）知識生成工具。檔案知識數(shù)據(jù)庫需要多種生成模式，如知識的獲取、整理、創(chuàng)新等。知識產生模式的不同方式有不同的知識生成工具對其進行支持，搜索引擎和數(shù)據(jù)挖掘技術是最具代表性的知識獲取工具。通過專用的軟件工具來實現(xiàn)對檔案知識的整理模式，通過一些輔的知識創(chuàng)新工具和引導人們突破思維定式來則可以實現(xiàn)檔案知識創(chuàng)新模式。（2）知識編碼工具。知識編碼則是通過標準的形式表現(xiàn)知識，目的是使利用者能夠方便地共享和交流同一編碼規(guī)則和形式的知識，比較常見的知識編碼工具就是知識倉庫和知識地圖。兩者不僅存儲著知識的條目，同時也存儲了很多相關的信息，諸如與查找知識的來源線索，相關的材料，知識的使用記錄等。知識倉庫通常收集了各種用于支持決策的知識經驗和備選的技術方案，知識編碼工具模式通過對這些經驗和技術方案進行識別、優(yōu)化算法和人工智能等方法，實現(xiàn)對知識倉庫中成千上萬的知識信息加以分類，并提供最后的決策支持。（3）知識轉移工具。在知識流動的過程中，存在許多障礙，使知識不能毫無阻力地任意流動。這些障礙包括時間差異、空間差異和社會差異[3]。根據(jù)各種障礙的特點，設計相應的工具，使知識更有效地流動。現(xiàn)在已經有許多工具能夠幫助人們進行知識轉移。
高校檔案館的知識資源建設和開發(fā)利用，就是對館藏檔案中豐富的知識資源借助高新技術進行組織、分析、開發(fā)、傳播、利用與創(chuàng)新，使之發(fā)揮效用的過程。必須以知識生產和處理技術為基礎，采用包括智能搜索引擎為代表的知識合成工具、知識獲取技術以及知識創(chuàng)新工具等知識生產技術。知識資源建設更多地表現(xiàn)為一個技術應用問題，貫穿知識的發(fā)現(xiàn)，提取，標引，最終完成開發(fā)、利用的一套知識組織體系。知識組織工具與系統(tǒng)，采用知識編碼技術、建立以檔案工作經驗庫、檔案編研成果庫、檔案管理方法庫、相關新聞庫、用戶資料庫、檔案工作專家?guī)斓葍热莸闹R倉庫，并幫助用戶了解如何找到相關知識地圖以固化與數(shù)字檔案館相關的各種知識，形成檔案館知識資源體系以進行管理，知識資源建設解決的不是某一個檔案實體或者是單份電子文件的描述問題，而是解決建立在知識單元基礎上的互為關聯(lián)知識信息的描述與標引過程。
參考文獻：
[1]萬波，羅敏超.基于知識管理的高校數(shù)字檔案館建設探討[J].蘭臺世界，2013(8).
