時(shí)間：2023-06-13 16:14:54
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大連市49個(gè)一級(jí)行政執(zhí)法立檔單位一年產(chǎn)生行政執(zhí)法檔案大約101萬(wàn)卷，其中行政處罰檔案33451卷、行政處理檔案34卷、行政檢查檔案23979卷、行政強(qiáng)制檔案1054卷、行政確認(rèn)檔案235卷、行政審批檔案129卷、行政許可檔案955774卷。長(zhǎng)期以來，行政執(zhí)法檔案按照文書檔案的管理方法進(jìn)行管理，存在以下幾方面問題：
1 行政執(zhí)法檔案的安全管理存在諸多隱患。行政執(zhí)法檔案管理分散，職責(zé)分工交叉重疊。部分行政執(zhí)法檔案處于多頭管理的狀態(tài)，或保存在機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案室，或保存在其內(nèi)部機(jī)構(gòu)等；一些行政執(zhí)法機(jī)關(guān)的下屬單位也成為行政執(zhí)法檔案的保管機(jī)構(gòu)。很多保管單位不能對(duì)相關(guān)的執(zhí)法檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，使行政執(zhí)法檔案依據(jù)性缺失。一些行政執(zhí)法檔案由于結(jié)案時(shí)間拖后，造成后續(xù)材料散失、不完整。產(chǎn)生問題的原因：一方面，行政執(zhí)法權(quán)限不清晰，職能交叉；另一方面不少單位辦公場(chǎng)地緊張，沒有條件設(shè)立獨(dú)立的檔案-室，一些單位更忽視了檔案安全保管設(shè)施的配置。
2 檔案移交和歸檔混亂。檔案的保管是一種責(zé)任，作為國(guó)家機(jī)關(guān)，應(yīng)該按照法律規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行歸檔和移交。由于沒有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，大連市49個(gè)一級(jí)行政執(zhí)法立檔單位中，在立卷歸檔時(shí)間上就存在多種情況，有的在2個(gè)月內(nèi)歸檔，有的1年內(nèi)歸檔，有的1年以上才歸檔。在移交方面，一級(jí)立檔單位沒有移交或部分移交行政執(zhí)法檔案的占43％。產(chǎn)生問題的原因，主要是由于領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案的歸檔、移交，工作人員沒有依法管理檔案觀念所致。
3 檔案整理方法不統(tǒng)一。一是表現(xiàn)在檔案排列方面，有完全單獨(dú)排列的，有完全作為文書檔案屬類排列的，也有單獨(dú)排列與作為文書檔案屬類排列并存的；二是表現(xiàn)在檔案的裝訂方面，有裝盒的，有組卷的，有的單位裝盒與組卷并存。產(chǎn)生問題的原因在于檔案管理規(guī)則及適用方法多元化。
行政執(zhí)法檔案有效管理的途徑
要使行政執(zhí)法檔案科學(xué)有效管理，必須建章立制。大連市檔案局自2005年以來，多次與市法制辦協(xié)調(diào)，促成《行政執(zhí)法檔案管理辦法》列入大連市《全面推進(jìn)依法行政五年規(guī)劃》。在起草《行政執(zhí)法檔案管理辦法》過程中，市檔案局聯(lián)合市法制辦召開3次專門會(huì)議，針對(duì)其中的重要環(huán)節(jié)進(jìn)行研究。在市政府各工作部門及各區(qū)市縣政府(先導(dǎo)區(qū)管委會(huì))范圍內(nèi)書面征求意見及在網(wǎng)上公開征求社會(huì)公眾的意見過程中，針對(duì)各方面提出的案卷的裝訂，歸檔文件目錄及卷內(nèi)文件目錄的書寫，案卷的整理、排列、編號(hào)及保管期限，案卷的鑒定等27處意見，認(rèn)真進(jìn)行商討和反復(fù)修改。在2007年年底市政府第58次常務(wù)會(huì)議上，以政府規(guī)章的形式通過了《大連市行政執(zhí)法檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)。
《辦法》共28條，對(duì)行政執(zhí)法檔案的整理、裝訂、歸檔、移交做了嚴(yán)格規(guī)定。重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)將行政執(zhí)法檔案作為文書檔案屬類整理，排列-行政執(zhí)法檔案較多的，可以單獨(dú)作為一類整理、排列。行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)裝訂成卷，一案一卷、一卷一號(hào)。行政執(zhí)法的有關(guān)記錄由行政執(zhí)法單位在結(jié)案后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。對(duì)已做出行政執(zhí)法決定，但自決定做出之日起一年內(nèi)未執(zhí)行完結(jié)的案件，已形成的記錄由行政執(zhí)法單位指定機(jī)構(gòu)予以登記，集中管理。對(duì)同一事項(xiàng)的行政執(zhí)法活動(dòng)，由不同的行政執(zhí)法單位分別實(shí)施的，所形成的行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)向同一檔案館移交。
第一，在高校做好人事檔案管理工作，不僅有利于保存黨和國(guó)家的寶貴文化財(cái)富，而且有利于高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。人事檔案是一個(gè)人的客觀的歷史記錄，特別是那些優(yōu)秀人才以及專家學(xué)者高度集中的高校，人事檔案不僅對(duì)個(gè)人非常重要，而且對(duì)單位以及國(guó)家也是非常重要的。人事檔案是一個(gè)具有歷史價(jià)值以及文字財(cái)富的人文資源，所以做好人事檔案管理工作是非常重要的。
第二，做好高校人事檔案管理工作，能夠?qū)⒏咝Ｈ瞬诺木薮髢?yōu)勢(shì)發(fā)揮出來。由于高校是人才高度集中的一個(gè)地方，這就要求人事檔案管理部門要對(duì)高校人才進(jìn)行分類、分析，從而能夠解決高校人才的實(shí)際困難，最終能夠調(diào)動(dòng)高校知識(shí)分子的積極性。在高校人事檔案管理工作中，要最大限度地發(fā)揮高校知識(shí)分子的潛能以及智慧，從而使得每一個(gè)知識(shí)分子能夠充分發(fā)揮自己的才能。
第三，做好高校人事檔案管理工作，能夠促進(jìn)學(xué)校的教育改革以及發(fā)展。在高校人事檔案管理工作中，要密切聯(lián)系學(xué)校的各項(xiàng)改革。比如：勞動(dòng)人事制度的改革以及人才的進(jìn)出以及流動(dòng)；有關(guān)提拔以及使用干部；培養(yǎng)以及配置相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員等工作。所以，在人事檔案管理工作中要注重采用科學(xué)的管理方法，從而能夠使得人事檔案管理工作對(duì)學(xué)校的教育改革以及和諧發(fā)展起著一個(gè)積極的推動(dòng)作用。
二、高校人事檔案管理工作中存在的主要問題
目前，高校人事檔案管理工作存在一些問題。然而從總體上來說，高校人事檔案管理工作不能夠適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及高校教育改革的需要，并且高校人事檔案管理工作中的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
首先，在人事檔案管理中，人事檔案的寶貴資源沒有得到充分的開發(fā)利用。目前，高校的人事檔案管理工作仍然停留在收集以及整理上，從而使得人事檔案不能夠充分地發(fā)揮其自身的作用。
其次，在人事檔案管理工作中，沒有充分發(fā)揮人事檔案的宣傳以及交流的作用。在高校人事檔案管理的工作中，由于在校內(nèi)以及校外沒有進(jìn)行相關(guān)的宣傳，從而使得人事檔案管理工作不能夠得到應(yīng)有的重視。
再次，在人事檔案管理工作中，沒有充分發(fā)揮人事檔案的參謀作用。目前，雖然高校人事檔案中包含了豐富的內(nèi)容，但是高校人事檔案沒有得到利用，從而使得高校人事檔案中出現(xiàn)了一些“死檔案”，最終不能夠?qū)Ω咝Ｈ瞬胚M(jìn)行合理的管理。
最后，管理人員的素質(zhì)以及設(shè)備的現(xiàn)代化水平存在著缺陷。目前，在高校人事檔案管理工作中，由于管理人員的素質(zhì)參差不齊，這就要求高校要不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及業(yè)務(wù)水平。除此之外，檔案管理設(shè)備的落后在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。
三、加強(qiáng)高校人事檔案管理工作的有效措施
在高校人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作不僅影響著個(gè)人以及部門的利益，而且影響著整個(gè)學(xué)校的利益。為了能夠充分發(fā)揮人事檔案管理的工作，這就要采取以下的措施來加強(qiáng)高校人事檔案的管理工作。
第一，要加強(qiáng)人事檔案管理的收集工作。目前，一部人的人事檔案管理中只有幾份簡(jiǎn)歷表，然而這幾份簡(jiǎn)單的簡(jiǎn)歷表不能夠?qū)⒁粋€(gè)人的實(shí)際情況充分地反映出來。在人事檔案管理的工作中，人事檔案的管理人員要抱著負(fù)責(zé)任的態(tài)度，在收集材料的時(shí)候要抱著為當(dāng)事人負(fù)責(zé)任的態(tài)度，并且要不斷地為當(dāng)事人的檔案進(jìn)行資料填充，最終能夠使得當(dāng)事人的人事檔案得到豐富。
第二，不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及能力。高校的人事檔案管理工作的負(fù)責(zé)人要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，并且要隨著時(shí)代的發(fā)展潮流進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作，最終使得人事檔案管理工作能夠適應(yīng)教育的改革以及發(fā)展。與此同時(shí)，學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的政治教育，從而能夠使得人事檔案管理人員使用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力得到提高，并且能夠提高管理人員研究新情況、解決新問題的能力，最終能夠使得管理人員更好地服務(wù)于人事檔案管理工作。
第三，在人事檔案管理工作中，要促使檔案管理手段以及設(shè)備的現(xiàn)代化。高校人事檔案管理的手段以及設(shè)備要逐漸現(xiàn)代化，從而使得高校人事檔案管理工作能夠充分地發(fā)揮作用。第四，在人事檔案管理工作中，要根據(jù)檔案記錄的相關(guān)內(nèi)容為學(xué)校進(jìn)行策劃。目前，高校人事檔案的管理工作處于被動(dòng)的地位。然而在以后的人事檔案管理工作中，要將“死檔案”變成“活檔案”，從而能夠根據(jù)我國(guó)的發(fā)展形勢(shì)以及學(xué)校的發(fā)展要求對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行改革，最終使得人事檔案中的人力資源得到充分的發(fā)揮。
四、結(jié)語(yǔ)
1、各行政村應(yīng)設(shè)立專門檔案室和保管檔案的櫥柜，對(duì)本村檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
2、行政村檔案管理員原則上由各村文書兼任，除檔案管理員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案室。
3、村檔案室應(yīng)具備防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等相關(guān)條件。
4、村檔案管理人員應(yīng)每季度對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查核對(duì)工作，做到賬物相符。
二、行政村文件材料立卷歸檔制度
1、凡村黨支部、村民委員會(huì)及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的各種文件材料，都應(yīng)歸檔保存。
2、列入歸檔范圍的各類文件材料應(yīng)按要求及時(shí)向村檔案室移交歸檔，重要文件材料應(yīng)在形成的當(dāng)天移交，任何組織和個(gè)人不得隨身攜帶或據(jù)為己有。
3、歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案制成材料應(yīng)符合檔案長(zhǎng)期保管的要求。
4、文件材料歸檔時(shí)，交接雙方應(yīng)在清點(diǎn)完畢后辦理移交手續(xù)并在移交清冊(cè)上簽字。
三、行政村檔案借閱利用和保密制度
1、村級(jí)檔案一般不提供對(duì)外借閱，確需借閱的需經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并填寫《檔案查閱利用登記簿》。
2、除國(guó)家法律法規(guī)另有規(guī)定外，外單位人員借閱或查閱有密級(jí)和涉及村民隱私的檔案，需村主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
3、檔案借閱人必須愛護(hù)檔案，并遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，不得損害國(guó)家、社會(huì)、集體和村民的合法權(quán)益。對(duì)破壞檔案或造成檔案泄密的，按國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)予以處罰。
四、行政村檔案鑒定銷毀制度
1、對(duì)已到保管期限的檔案，由村兩委聯(lián)席會(huì)進(jìn)行鑒定；對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后予以銷毀。
2、村級(jí)財(cái)務(wù)檔案銷毀前，需經(jīng)村賬鎮(zhèn)中心和鎮(zhèn)財(cái)政所共同審核，查明無(wú)誤并簽字后，通知所在村主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。
3、檔案銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上同時(shí)在場(chǎng)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)歸檔并永久保存。
4、檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)并逐份登記每份文件的標(biāo)題、文號(hào)、制發(fā)單位、形成時(shí)間等信息。
五、行政村檔案管理責(zé)任追究制度
出現(xiàn)下列行為的，將根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)現(xiàn)任人進(jìn)行批評(píng)教育或其他相應(yīng)處理；構(gòu)成犯罪的，按法律規(guī)定追究刑事責(zé)任：
1、損毀、丟失或擅自銷毀檔案的；
2、擅自提供、抄錄、復(fù)制保密檔案的；
3、將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、材料據(jù)為己有，拒絕歸檔的；
4、涂改、偽造或出賣、轉(zhuǎn)讓檔案的；
1．1農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的概念農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是指在農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像以及相對(duì)人違法事實(shí)等各種形式載體的文件材料。
1．2農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的特點(diǎn)
1．2．1專業(yè)性強(qiáng)農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案是農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法活動(dòng)的產(chǎn)物，是一定專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄。農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案體現(xiàn)了明顯的農(nóng)業(yè)特點(diǎn)，其檔案內(nèi)容必須與農(nóng)業(yè)科技、種植(養(yǎng)殖)方法和環(huán)境等相配套，其內(nèi)容的描述必須符合農(nóng)業(yè)專業(yè)術(shù)語(yǔ)要求，而且必須符合農(nóng)業(yè)行業(yè)的特點(diǎn)。例如植物檢疫、動(dòng)物檢疫、農(nóng)機(jī)監(jiān)理、農(nóng)藥管理等，它們活動(dòng)的范圍空間、對(duì)象目標(biāo)等與其它行業(yè)都有明顯不同，表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性。
1．2．2程序性嚴(yán)格一個(gè)獨(dú)立的農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法案件，從立案到處罰決定必須嚴(yán)格按照程序進(jìn)行。如在農(nóng)藥市場(chǎng)執(zhí)法檢查中，查到假冒偽劣農(nóng)藥一案，從立案到作出處罰決定必須經(jīng)過調(diào)查取證、詢問筆錄、勘驗(yàn)檢查筆錄、抽樣取證憑證、證據(jù)登記保存、立案審批、檢測(cè)化驗(yàn)、送達(dá)處理意見書、聽證、作出處罰決定書、行政復(fù)議等全過程，直到結(jié)案所形成的全部檔案是一個(gè)整體，不可分割，而且是一個(gè)完整的程序。而且不能用其他行業(yè)的檔案代替。另一方面，執(zhí)法檔案必須成套提供利用的，拆開會(huì)使案件不完整，而且影響其使用價(jià)值。
1．2．3現(xiàn)實(shí)性能強(qiáng)主要表現(xiàn)在農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案與現(xiàn)實(shí)的商品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)關(guān)系密切，不僅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中還有現(xiàn)實(shí)的作用，一經(jīng)利用就可挽回經(jīng)濟(jì)損失，能收到經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，故有現(xiàn)實(shí)性。
1．2．4存儲(chǔ)意義大執(zhí)法檔案一般是某一專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)的結(jié)果，記載了專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)全過程的真實(shí)情況，如案件發(fā)生地、相對(duì)人，違法事實(shí)違反了哪一部法律法規(guī)，調(diào)查取證是怎樣進(jìn)行的，依據(jù)什么來作出處罰決定等等，在檔案中都存有大量的相對(duì)人違法事實(shí)和適用的法律法規(guī)依據(jù)，必要時(shí)在執(zhí)法上可以借鑒和利用。
1．3農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的現(xiàn)實(shí)作用
1．3．1農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是執(zhí)法活動(dòng)的依據(jù)和憑證在農(nóng)業(yè)執(zhí)法活動(dòng)中，一切活動(dòng)都不同程度地具有連續(xù)性，前一案例為后一案例提供依據(jù)。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案的依據(jù)性同農(nóng)業(yè)執(zhí)法自身的復(fù)雜程度以及記述的各起案例的復(fù)雜程度成正比，所記載的內(nèi)容越復(fù)雜，依據(jù)性越強(qiáng)。主要表現(xiàn)為：一是管理工作依據(jù)，在管理工作中，無(wú)論是執(zhí)法工作評(píng)價(jià)，還是產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益分析等，都離不開檔案；二是執(zhí)法人員的勞動(dòng)憑證，在執(zhí)法人員的考核、選拔中，除人事檔案外，還需要有執(zhí)法檔案做依據(jù)；三是在追究行政執(zhí)法錯(cuò)案責(zé)任時(shí)起憑證作用。
1．3．2農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是進(jìn)行交流的工具在人類社會(huì)發(fā)展史上，各種各樣的交流占有重要位置，同樣，農(nóng)業(yè)執(zhí)法工作也需要交流。目前，農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法剛剛起步，執(zhí)法體系正在深化改革，執(zhí)法力度不斷加大，逐步走向規(guī)范化。執(zhí)法檔案正是交流、協(xié)作、借鑒的有力工具。
1．3．3農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是積累經(jīng)驗(yàn)、提高執(zhí)法水平的手段一是執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄，它記載著執(zhí)法人員對(duì)案件的發(fā)現(xiàn)、調(diào)查取證方法和辦案水平，記述了查辦案件的全過程和最終結(jié)果；二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結(jié)果的載體，具有積累辦案經(jīng)驗(yàn)和提高執(zhí)法水平的作用，使得農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案成為辦案經(jīng)驗(yàn)和提高執(zhí)法水平的工具和手段，對(duì)于一個(gè)執(zhí)法單位來講，如果有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的執(zhí)法檔案庫(kù)藏就標(biāo)志著它有比較雄厚的辦案技術(shù)儲(chǔ)備和基礎(chǔ)。
2農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)的主要工作內(nèi)容
農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案工作是執(zhí)法管理的重要組成部分，也是執(zhí)法活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，各級(jí)農(nóng)業(yè)執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)把執(zhí)法檔案工作與整個(gè)執(zhí)法工作緊密結(jié)合起來。其工作的主要內(nèi)容：
2．1收集
就是把分散形成的但有保存和利用價(jià)值的執(zhí)法檔案接收過來，集中保存在執(zhí)法檔案室，以利于有關(guān)人員使用。
2．2整理
就是把分散收集來的執(zhí)法檔案，按規(guī)定程序，將其分別類、系統(tǒng)排列和科學(xué)編目，便于安全保管，更重要的是滿足對(duì)執(zhí)法檔案利用的方便和需要。
2．3鑒定
就是鑒別執(zhí)法檔案的價(jià)值，需對(duì)檔案不斷進(jìn)行去粗取精的鑒別工作，挑選那些需要定期或永久保存的檔案，銷毀那些無(wú)需保存的部分。
2．4保管
就是采取一定的措施，保護(hù)好執(zhí)法檔案的完整與安全，保守機(jī)密，防止并克服各種自然的、社會(huì)的不利因素對(duì)執(zhí)法檔案的損壞作用，不斷延長(zhǎng)執(zhí)法檔案的保管壽命。
2．5編目與檢查
農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案數(shù)量龐大，成分復(fù)雜，要根據(jù)歸檔時(shí)的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案分類應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，當(dāng)前可分為種植業(yè)、畜牧業(yè)、農(nóng)機(jī)執(zhí)法檔案和農(nóng)民減負(fù)檔案等，在種植業(yè)中又分為植檢、農(nóng)藥、肥料、種子管理等。同時(shí)，需要通過各種途徑和形式提示檔案的內(nèi)容和成分，提供查找檔案的檢查和手段，方便于有關(guān)人員的查找和利用。
2．6利用
就是創(chuàng)造各種條件滿足執(zhí)法檔案利用的各方面要求，積極做好應(yīng)有的準(zhǔn)備，包括編制各種查考工具，匯編各種參考資料，以及時(shí)有效的方式介紹和提供執(zhí)法檔案為各項(xiàng)執(zhí)法工作需要服務(wù)，這也是保存執(zhí)法檔案的目的。
3做好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)想法和建議
農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案是執(zhí)法工作的主要內(nèi)容之一。農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案管理要以《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)農(nóng)業(yè)檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī)為依據(jù)，切實(shí)做好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理工作。
3．1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織
搞好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。因而，要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案鑒~fJ／j,組和管理網(wǎng)絡(luò)等組織，應(yīng)把檔案列入執(zhí)法工作的議事日程，使檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、有組織、有管理地開展，使之逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，走上依法建檔的軌道。
3．2制訂制度，明確職責(zé)
制訂檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵，是規(guī)范管理者行為的主要手段。因而，要按照《檔案法》的規(guī)定，制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案保管保密制度》等，進(jìn)一步明確檔案管理人員的職責(zé)。
3．3加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握技能
首先，要選用政治素質(zhì)較好、熟悉檔案管理工作、懂農(nóng)業(yè)法律法規(guī)、熱心于農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法工作和責(zé)任心較強(qiáng)的執(zhí)法人員，擔(dān)任農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理員。其次，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，既要管理人員掌握農(nóng)業(yè)法律法規(guī)和檔案知識(shí)，又要學(xué)會(huì)建立檔案的實(shí)際操作技能，還要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，不斷提高管理者的業(yè)務(wù)水平。
從事檔案管理工作，首先必須對(duì)檔案的概念和特征有所了解。檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)生活中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。檔案的特征主要有以下3方面：
（一）社會(huì)性
檔案是在社會(huì)實(shí)踐中形成的，其內(nèi)容是對(duì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的內(nèi)容、過程及結(jié)論的原始記錄，而非自然界的產(chǎn)物。
（二）歷史性
檔案是過去形成的而非正在形成或尚未形成的東西，也就是所謂的“讓過去告訴現(xiàn)在”、“讓歷史告訴未來”。檔案將過去、現(xiàn)在和未來聯(lián)系在一起，維系人類社會(huì)的時(shí)空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性。
（三）原始記錄性
原始記錄性是檔案的本質(zhì)特征，是檔案區(qū)別于其他事物的本質(zhì)所在。這也從根本上決定了檔案管理方法上的取向。我們管理檔案時(shí)，無(wú)論采取何種方法，都不可改變成傷害檔案的
本質(zhì)特征。檔案管理的核心只能是充分實(shí)現(xiàn)檔案對(duì)以往歷史事實(shí)的原始記錄價(jià)值。
二、醫(yī)院行政檔案管理
（一）醫(yī)院行政檔案的定義
醫(yī)院行政檔案，即醫(yī)院行政管理檔案，又稱文書檔案，是在醫(yī)院的行政管理活動(dòng)中，由各種行政性公文（如請(qǐng)示、決定、通知、通報(bào)等）轉(zhuǎn)化而成的檔案。這種檔案是在醫(yī)院管理和組織活動(dòng)中形成并被保存下來的檔案，它是一所醫(yī)院保持連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)，是做好醫(yī)院行政管理工作的必備工具。
（二）醫(yī)院行政檔案的形成條件
1.辦理或處理完畢的文件才能成為檔案。所謂辦理完畢，是指完成了收文和發(fā)文處理程序，已經(jīng)發(fā)出或承辦完畢的公文。對(duì)于辦畢文書，要經(jīng)行政管理人員嚴(yán)格界定。辦畢文書的界定原則是：
（1）對(duì)于不必辦復(fù)的公文，如決定、通知、調(diào)查報(bào)告等，在印發(fā)完成或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知、有關(guān)部門傳閱辦理后無(wú)其他意見的，即為辦理完畢；（2）對(duì)于回復(fù)性質(zhì)的公文，如請(qǐng)示、問函等，只有當(dāng)醫(yī)院收到結(jié)論性文書（復(fù)文）后，才視為辦理完畢；（3）對(duì)于一些需要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的公文，如醫(yī)院規(guī)章制度、醫(yī)院長(zhǎng)期計(jì)劃等，當(dāng)完成了定稿和印發(fā)行文后，也屬辦理完畢公文。
2.只有對(duì)醫(yī)院日后工作具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要成為檔案對(duì)于辦畢公文，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定和實(shí)際工作情況，確定其價(jià)值，決定其“去”、“留”、”存”、“亡”，一般有4種結(jié)果：立卷歸檔、清遲、銷毀和暫存處理。因此，要對(duì)辦畢文件進(jìn)行認(rèn)真鑒別挑選，將辦理完畢和具有查考、保存價(jià)值的公文，立卷歸檔保存。
3.按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案檔案的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)之一，就在于它不是一份份孤立的、雜亂的文件，而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系。所以，未經(jīng)整理的、雜亂無(wú)序的文件，尚不是科學(xué)意義上的檔案。所以說，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。
（三）醫(yī)院行政檔案的管理要求
1.充分發(fā)揮檔案室的作用醫(yī)院檔案室是對(duì)醫(yī)院除病案之外的所有檔案進(jìn)行集中管理的場(chǎng)所。檔案室的地位主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，檔案室是醫(yī)院具有參謀和咨詢作用的部門，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各行政科室的助手，是提高醫(yī)院行政工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是醫(yī)院管理工作和業(yè)務(wù)職能得以延續(xù)的重要手段。另一方面，檔案室是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。
因此，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案室的重要性，重視檔案室的建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化奠定基礎(chǔ)。
2.加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性當(dāng)前，制約醫(yī)院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對(duì)檔案工作人員素質(zhì)提出了很高要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)和教育，不斷豐富他們的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，提高工作的積極性和主動(dòng)性，充分發(fā)揮工作的主觀能動(dòng)性。
3.“檔案工作人員，均屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，其業(yè)務(wù)能力的考核、技術(shù)職務(wù)的評(píng)定和晉升，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并實(shí)行檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制（或任命制），檔案專業(yè)技術(shù)人員享有醫(yī)藥衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員同等待遇。檔案工作隊(duì)伍要保持相對(duì)穩(wěn)定?！痹趯?shí)際工作中，醫(yī)院管理者應(yīng)在職稱晉升、待遇、培訓(xùn)等方面為檔案人員創(chuàng)造條件，提供機(jī)會(huì)，以激勵(lì)檔案人員的工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高。
4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高工作效率近年來，隨著辦公自動(dòng)化（OA）的普及，使用計(jì)算機(jī)制作文件的醫(yī)院越來越多。大部分醫(yī)院將文件打印成紙制文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件仍保存在各形成部門。也就是說，電子文件多處于分散保存狀態(tài)，沒有完全歸檔。醫(yī)院應(yīng)重視電子文件的收集，努力實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)一管理。
三、醫(yī)院行政檔案的歸檔范圍
（一）黨政管理方面
凡是本部門黨、政、工、團(tuán)，包括紀(jì)撿、人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)、基建、生產(chǎn)、科研、外事
等單位和臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的具有保存價(jià)值的收、發(fā)文（電）和內(nèi)部形成的會(huì)議文件、會(huì)議記錄、
重要電話記錄、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、出版物原稿和樣本、剪報(bào)（不另行文的）等文件材料.以及反映本部門工作活動(dòng)的影片、照片、錄音帶、錄像帶等聲像材料，均應(yīng)收集齊全，立卷歸檔。
企業(yè)行政管理部門是政令，管理辦公室事務(wù)、人力資源、財(cái)產(chǎn)管理的部門，其在工作中會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的文件，這部分文件就是文書檔案的前身。其中最常見和重要的是行政公文，行政公文是行政部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。它能為企業(yè)負(fù)責(zé)人在計(jì)劃或決策時(shí)提供參考作用，能為單位或個(gè)人在訴訟、解決紛爭(zhēng)時(shí)提供憑證的作用，所以，它是有價(jià)值的，必須得到很好的保存。企業(yè)的行政管理部門必須將辦理完畢的、按照有關(guān)規(guī)定將確定為檔案的那部分文件向檔案部門移交，檔案部門接收后必須按檔案管理的規(guī)定進(jìn)行管理。
二、檔案管理人員必須具備全面的崗位知識(shí)
檔案管理人員要做好文書檔案的收集、分類整理、利用保管等工作必須要對(duì)文件的種類、運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案整理知識(shí)有所了解，才能掌握文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性，才能真正做好檔案管理工作。通常所講的文件是指公文。公文的文種有黨、政之分，黨的公文文種有14種（決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定、決定、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等），行政公文文種有13種（命令（令）、公告、通告、議案、決定、通知、通報(bào)、意見、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等）。公文的寫作都有規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷健０骖^是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，居中套以紅色的大號(hào)字體，下方是發(fā)文字號(hào)，再下方為紅色橫隔線；發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)代字+年份+序號(hào)組成；標(biāo)題，由機(jī)關(guān)名稱、內(nèi)容、文種三部分組成，小標(biāo)宋體2號(hào)字，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，一份公文只能用一種文種，不能同時(shí)用兩種文種，“請(qǐng)示報(bào)告”、“關(guān)于…的通報(bào)的通知”是兩種文種，都是錯(cuò)誤的用法；正文，始于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，采用三號(hào)仿宋體字，文件的結(jié)構(gòu)層次為：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每頁(yè)22行，每行28字，行距為固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2個(gè)字符；發(fā)文日期使用漢字，零寫成〇；公文生效的標(biāo)志，印章是公文制發(fā)單位對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證，鄭重蓋在日期上。收文的處理，簽收、審核、批辦、承辦、催辦、歸檔；發(fā)文的處理，草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。檔案管理人員掌握上述基本知識(shí)后，要檢查接收的文件準(zhǔn)確性，必要時(shí)可以指導(dǎo)行政工作。
三、行政管理人員必須確保文件的質(zhì)量
關(guān)鍵詞：行政執(zhí)法；檔案管理；問題及對(duì)策
隨著我國(guó)政府越發(fā)重視檔案的管理效率，使得我國(guó)檔案管理水平得到了顯著的加強(qiáng)。但結(jié)合實(shí)際情況而言，我國(guó)行政執(zhí)法檔案管理中存在了很多問題，如：行政檔案管理方法不統(tǒng)一、檔案管理人員素養(yǎng)低、檔案損壞情況嚴(yán)重等問題，這些問題的存在嚴(yán)重阻礙著我國(guó)行政執(zhí)法檔案管理水平的提高，因此，如何解決好行政執(zhí)法檔案管理中的問題是我國(guó)各地區(qū)有關(guān)機(jī)構(gòu)需要重點(diǎn)研究的問題。
一、強(qiáng)化行政執(zhí)法檔案工作的必要性
1.有助于各項(xiàng)檔案法律法規(guī)更好的落實(shí)和執(zhí)行。當(dāng)前，我國(guó)形成了較為健全的檔案法律法規(guī)體系。但如何使有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)得到更好的執(zhí)行，這就需要借助于有關(guān)檔案行政部門力量，進(jìn)而解決行政執(zhí)法檔案管理中出現(xiàn)的問題。
2.有利于加強(qiáng)人們社會(huì)檔案法制意識(shí)。在逐步開展檔案普法與行政執(zhí)法過程中，檔案法制建設(shè)得到了令人滿意的成績(jī)，社會(huì)檔案法制意識(shí)也有了顯著的提升，但結(jié)合實(shí)際情況來講，還需要進(jìn)一步提高。目前，對(duì)于違法行為，只是提出了一些整改意見，一般情況下不會(huì)實(shí)施行政處罰。相對(duì)而言，消極行政行為要多于積極行政行為，尤其是在行政執(zhí)法檔案管理過程中這一情形特別明顯。
3.有利于防止檔案違法行為的發(fā)生。自從我國(guó)出臺(tái)《檔案法》后，各級(jí)檔案行政管理部門都嚴(yán)格按照這部法律要求自身的工作，加大了執(zhí)法力度，也提高了工作水平，檔案行政執(zhí)法工作獲得了很好的成績(jī)。但不能因?yàn)槿〉靡稽c(diǎn)成績(jī)而沾沾自喜，需要看到在檔案行政執(zhí)法中存在的違法行為，并且這些違法行為還是很突出，唯有強(qiáng)化檔案執(zhí)法工作，才可以妥善解決這些違法行為，真正促進(jìn)行政執(zhí)法檔案管理工作的高效化與規(guī)范化。
二、深圳市寶安區(qū)文體旅游局行政執(zhí)法檔案管理的現(xiàn)狀
1.檔案管理方法不統(tǒng)一。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，寶安區(qū)文體旅游局在整理檔案工作中，其方法不統(tǒng)一，具體體現(xiàn)在如下兩點(diǎn)：第一點(diǎn)，在裝訂檔案中并不使用部門統(tǒng)一的裝訂方式，有的是使用組卷方式裝訂，有的是使用裝盒方式裝訂。第二點(diǎn)，在排列行政執(zhí)法檔案中使用不同的排列方法，有的檔案是以文書檔案形式展開排列，而有的檔案是單獨(dú)進(jìn)行排列的。這兩點(diǎn)問題的存在，很大原因在于我國(guó)并沒有專業(yè)的行政執(zhí)法檔案管理規(guī)范，并未結(jié)合各類行政執(zhí)法的特征，明確規(guī)定出專業(yè)的、統(tǒng)一的保管形式，進(jìn)而導(dǎo)致行政執(zhí)法檔案管理出現(xiàn)了多種工作格局。
2.行政執(zhí)法檔案管理安全隱患太多。可以說信息化管理行政執(zhí)法檔案還處于不成熟的階段，當(dāng)前多數(shù)行政執(zhí)法檔案管理依然運(yùn)用以前老套的管理方法，很難滿足信息時(shí)代的今天對(duì)行政執(zhí)法工作提出的多樣化要求，造成管理過程中出現(xiàn)了很多與標(biāo)準(zhǔn)不符的要求，在收集和處理檔案中經(jīng)常出現(xiàn)問題不及時(shí)、隨意修改等問題。同時(shí)，寶安區(qū)文體旅游局中的檔案管理部門并未做到明確權(quán)責(zé)，導(dǎo)致檔案管理人員不知道自身該負(fù)責(zé)什么工作，造成出現(xiàn)了問題也找不到相應(yīng)責(zé)任人的混亂局面。再加上在職責(zé)分工中交叉現(xiàn)象過于嚴(yán)重，檔案管理工作人員在做有交叉的工作中，就會(huì)產(chǎn)生懈怠心理，導(dǎo)致檔案管理整體效率不高。
3.檔案管理隊(duì)伍職業(yè)素養(yǎng)低。當(dāng)前寶安區(qū)旅游局行政執(zhí)法檔案管理隊(duì)伍整體水平參差不齊，與信息時(shí)代背景下對(duì)檔案管理人員的要求有著很大的差距。真正出身于檔案管理專業(yè)的人員是少之又少，大多數(shù)都是其他專業(yè)出身的，再加上整體隊(duì)伍學(xué)歷水平并不高，缺乏現(xiàn)代科學(xué)理論知識(shí)，實(shí)踐能力又不強(qiáng)。從這幾點(diǎn)狀況而言，行政執(zhí)法檔案管理人員隊(duì)伍急需要整改。4.檔案歸檔過程混亂。相對(duì)而言，行政執(zhí)法檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)格按照流程進(jìn)行的工作，它需要管理檔案的人員遵循具體的規(guī)范和要求來管理。但在具體工作中，因?yàn)闄n案管理人員多數(shù)都是專業(yè)水平有限的，在管理檔案中，不知道如何分類檔案，對(duì)檔案管理的理論知識(shí)也不了解，導(dǎo)致在查閱和管理檔案中出現(xiàn)了重重困難，嚴(yán)重影響著執(zhí)法工作的順利進(jìn)行。
三、強(qiáng)化寶安區(qū)文體旅游局行政執(zhí)法檔案管理工作的措施
自從頒布和實(shí)施《檔案法》后，在各級(jí)檔案管理部門共同配合與努力下，檔案管理工作質(zhì)量得到了明顯的提高，已經(jīng)基本形成了依法治檔的格局。但也要明確，因?yàn)樯钲谑邪脖^(qū)檔案管理部門在實(shí)際工作中，并未嚴(yán)格有力進(jìn)行行政執(zhí)法工作，造成依法治檔水平依然沒有得到提高，影響著檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展。所以，為了更好的進(jìn)行檔案行政執(zhí)法工作，將檔案管理與法制結(jié)合，真正落實(shí)每部與檔案管理的法律法規(guī)，這對(duì)于提高檔案管理部門工作效率意義重大。
1.建立健全的檔案法規(guī)機(jī)制。雖然相繼頒布了很多部有關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，但總體上來講這些法律法規(guī)內(nèi)容過于籠統(tǒng)，而真正與檔案管理有關(guān)的法律并未完善，這確實(shí)給行政執(zhí)法檔案管理帶來了很大的難度。所以，深圳市寶安區(qū)應(yīng)嚴(yán)格以《中華人民共和國(guó)檔案法》為依據(jù)，根據(jù)自身具體狀況，盡可能在短期內(nèi)制定出與自身發(fā)展需求相符的方案，并制定相應(yīng)的規(guī)定，加強(qiáng)檔案管理的可行性與操作性，促使執(zhí)法人員能夠切實(shí)的做到依照相關(guān)法律嚴(yán)格辦事。各大法律法規(guī)既然將行政執(zhí)法權(quán)賦予給了檔案行政管理部門，此部門就應(yīng)該充分發(fā)揮自身價(jià)值，從法律法規(guī)的嚴(yán)肅性與權(quán)威性來真正做到維護(hù)檔案法律的權(quán)威性與嚴(yán)肅性。唯有做到這樣，才能夠真正按照相關(guān)法律規(guī)定來解決檔案管理中的問題。
2.加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。行政執(zhí)法檔案管理工作并不是一蹴而就的，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，并且對(duì)專業(yè)性、工作能力要求非常高。想要確保安保區(qū)文體旅游局行政執(zhí)法檔案管理部門能夠真正做到檔案工作，首要任務(wù)就需要培養(yǎng)專業(yè)的、素質(zhì)高的檔案管理人才?？梢酝ㄟ^定期或者不定期給檔案管理人員發(fā)送行政執(zhí)法資料，并經(jīng)常培訓(xùn)他們的執(zhí)法意識(shí)，讓他們從根本上意識(shí)到執(zhí)法資料的重要性，強(qiáng)化他們處理執(zhí)法文件的能能力，進(jìn)而成為新時(shí)代檔案信息管理的專業(yè)人才，為促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展而發(fā)揮更大的力量。
3.做好移交和轉(zhuǎn)檔行政執(zhí)法檔案工作。結(jié)合行政執(zhí)法資料特征，制定有效的收集檔案資料制度，根據(jù)文件材料分類方法，保管好和收集好檔案信息；結(jié)合每一類行政執(zhí)法檔案管理要求實(shí)施整理和合理組卷，有序排列檔案內(nèi)的文件，簡(jiǎn)單標(biāo)明上檔案標(biāo)題與序號(hào)，確保檔案封面的整潔和美觀。同時(shí)，在管理檔案中，有關(guān)人員還需要不斷學(xué)習(xí)檔案管理理論知識(shí)，便于不斷提升自身工作能力。4.注重檔案安全管理工作與構(gòu)建完善激勵(lì)機(jī)制。一是，從思想上和行為上高度重視行為執(zhí)法檔案的安全管理。有關(guān)工作者應(yīng)對(duì)《檔案法》深入了解，加強(qiáng)自身保護(hù)檔案的意識(shí)。保護(hù)檔案的安全和完整，這是作為一名檔案管理者需要做好的基本工作。確保行政執(zhí)法檔案的有效與安全，還需要嚴(yán)格把關(guān)檔案管理每一環(huán)節(jié)工作，保證在利用檔案中不會(huì)損壞和涂改檔案，保證檔案信息不會(huì)泄露出去。二是，建立完善的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)異的職工，給予獎(jiǎng)勵(lì)，以此來提高他們工作的熱情和積極性。
四、結(jié)語(yǔ)
總而言之，在信息時(shí)代的今天，行政執(zhí)法檔案管理工作水平日益提高，但還需要有待于提高。深圳市寶安區(qū)文體局旅游局中的檔案管理人員應(yīng)充分意識(shí)到信息時(shí)代背景下給檔案管理工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，應(yīng)充分抓好機(jī)遇，并迎接好挑戰(zhàn)，對(duì)于出現(xiàn)的問題第一時(shí)間內(nèi)妥善處理，最大程度上保證行政執(zhí)法檔案管理效率，進(jìn)而推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理工作的順利穩(wěn)定進(jìn)行。
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