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序論：在您撰寫采購的管理流程時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
1.1采購和供應商關系的轉變
供應商跟采購之間的關系由原來的普通買賣變成長期的戰(zhàn)略合作伙伴。以外采購操作在跟供應商合作時,都是盡力去采用壓低采購價格的手段,費盡心機讓供應商妥協(xié)。而新型合作關系的建立,完善的解決這些問題,使得采購可以尋找到更多的供應商,并采用了分散單獨治理的方法。在采購和供應商建立戰(zhàn)略合作關系后,在供應關系鏈上,雙方可以共同分享庫存的數(shù)據信息,從而有效地降低了庫存積壓成本,很好地解決了產品質量和成本問題,最后達到控制采購成本的目標。還有很多的企業(yè)跟供應商建立了技術合作組織,也有效地縮減了新產品的開發(fā)成本。
1.2采購的運作必須結合生產的訂單需要
在以前的模式中,采購運作的目標都是為了能夠及時的補充庫存,以防止庫存出現(xiàn)空缺的情況。而在現(xiàn)在的供應鏈管理下的采購模式,就以生產的訂單需要方式進行的,所以企業(yè)的訂單需要在客戶的需求訂單后才產生的。而適合時期的生產訂單驅動方案,使得企業(yè)原材料的采購可以直接配送到制造部門,從而降低了采購部的庫存積壓和運作成本。
1.3采購管理的重點轉移
采購管理向外部資源管理重點轉移。傳統(tǒng)的采購活動最大的缺陷就是跟供應商沒有進行良好的合作溝通,更缺少對客戶需求做出及時積極反應的能力。因此,適時生產采購理念的提出和推廣,對企業(yè)的采購管理活動提出了新的要求。且企業(yè)必須大力改革,改變過去“為庫存而采購”的經營管理模式,同時也要提高采購工作人員的柔性管理和市場反應能力,大力加強和供應商的信息溝通和合作,努力建立一個共同雙贏的戰(zhàn)略發(fā)展合作模式。在跟供應商信息溝通過程中,通過供應商的信息反饋,及時地做出必要的調整,同時也加大對供應商的培訓力度,也要積極參與到供應商的新產品設計開發(fā)中,把握產品質量,在這些參與過程中,把事后把關轉變?yōu)閷崟r把控。
1.4在供應鏈管理下采購管理有利于采購流程增值
過去的采購管理模式,采購的完成往往需要幾個不同部門協(xié)助才能完成,以達到降低成本的目的。但這種管理模式也有不足的地方,第一,采購的申報需要經過多個不同職能的部門的審核,工作效率低下;第二,由于各個部門之間本位主義的作用,使得信息不能夠順暢的流通,導致內耗的加大,最后也造成經營成本上升。而供應鏈管理的經營模式下,信息化技術日漸成熟,加快了管理審批流程的速度,從而有效地降低了企業(yè)的采購成本。
1.5庫存管理方式也發(fā)生改變
在過去的采購活動中,供求關系的作用使得采購跟供應商分離開來,企業(yè)采用單獨的保持一些庫存來解決需求變化帶來的波動,并以保證企業(yè)的正常運作。但隨著市場競爭的日益激烈,高庫存的管理模式已經使得企業(yè)負擔加劇,把企業(yè)推進被動的位置。而供應鏈管理下庫存管理,從各個細節(jié)上做出了相應的調整,以適應企業(yè)的發(fā)展需要。
2供應鏈管理下采購管理具體的實施策略
2.1采購管理策略制定的關鍵要素
采購方案考慮的關鍵因素就是價格,所以過去傳統(tǒng)采購模式,就是采購人員通過不斷地增加供應商數(shù)量,提供多方貨源,讓多個供應商之間相互形成競爭,從而降低采購材料的價格,最后贏得采購的價格優(yōu)勢。而在現(xiàn)在的供應鏈管理模式下,采購部門人員所面對考慮的問題,相比于原來情況要復雜得多,需要考慮多個方面。比如質量、價格、能否及時交貨等因素。而且在目前的交易市場中,同一類產品材料的價格漲跌或質量的優(yōu)劣,都會嚴重地影響到采購企業(yè)在市場上的競爭力。能否及時的交貨,同樣也對企業(yè)的采購方案的實施產生巨大沖擊力,面對日益激烈的市場競爭,企業(yè)對客戶能否及時的按時交付貨物和對客戶的要求變化做出相應的調整,都關系著企業(yè)的生存和發(fā)展。因此,總的來說,在新型供應鏈模式下,交貨及時性和交貨提前期是選擇和評價供應商的重要指標。
2.2采購要和供應商建立良好的合作關系
過去傳統(tǒng)的采購管理早已經不適合日益更新的經濟發(fā)展需要,所以企業(yè)采購必須跟供應商建立起戰(zhàn)略合作關系。企業(yè)采購管理和供應商之間的良好合作關系,具體的操作過程如下:
(1)在制定采購方案時要對各種關鍵因素進行綜合分析。
(2)對有意向供應商可以先發(fā)出招標文件,等供應商接標后再進行初步的審核。
(3)要詳細對供應商進行考核和評估,擇優(yōu)選用。
(4)與選擇的供應商建立合作伙伴關系。
(5)和供應商共同提高經營利潤。
(6)實施供應商的風險防范方案。
供應商的考核對企業(yè)的重要性,不言而喻。因此,企業(yè)在對供應商的考核指標務必要公正、科學、合理。此外,對供應商的考核指標中,不僅僅要重點考察供應商的質量、交貨時期、價格等核心指標,同時也要注重其相互協(xié)調能力、開發(fā)能力等因素的評比。
2.3對庫存管理要精細化
庫存管理在一個企業(yè)的整個經營管理和采購管理中占據著重大的作用,是價值鏈實現(xiàn)增值的關鍵一步。因此,科學合理的建立和改進庫存管理模式,是企業(yè)實施采購策略必須考慮的重點問題之一。只有在供應鏈管理模式下實施科學有效庫存管理,才可以跟供應商建立和諧優(yōu)勢的合作關系,然后通過計算機技術手段完成采購計劃的制訂,實現(xiàn)零庫存管理。所謂零庫存管理,就是在客戶訂單的作用下,從客戶到生產,再到采購,最后返回到供應商這樣一種逐級驅動的拉動式生產模式。零庫存管理,不僅可以降低庫存量,還可以提高庫存的運作周期。
3結論
總而言之,在采購中降低采購價格,從而獲得穩(wěn)定有利的價格競爭力,同時也要密切跟進供應商之間的信息溝通,能較快速的針對新產品設計做出反應,進而提高產品的質量和降低庫存水平,大大提高了企業(yè)的效益能力。而對供應商而言,跟采購達成的戰(zhàn)略合作關系,能更好地掌握采購需求,改善生產的流程和質量,也獲得較高的利潤。所以采購管理策略的實施,可以讓采購方和供應方實現(xiàn)雙贏的目標。
參考文獻:
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關鍵詞：供應鏈管理；企業(yè)采購流程；優(yōu)化；探討
在中國加入WTO的背景下，市場的國際化促使我國企業(yè)在參與市場競爭的過程中，逐漸意識到采購管理的重要性，為了進一步強化自身的競爭實力，企業(yè)需要基于供應鏈管理理念與管理模式下，實現(xiàn)采購流程的優(yōu)化與完善，進而強化企業(yè)與供應商間的溝通，以降低產品成本的同時，獲得競爭優(yōu)勢。從目前我國制造企業(yè)采購管理工作的現(xiàn)狀看，一系列問題凸顯，整體上的采購管理的效率偏低，無法滿足當前企業(yè)的實際發(fā)展之需，因此，如何實現(xiàn)企業(yè)采購流程的優(yōu)化與完善，亟待解決。
一、優(yōu)化供應鏈管理下企業(yè)采購流程的要求與總體目標
對于生產制造企業(yè)來講，采購管理工作尤為重要，其是企業(yè)完善落實生產管理工作的基礎，整個采購流程設計的完善與否直接關系到了企業(yè)的經濟效益與競爭實力，一旦采購流程存在問題，就可能會導致企業(yè)庫存過多，進而造成資金周轉流動性差，進而不利于企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，因此，基于供應鏈管理下，實現(xiàn)企業(yè)采購流程的優(yōu)化勢在必行。在實際落實這一內容的過程中，供應鏈管理對企業(yè)采購流程所提出的要求為：企業(yè)與供應商之間達成合作伙伴關系，并將其上升到戰(zhàn)略高度，進而為企業(yè)降低產品成本、簡化交易過程并通過信息共享來提高企業(yè)的反應速度與市場應變能力，進而為企業(yè)規(guī)避風險、提高自身的經濟效益與競爭實力奠定基礎。
優(yōu)化企業(yè)采購流程的目標為：第一，縮短采購周期。通過優(yōu)化企業(yè)采購流程，能夠提升采購各流程的速度與實效性，進而在降低采購周期的基礎上，為滿足企業(yè)實際生產之需并規(guī)避庫存風險等奠定基礎；第二，提升采購原料的質量。為了提升企業(yè)產品的經濟效益與市場競爭力，就需要把好生產原材料的這一關，提升產品的質量；第三，降低采購流程運行總成本。面對當前市場的激烈競爭形勢，企業(yè)要想提升自身的競爭實力，則就需要在保證產品質量的同時，降低產品生產成本，而降低采購流程的總體運行成本，就能夠為企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢提供保障；第四，強化對市場的響應能力?；谫I方市場條件下，企業(yè)需要針對市場需求的變化情況作出及時的響應，進而才能通過這一信息來確保企業(yè)生產經營的順利開展，所以在優(yōu)化企業(yè)采購流程的過程中，需要強化企業(yè)對市場的響應能力。
二、優(yōu)化供應鏈管理下企業(yè)采購流程的策略
（一）企業(yè)要與相應的供貨商建立合作伙伴關系
基于當前的市場環(huán)境下，企業(yè)產品的生產銷售需要以市場需求為出發(fā)點，因此，這就要求企業(yè)要與供貨商達成戰(zhàn)略合作關系。在實際落實的過程中，需要對供貨商的資質等進行嚴格的審核，進而將其融入到企業(yè)的戰(zhàn)略資源之中，同時要針對合作的具體內容簽訂合同，以在約束雙方行為、保障雙方利益的基礎上，為提高企業(yè)的市場響應能力與決策能力奠定基礎。在此基礎上，通過雙方的共同努力，能夠為企業(yè)降低產品研發(fā)周期、提升企業(yè)市場占有率與競爭力奠定基礎?；诠溝缕髽I(yè)采購流程的開展主要是以顧客需求訂單為基礎的，進而通過這一驅動模式的搭建能夠降低采購流程的運行成本并降低庫存等。
（二）以外部資源管理形式來實現(xiàn)事中控制
為了提高企業(yè)采購管理的柔性，并提升企業(yè)的市場響應能力，就需要逐漸將采購管理轉變?yōu)橥獠抠Y源管理，以事中控制的實現(xiàn)來取代原有的事后控制模式，通過強化企業(yè)與供貨商間的交流與合作來提升企業(yè)的整體管理質量與競爭實力。當前，在企業(yè)改革與發(fā)展的浪潮中，落實外部資源管理則是其逐漸實現(xiàn)精細化生產管理的基礎，也是企業(yè)降低庫存、提升自身運作效益的有效保障，進而能夠為促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展注入動力。
（三）實現(xiàn)信息系統(tǒng)的完善搭建
在信息化時代背景下，企業(yè)采購流程的優(yōu)化需要借助完善的信息系統(tǒng)來強化信息的流通，進而為企業(yè)提升自身的綜合效益奠定技術基礎。企業(yè)需要積極的將MRP、ERP以及EDI等應用于信息化系統(tǒng)建設中，以通過信息的高度共享來強化企業(yè)與供貨商等間的溝通，并迅速對市場需求做出反映，以確保在提高企業(yè)生產決策能力的基礎上，縮短產品研發(fā)周期、降低成本并提升經濟效益與服務水準。
（四）構建網上采購平臺
構建網絡采購平臺能夠在進一步優(yōu)化企業(yè)采購流程的基礎上，將整個采購流程運作的成本壓縮至最低，進而為提升企業(yè)的運營效率奠定基礎。從目前市場經濟發(fā)展的形勢看，企業(yè)需要以完善的網絡采購平臺的搭建來實現(xiàn)對自身采購業(yè)務的全面掌控，進而結合市場需求以及自身的實際發(fā)展要求來實現(xiàn)對采購流程的有效控制。
三、優(yōu)化供應鏈管理下企業(yè)采購流程所應具備的基本條件
第一，要求相應的主管部門要給予全面支持。要根據采購流程優(yōu)化內容之需實現(xiàn)相應組織團隊的構建，并強化對該項工作的重視程度，及時解決所遇到的問題，落實有效的指導；第二，強化宣傳與培訓。在整個采購流程的運作中，要求企業(yè)采購部門要與供應商之間實現(xiàn)有效的溝通與合作，因此，這就需要以強有效的宣傳與培訓工作的開展，貫徹落實優(yōu)化采購流程的目標，為協(xié)調好各項工作內容、提升整體工作績效奠定基礎；第三，實現(xiàn)對組織結構的優(yōu)化調整。這一工作主要是由采購部門進行全面負責的，相應的采購人員隊伍需要強化團隊合作能力，及時解決問題以優(yōu)化采購各流程，實現(xiàn)對采購流程的完善設計，同時明確職責并構建激勵機制，確保實現(xiàn)對組織結構的優(yōu)化調整；第四，構建相應的管理制度體系。針對采購流程優(yōu)化這一工作內容，制定完善的制度體系，以確保通過約束機制、競爭機制以及激勵機制等，實現(xiàn)采購流程的不斷優(yōu)化，滿足企業(yè)的實際發(fā)展需求。第五，實現(xiàn)專業(yè)采購實踐指導框架的構建，以確?；诠湽芾硐赂黜棽少徚鞒痰捻樌腋咝ч_展，為降低企業(yè)成本投入并提高企業(yè)的經濟效益與競爭實力奠定基礎。在實際落實的過程中，企業(yè)需要抓住設計要點，具體如下：實現(xiàn)業(yè)務的優(yōu)化組合、落實以人為本的管理理念、各項工作流程要按部就班的落實、化簡程序并明確落實職責，進而為實現(xiàn)對企業(yè)采購流程的完善優(yōu)化與改造奠定基礎。
綜上所述，基于供應鏈管理理念下，企業(yè)需要實現(xiàn)采購流程的系統(tǒng)化設計，進而通過對采購流程的合理優(yōu)化與改造，降低企業(yè)生產成本投入、提高企業(yè)的經濟效益與競爭實力。在實際落實的過程中，企業(yè)要在明確優(yōu)化采購流程要求與目標的基礎上，制定完善的采購流程優(yōu)化策略，并要結合優(yōu)化采購流程所應具備的基本條件與設計要點，為切實實現(xiàn)對采購流程的優(yōu)化提供保障。
（作者單位：中國聯(lián)通延安市分公司）
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中圖分類號： TU713 文獻標識碼： A
【正文】
高等院校的設備是高校辦學的物質基礎和必要條件，而教育設備管理水平的高低對教學質量和辦學效果的好壞有著至關重要的影響。隨著國家對教育事業(yè)的大力投入，致使高校配置的設備也與日俱增，怎樣管理好教育設備，使教育設備充分發(fā)揮使用價值和經濟價值，從而提高學校的教學質量和辦學水平，則是高校管理部門日益關注的難題。
一，現(xiàn)階段高校教育設備管理存在的問題。
在全國范圍內，由于歷史原因和地域差異以及學校自身發(fā)展狀況的不同，各高校在教育設備管理方面都存在一些的問題：1.傳統(tǒng)觀念致使設備管理意識淡薄，對該工作不夠重視；2.沒有做好對管理隊伍的建設工作；3.管理制度不健全致使管理工作不規(guī)范。
二，關于教育設備管理的相應舉措
針對目前高校教育設備管理中出現(xiàn)的問題，可以相應采取以下措施：1.轉變傳統(tǒng)管理理念，樹立新時期設備管理意識，增強教務工作者對設備管理的新認識；2.加強教育設備管理隊伍的建設，在人力資源上增加相應投入，提高管理隊伍的建設，組建一支現(xiàn)代化的教育設備管理隊伍；3.制定詳盡并行之有效的管理制度，確定“誰借出誰歸還、誰使用誰保管、誰損壞誰賠償”的工作制度，將教育設備管理工作條理化、規(guī)章化。
與此同時，隨著我國高等院校的快速發(fā)展，高校的教學儀器、實驗用具等設備采購量變得越來越大，許多高校逐漸感受到原有的采購管理制度難以適應現(xiàn)有的采購工作，迫切的希望采購流程可以進一步科學化、規(guī)范化和專業(yè)化。采購流程管理涉及到電子采購、人員調配、監(jiān)督管理等多個方面，其活動結構復雜、規(guī)模宏大、因素眾多。對于尋求高效、快速、科學地發(fā)展高校采購而言， 尋找合理有效的采購流程是教育行業(yè)發(fā)展的重要工作之一。一、目前高等院校采購流程的管理現(xiàn)狀
目前，在我國高校普遍使用的高校固定資產管理系統(tǒng)如教育部的北化軟件、濟南國子數(shù)碼科技有限公司的高等學校固定資產管理系統(tǒng)、成都市金財科技發(fā)展有限責任公司的高校實驗室及固定資產管理系統(tǒng)經過多年地發(fā)展已逐步走向成熟。市場上的合同管理系統(tǒng)功能也比較齊全，已經由初期的文檔管理發(fā)展為數(shù)字化合同結構模式。它可以根據合同的幾大構成元素，實行元素化管理,形成規(guī)范的數(shù)據結構,從而方便用戶進行數(shù)據統(tǒng)計、比較和查詢分析。技術架構也由單機模式逐步向局域網環(huán)境下的客戶端/服務器結構過渡。項目管理系統(tǒng)是市場上發(fā)展最成熟的一款軟件。項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）最早出現(xiàn)在上世紀80年代，發(fā)展至今已經成為新經濟管理方式。但PMIS是針對各類企業(yè)各種項目開發(fā)的綜合性管理軟件，我們所討論的高校采購部門的項目是專指高?？蒲许椖考皩嶒炇医ㄔO項目。
從現(xiàn)階段而言，國內的高校采購流程信息化管理發(fā)展尚未健全，主要存在以下幾點障礙：（1）流程管理規(guī)范化尚未健全。推進信息化建設重要的一點是觀念的轉變、利益的調整。只有采購中各項工作過程都走向規(guī)范化了，才有可能實現(xiàn)真正的信息化。（2）工作手段、信息利用處于初級階段。高校采購由早期的手工操作、帳薄式采購活動進而到單體計算機控制，至發(fā)展到內部局域網的形成，其結果僅僅是使手工帳變?yōu)殡娔X帳，工作手段的落后是信息化程度不高的體現(xiàn)。（3）部門間缺乏協(xié)作導致重復勞動。由于在采購的各流程中，管理系統(tǒng)的協(xié)作不夠，極其容易出現(xiàn)重復性的勞動。（4）缺乏高效率的管理系統(tǒng)。由于現(xiàn)在管理系統(tǒng)之間無法進行一個系統(tǒng)的傳遞，高校內如設備管理部分和財務管理部門之間、設備管理部門內部設備采購、實驗管理等經常出現(xiàn)難以良好銜接的問題。二、針對目前的現(xiàn)狀，提出的相應的應對措施。根據目前高校采購管理發(fā)展的形勢和信息化社會化的形勢，可以相應的采取以下措施：
1.構建適合高校采購流程管理的系統(tǒng)
針對某些關鍵流程對癥下藥，用改善流程的視角來審視高校采購中出現(xiàn)的問題。社會上有一種系統(tǒng)是將一個企業(yè)的很多不同部門所使用的信息統(tǒng)一在一個整體的計算機系統(tǒng)當中，從而使得企業(yè)內部的不同部門不再使用不同的數(shù)據庫來管理信息，而是依賴于同一個數(shù)據庫來管理信息。企業(yè)內部不同部門的員工獲得相同的信息的結果就能夠減少錯誤的發(fā)生、改進速度和效率；而另一種稱作CPC的洗頭，是一種以產品或服務為中心，以企業(yè)間協(xié)作為手段，以Internet為基礎平臺的面向產品全生命周期的全新的電子商務模式。它通過CPC平臺將企業(yè)內的應用與數(shù)據集成在一起，并通過統(tǒng)一的界面提供給授權的企業(yè)內外用戶透明訪問。
2.建立合理有效的采購信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)高校采購信息化流程中系統(tǒng)的和諧統(tǒng)一
對于目前高校采購流程來說，項目管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、固定資產管理系統(tǒng)聯(lián)系不夠緊密，數(shù)據重復，耗費大量的人力物力，其實它們是相輔相成、互相彌補的。從數(shù)據庫角度來說，三個系統(tǒng)數(shù)據庫共通的關鍵字是極其多，共用一個數(shù)據庫是最高效的。
（1）．建立“連接復用”的數(shù)據庫管理策略。為了避免“頻繁的建立、關閉數(shù)據庫連接”成為系統(tǒng)性能的一個瓶頸，所以必須建立“連接復用”這個合理、有效的管理策略，減少隨意、無規(guī)則的數(shù)據庫連接。該策略是通過建立一個數(shù)據庫連接池以及一套連接使用管理策略，使數(shù)據庫連接可以得到高效、安全的復用，大大減少了數(shù)據庫連接頻繁建立、關閉的開銷。
（2）．真正需要開發(fā)的是綜合三大系統(tǒng)優(yōu)點和避免人力資源重復使用的采購信息化綜合管理系統(tǒng)。目前大多數(shù)高校只是讓三個系統(tǒng)各成體系，導致數(shù)據不共享，同時需要三個不同的工作人員進行管理。
3.利用制度的強制和規(guī)范作用，使流程管理趨于完善
我們采購流程中各個環(huán)節(jié)的制度都制定得非常完善和科學，但是有的時候制度和業(yè)務操作的分離，每個工作人員能否按章辦事，主要靠管理者的領導水平、工作人員自己的自覺性，這也就可能造成一部分規(guī)章制度一直停留在墻壁上或者制度匯編里。造成這種現(xiàn)象的根源，最根本一條就是這些制度所提的要求和規(guī)定，都是存儲在紙質上，工作人員無論遵守與否，工作照樣行得通，而且即使違反了制度規(guī)定，也難以進行實時跟蹤和記錄。采購信息化綜合管理系統(tǒng)卻能把這些制度的要求和規(guī)定，存儲在計算機里，進行有效的智能控制和硬性固化。工作人員在日常工作中只能遵守其規(guī)定，而且即使工作人員硬性違反，其違反的過程也將被一一記錄在案。
只有明確流程管理與制度的關系才能真正實現(xiàn)采購流程暢通無阻。流程就像是河流，流程管理就像是河道梳理，制度就是鞏固河道的堤壩。如果管理不善，浪費成災，漏洞無數(shù)，讓許多不法之徒有了非分之想。制度是一個采購流程實施嚴謹細致明確有效的保障。
（1）．制度有助于流程的執(zhí)行。制度是因流程而存在的，通過適當制度的執(zhí)行推動流程的執(zhí)行，對那些不符合職責要求的行為進行約束。
（2）．如果制度不能反應流程，就像失去了靈魂，它的執(zhí)行一定會出現(xiàn)問題。所以制度無法執(zhí)行時，往往是它所包含的流程有問題。“法不責眾”就可以體現(xiàn)這一點。
（3）．制度的激勵作用可以促使流程改善。以世貿組織要求各國上報對別國設立綠色壁壘內容為例，第一次上報的數(shù)據很少，隨后世貿組織改為各國上報本國遭受別國綠色壁壘內容，各國紛紛將本國的“委屈”上報。所以制度中的獎勵要比懲罰更容易起作用，而且激勵因素往往會促使大家更多的主動關注流程，從而使流程得到優(yōu)化。
近年來，隨著世界經濟一體化的趨勢進一步加劇、市場競爭的進一步發(fā)展，大部分高校及教育行業(yè)早已開始注意到設備管理和采購的重要性。然而管理和采購中存在著的諸多問題，始終影響著高校及教育行業(yè)的健康發(fā)展。然而，問題的存在是多方面的：有的是思想觀念上存在誤區(qū)，把設備采購行為仍然作為后勤輔助行為來管理，片面強調采購為教學服務的觀念；或是單純認為采購管理是節(jié)約教學成本的一種手段，忽視了采購管理對高校整體戰(zhàn)略發(fā)展的影響；有的是因為采購流程不盡科學，造成高校的采購人員被供應商收買，采購回質次價高的產品，造成高校經濟效益與人員的重大損失；有的是管理機制不夠健全；有的是因為忽視新技術新方法的應用，還有的是以上因素的種種綜合?？偠灾?，各種各樣的采購問題在很大程度上已成為高校繼續(xù)發(fā)展的障礙，因此，高校必須對采購管理加以足夠的重視與研究，以科學規(guī)范的采購管理流程為教育行業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展提供足夠的動力。
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[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）06-00-02
1 目前醫(yī)院內部采購流程的現(xiàn)狀
目前醫(yī)院采購的分類只分為藥品、設備、信息系統(tǒng)與日常辦公用品等。藥品實行統(tǒng)一采購，醫(yī)療設備及耗材、信息系統(tǒng)、日常辦公用品根據政府采購目錄納入政府大宗采購。未納入政府大宗采購的根據采購限額進入院內采購程序。日常的采購流程包括收集信息、詢價、比價、議價、評估、索樣、決定、請購、訂購、協(xié)調與溝通、催交、進貨驗收及整理付款等?，F(xiàn)階段院內采購流程：①科室提出申請，經過有關部門的審批，最終交由采購員采購；②貨物采購回來入庫、安裝及驗收，需要相關人員參與；③整理付款，整理相關資料票據，將各種憑證提交財務辦理貨款支付；④存檔，根據采購物品分門別類，需收集審批后的申請、招標文件、中標通知書及院內談判相關文件、合同、驗收報告等，按規(guī)定歸檔。
2 醫(yī)院內部采購流程的建立
2015年，建設電子化無形交易平臺成為改革方向，醫(yī)院內部采購流程也應建立信息化平臺來完成。目前大多數(shù)醫(yī)院都有辦公系統(tǒng)，廈門大學附屬中山醫(yī)院通過辦公系統(tǒng)已建立了工作流，院內申請都通工作流，結束紙質申請的時代，但申請只是內部采購流程的一部分，要完成采購流程的電子一體化必須通過信息技術開發(fā)一個全新系統(tǒng)。
2.1 采購申請的建立
目前通過辦公系統(tǒng)的申請，完成各部門的申請，電子工作流的建立，結束了一天跑幾趟機關的歷史，通過網絡與辦公電腦就能辦理。每年使用科室根據自身需求做下一年度的預算，在采購申請時就可以通過系統(tǒng)查看是否為年度預算，省去審批者再去詢問財務的環(huán)節(jié)。此外，還可以進行采購貨物的調研，相關的負責人根據科室申請的貨物也可通過系統(tǒng)查看現(xiàn)有資產情況，來確定是否需要增加以及增加的數(shù)量。
2.2 采購進度的查詢
根據需要采購物資的采購限額，參照每年的政府采購限額目錄，納入政府采購的根據政府采購要求辦理，若為醫(yī)院內自行采購，則根據院內采購流程進行采購。內部采購流程的建立，可在系統(tǒng)里設置院外招標采購與院內采購，可對每個物資采購進度進行查詢，比如：采購預算執(zhí)行表的審批情況、項目參數(shù)的遞交、開標時間、招標結果，以及院內談判是否完成入庫、歸檔等，在眾多招標項目中只需將項目名稱輸入就能知道采購進度，根據采購進度進行下一步工作安排。
2.3 采購貨物的入庫與驗收
并不是所有貨物都存放倉庫，一些大型設備與特殊貨物是直接送到指定地點，結合各部門需求安裝完成后由相關部門組織驗收。這可通過系統(tǒng)設置為一般貨物與特殊貨物。在系統(tǒng)中還可以查到采購的貨物是否存放庫房、數(shù)量是否相附、是否需要多方驗收等。在以前的工作中，常會出現(xiàn)很多貨物采購進來后無人來領，以及貨物使用很長一段時間后卻沒有出庫，甚至發(fā)票丟失等情況，但現(xiàn)在通過系統(tǒng)管理就可明確知道采購物資的歸屬。
2.4 采購貨物的檔案管理
目前醫(yī)院的采購檔案仍然是傳統(tǒng)紙質檔案管理。傳統(tǒng)檔案管理模式，以保存在工作中產生的原始數(shù)據信息為主要內容，歸檔以實現(xiàn)資料的調取與查閱，在必要時刻檔案具有歷史查考與法律憑證的作用。這種模式在手工管理的時代不僅十分重要也十分可行。然而，隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，對所需信息的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經滲透到方方面面。在調閱與提取檔案信息時，電子檔案省時省力，省去紙質復印環(huán)節(jié)，只需輸入項目名稱或檔案號就可一目了然獲得檔案資料，還可以將在采購過程中所產生的紙質資料掃描為圖片以電子格式存放在系統(tǒng)里方便實時查找與調閱。
3 實現(xiàn)內部采購流程信息化管理的原則
內部采購流程信息系統(tǒng)所存儲的信息，必須具有簡易而且持續(xù)的可獲取性。信息系統(tǒng)必須能夠快速而準確地將以書面為基礎的信息轉化為電子信息，保證第一時間向信息需求者提供信息。這能夠減少在作業(yè)上和制訂計劃上的不確定性，減少損失和浪費。
內部采購流程信息的精確性與及時性。系統(tǒng)的信息必須能夠精確地包含當前采購項目狀況和定期活動，信息越是準確，就越能提高工作效率和更精準地控制成本。信息的及時性要求，采購活動發(fā)生時，要盡快在信息系統(tǒng)內進行記錄，就是說系統(tǒng)必須及時地更新信息。這也是物流信息化最基本的原則。
內部采購流程信息系統(tǒng)的靈活性。該系統(tǒng)必須具有高度的靈活性，以滿足各采購員及相關人員的多樣化需求，必須有能力提供采購員所需要的數(shù)據。
內部采購流程信息系統(tǒng)界面的易操作性。信息系統(tǒng)必須是易于操作的，便于使用的操作界面無形中提升了使用者的工作效率。要求系統(tǒng)界面能有效地向決策者提供所有相關的信息，避免管理者通過復雜的操作才能達到相應的要求。良好的人機界面、美觀、使用方便、易學易用、大大降低操作人員對計算機知識的要求。
4 建立內部采購流程系統(tǒng)的注意事項
注意硬件的支持。該系統(tǒng)應滿足大眾的需求，運行環(huán)境要求不高，對用戶硬件配置要求低，用戶無須額外升級現(xiàn)有電腦軟硬件，只需要一般的辦公電腦就能安裝使用。項目檔案最終電子圖片的格式存檔，對存儲器的容量及性能具有較高要求，勢必在選擇存儲器與服務器時就把性能與容量放在首位。
注意接口開放與網絡支持。由于該系統(tǒng)依附于整個醫(yī)院信息化系統(tǒng)，要做到信息資源共享與互動，可以調閱平臺上的其他系統(tǒng)的數(shù)據，也可讓其他系統(tǒng)調取自身的數(shù)據。信息數(shù)據的資源共享離不開網絡的支持，我國現(xiàn)階段進入信息化技術的高速發(fā)展時期，智能手機的普及以及無線網絡的支持，把有線工作漸漸轉變?yōu)闊o線工作，通過一部智能手機就可以完成日常生活所需。如果利用手機APP可將工作轉化為掌上工作，工作效率就會得以提高，所以內部無線網絡的建設也應該跟上信息潮流的步伐。
保障網絡安全。信息網絡化使信息公開化、利用自由，任何人都可以在網上信息和獲取信息。這樣，網絡信息安全問題就成為阻礙網絡發(fā)展的核心問題，與外界的因特網連接使信息受侵害的問題尤其嚴重。內部局域網的信息安全更是不容忽視的。網絡內部各節(jié)點之間通過網絡共享資源，就可能無意中把重要的信息或個人隱私信息存放在共享目錄下，造成信息泄漏。因此，網絡安全不僅要防范外部網，同時更防范內部網，必須建立內外網隔離，讓系統(tǒng)建立在安全穩(wěn)定的網絡環(huán)境下。
5 醫(yī)院內部采購流程系統(tǒng)建立的意義
信息化是現(xiàn)代各項管理的技術支撐，推進信息化建設是加快各項發(fā)展的必要前提。充分利用現(xiàn)代通信工具和信息技術，在采購過程中將制造商、供應商和用戶聯(lián)結起來，達到各環(huán)節(jié)的有效監(jiān)控和全程管理，實現(xiàn)信息資源的共享。積極采用條形碼、衛(wèi)星定位系統(tǒng)、電視監(jiān)控等先進技術，提高物資信息管理的水平。
首先，傳統(tǒng)紙質采購申請需申請科室找各個部門審批，各部門相互聯(lián)系又相互制約從而達到內控目的。然而各部門審批人員并不是時時都在，一張申請批復要經過很長時間。有了電子流的申請，省去找人審批的時間，大大提高了審批時效。其次，通過系統(tǒng)查詢可以隨時了解追蹤項目的進展，每年成百上千的采購項目也能有條不紊進行，特別是財政撥款項目，涉及年底支付情況，可通過提示來較早完成這部分項目。完成采購入庫后再進行付款時，也可通過系統(tǒng)調閱查看入庫情況以及使用科室，做到票、物相符。再次，系統(tǒng)將檔案管理電子化。以前要查閱傳統(tǒng)的紙質檔案時，必須到檔案室調取且在眾多檔案柜里查找，費時費力。而如今只需輕松輸入項目名稱就可以查找到想要的資料，必要時還可以直接從系統(tǒng)里打印，省去復印等繁瑣環(huán)節(jié)。
醫(yī)院內部采購管理信息化徹底改善采購管理工作費時費力的狀況，大大提高采購管理工作效率。通過建立內部采購系統(tǒng)，使采購計劃制訂得更加科學合理，更加切合實際，并具有前瞻性，組織職能也將大大優(yōu)化，更有效率。領導不再是單一的自上而下指揮，而是自上而下和自下而上的雙向指揮，指揮的效果能夠得到及時反饋，各部門的相互配合也更加快捷、直接、通暢。
主要參考文獻
[1]虞巧靈，石磊.企業(yè)文書和檔案管理[M].武漢：華中科技大學出版社，2011.
關鍵詞：高值耗材 招標采購 供配流程管理
中圖分類號：F243 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2012）10-232-02
精益管理源于精益生產，是一種先進的管理理念，它起源于20世紀60年代日本豐田公司著名的“豐田生產方式”，是一種消除浪費，要求企業(yè)的各項活動都必須運用“精益思維”，來提升流程速度與效率的管理工具。精益管理理論在大型醫(yī)院醫(yī)用耗材招標采購供配流程管理與降低運營成本方面非常實用，通過消除所有無增值的程序，以有限的資金及人力物力資源，為患者提供安全、及時、有效的服務保障。
醫(yī)用高值耗材一般指分屬于?？剖褂?，直接作用于人體，對安全性有嚴格要求?，F(xiàn)如今，由于醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)療技術的不斷創(chuàng)新，醫(yī)用高值耗材需求量大幅增加，采購數(shù)量逐年攀升，品種繁多，材質多樣，規(guī)格型號復雜，專業(yè)性強。以筆者所在的湖北醫(yī)藥學院附屬太和醫(yī)院為例，我院是一所集醫(yī)療、教學、科研、防保、急救、康復為一體的綜合性國家三級甲等醫(yī)院。多年來，醫(yī)院始終致力于醫(yī)療質量和醫(yī)療安全的持續(xù)改進，重視醫(yī)用高值耗材招標采購、供配流程管理，醫(yī)院取得了經濟效益和社會效益雙豐收。主要有以下幾個特點。
一、重視醫(yī)用高值耗材招標采購流程環(huán)節(jié)管理
隨著我國醫(yī)改工作的不斷深入，國家基本藥物制度的逐步推行，針對醫(yī)藥衛(wèi)生領域醫(yī)用高值耗材價格虛高、質量參差不齊以及購銷環(huán)節(jié)的種種問題，加強對醫(yī)療供應商的管理和規(guī)范采購環(huán)節(jié)與流程，是醫(yī)院醫(yī)療工作的中心任務。以我院為例，醫(yī)用高值耗材使用量較大，是醫(yī)院診療收入、藥品收入、醫(yī)技檢查收入以外的重要經濟要素。因此，對醫(yī)用高值耗材招標流程環(huán)節(jié)的管理是醫(yī)院醫(yī)療管理的重點環(huán)節(jié)。
（一）健全招標采購民主管理機構
醫(yī)院成立了招標采購民主管理機構及物資招標采購選標工作組，成員由院長、主管后勤工作的副院長，后勤、財經、監(jiān)審處等有關人員組成。為提高醫(yī)用高值耗材采購決策的透明度，確保比價招標采購的公開、公平與公正，不同的采購方式選擇不同的監(jiān)管方式。通過有力的行政管理和有效的民主監(jiān)督，確保物資采購管理逐步、穩(wěn)定地向規(guī)范化、制度化方向推進，做好醫(yī)用耗材管理的宏觀調控，把握投資方向。主管院長負責指導醫(yī)用耗材項目的評審工作；財經處對相應耗材品種的定價對成交價格進行嚴格核定；紀委監(jiān)察、財務、審計等有關部門履行對招投標及審核結果進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向醫(yī)院招標采購民主管理機構建議，提出切實可行的糾錯辦法。
（二）采取有效措施確保耗材質量
1.組織實施招標采購。根據公平、公開、公正、科學、擇優(yōu)的原則，嚴格審核招標文件、進行集體評議、確定中標結果。嚴格按照招標文件規(guī)定的標準和方法進行評標，突出各類耗材的關鍵技術指標。在非公開化狀態(tài)下，按照成立談判小組、確定耗材的技術要求和配置，嚴格審核廠商資格資質及產品注冊，組織商務澄清、集體評議，開展成本分析、市場調查，分別談判的程序進行，選擇性價比高、質量可靠、售后服務有保障的產品。
2.供應商的循證管理。主要包括：（1）資質證據。包括注冊證、生產許可證、經營許可證等證明產品和企業(yè)的合法性。（2）質量證據。衛(wèi)生許可證和國家藥品監(jiān)督管理局質量檢測報告。（3）供應商行為證據。供貨的及時性、準確性等。（4）供應鏈管理證。包括合同、標書、發(fā)票、送貨單、出庫單等，主要保證信息流、資金流和物流的高效流動。（5）外部溝通證據。談判的現(xiàn)場記錄、商變更登記、法定代表人授權書等。（6）內部溝通證據。醫(yī)用耗材的準入審核、采購、供應、使用及收費涉及到醫(yī)院醫(yī)政管理部門、財務部門、供應部門及臨床科室，完善的信息化辦公系統(tǒng)可以自動留下證據，紙質文件證據是必需的。應嚴格審查各種證件復印件的真實性和有效性，查驗是否加蓋經營單位公章。把所有能反映供應商資質、信譽及產品質量的文件、產品圖書、證書歸檔，建立供應商檔案，方便查閱和全程管控。
3.主渠道供應控制。一是加強對高值醫(yī)用耗材的準入控制。履行嚴格的審批程序，包括使用申請、技術審查等。二是加強對高值醫(yī)用耗材的采購控制。在規(guī)定的渠道以核定的價格進行采購，嚴格按招標管理規(guī)定組織實施招標采購。三是加強對高值醫(yī)用耗材的使用控制。從嚴控制高質耗材的采購預算，合理搭配不同檔次的品種供病人選擇。嚴格履行告知義務，當患者必須使用高質醫(yī)用耗材時，主管醫(yī)生須先告知并征得其同意，并由病人簽署高質醫(yī)用耗材使用同意書(使用同意書的要件必須包括：病人擬使用的高質醫(yī)用耗材的名稱、數(shù)量、進口或國產、價格)。醫(yī)生不得通過故意夸大進口與國產品種間的質量差異來誘導消費。我院對科室使用的重要輸血材料、透析材料、手術材料、心臟監(jiān)測材料、超聲材料、介入材料、麻醉材料、內窺鏡材料等，禁止臨床科室直接向公司購買耗材的現(xiàn)象，杜絕了產生耗材質量問題的隱患。
（三）確保招標采購價格公正合理
【關鍵詞】 全面風險管理； ERP； 采購流程； 內部控制
一、風險管理與內部控制
風險是對企業(yè)目標實現(xiàn)產生影響的事項發(fā)生的不確定性，危險和機會并存，是一個全面的概念。風險控制，就是企業(yè)根據風險應對策略確保全面風險管理目標得以實現(xiàn)所采取的，針對企業(yè)在實現(xiàn)其既定目標過程中可能遭遇到的風險而制定和實施的，保證風險應對方案或風險管理策略得到正確執(zhí)行的相關措施。
全面風險管理對企業(yè)的重要性是毋庸置疑的，其關系到企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，關系到企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)實施全面風險管理主要是來自外部的壓力和內部的需要，長遠來看，起決定性作用的是內部需要。
在風險管理方面，我國一些企業(yè)已經進行了積極的探索和實踐，取得了初步成效。對如何控制和管理風險已經由起初的認識風險、重視風險管理逐步轉入到如何建立全面風險管理體系。企業(yè)不可能一直處于無風險的環(huán)境中，因而要采取有效措施控制風險以求得生存與發(fā)展。風險管理和內控機制建設的融合是一個必然的趨勢，我國現(xiàn)行的內控體系逐步地向全面風險管理體系升級和完善也是一個必然的趨勢。
二、ERP環(huán)境下的采購業(yè)務流程
ERP管理系統(tǒng)的實施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務流程，使企業(yè)不再圍繞某一業(yè)務功能或者職能部門運行。一個完整的ERP系統(tǒng)亦即是人力資源、財務、銷售、制作、分銷以及供應鏈管理等的集成，實現(xiàn)了跨職能部門業(yè)務處理。
ERP管理系統(tǒng)的采購系統(tǒng)實際是由采購管理和應付賬款兩個子系統(tǒng)構成的，同時，采購作業(yè)與存貨管理也有著密切的關系，可以說，企業(yè)采購業(yè)務的成本在很大程度上取決于存貨管理的質量。圖1為采購系統(tǒng)與其他相關子系統(tǒng)的數(shù)據關系。
無論對工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購環(huán)節(jié)都是企業(yè)價值實現(xiàn)的開始，采購成本的高低對企業(yè)最終的利潤有直接影響。因而采購子系統(tǒng)是ERP的重要組成部分之一，在保障信息正常流動、降低成本、提高資金利用率以及提升企業(yè)經濟效益方面起著極其重要的作用。在ERP中，采購管理子系統(tǒng)的業(yè)務流程是從生產部門的物資需要出發(fā)、對企業(yè)的物資采購活動進行規(guī)劃的一系列活動，圖2即為ERP下采購/付款業(yè)務的一般流程。
ERP環(huán)境下的采購業(yè)務流程首先是根據采購計劃提出請購，經審核后，按照ERP系統(tǒng)設定的請購價格錄入請購單并生成采購訂單，之后根據訂單內容對供應商發(fā)來的貨物進行數(shù)量上的點收和質量上的驗收。驗收合格后的物資入庫，反之進行退貨處理。流程的具體描述為：
（一）請購
首先由倉庫管理部門提出訂貨要求，然后根據其要求編制請購單，再對請購單進行審批。審批過程是對該筆請購交易的認可過程，也是對該筆請購交易的控制過程。為了驗證該業(yè)務中庫存商品的種類、規(guī)格的正確性以及請購商品數(shù)量的可接受性，ERP系統(tǒng)通常設有庫存管理模塊，對庫存商品進行管理和控制。
（二）編制采購訂單
采購部門在收到請購單后，對經過審批的請購單發(fā)出采購訂單。對每張采購訂單采購部門應確定最佳供應來源。對大額、重要采購項目應采用競價方式確定供應商，以保證供貨的質量、及時性和成本的低廉。
（三）驗收商品
驗收部門代表企業(yè)接收供應商發(fā)運來的商品，應當逐一比較所收商品與采購訂單的要求是否相符，并編制收貨報告。
（四）儲存已驗收的商品
單獨設立存放商品的存儲區(qū)，確保實物資產的安全與完整。在ERP系統(tǒng)中預設定期盤點提醒模塊，同時，應由不同的部門來履行對已經到期商品的盤點工作。
（五）對采購發(fā)票的處理
通過采購入庫單與采購發(fā)票的比較，把采購入庫業(yè)務與采購發(fā)票業(yè)務聯(lián)系在一起，也把物流與資金流聯(lián)系在一起，即“采購結算”。
（六）對付款業(yè)務的處理
通過采購發(fā)票與付款單的核銷，更新與供應商的往來賬，同時把采購發(fā)票業(yè)務與采購付款業(yè)務聯(lián)系在一起，生成記賬憑證轉總賬系統(tǒng)。
三、風險管理視角下的ERP采購流程主要風險及其控制措施
采購與付款業(yè)務對實現(xiàn)財務會計報告真實可靠和資產安全完整性有重要影響，對其進行風險控制至關重要。這需要企業(yè)管理層把風險控制作為全面風險管理的一個重要環(huán)節(jié)，針對企業(yè)在采購與付款循環(huán)中可能遇到的風險而制定相關措施并加以可靠實施，保證風險應對方案或風險管理策略得到正確執(zhí)行。由于風險分為可控風險與非可控風險，因而企業(yè)應當（也只能）對可控風險采取適當?shù)木哂嗅槍π缘拇胧┛刂疲_保將剩余風險控制在可接受水平之內。以下主要從采購業(yè)務流程風險和采購技術架構風險兩方面來進行分析。
（一）采購業(yè)務流程方面的風險
基于ERP中的采購流程，不同環(huán)節(jié)主要有如下幾種風險：
1.訂購物資過程中的風險。例如前期研究、信息的反饋、資金供應等會影響采購計劃。在此情況下，企業(yè)可采取如下控制措施：
（1）作為經濟訂貨量（EOQ）等傳統(tǒng)系統(tǒng)的補充，利用信息技術建立存貨水平檢測系統(tǒng)來監(jiān)控存貨水平。對大宗采購必須做各種采購數(shù)量對成本影響的成本分析。
（2）貨物訂購不正常或者超過一定金額時需要說明理由。為避免員工出于個人利益而訂購物資，可授權簽字或加強審批，并可要求詳細說明訂購該物資的目的。
2.選擇了并不適當?shù)墓痰娘L險。此時企業(yè)可采取的措施如下：
（1）建立并強化利益沖突政策，明確利益沖突行為以及參與這些行為的后果。實際上，我國很多大型企業(yè)已經通過實踐并在此環(huán)節(jié)建立了較好的規(guī)范制度。
（2）建立供應商可信度及產品質量標準。企業(yè)首先應對供貨商的生產能力水平、產品質量、可用性、按期交貨率等建立評價指標，然后利用采購管理系統(tǒng)中的歷史數(shù)據選擇最佳評價方法，最后結合上兩步中的供應商評價指標和評價方法選擇確定最佳供應商。在實踐中，有部分企業(yè)為自己建立了“首選供應商名單”以供選擇。
（3）可以與選定的供應商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，例如企業(yè)可以選擇信譽好、安全可靠的物流承運人建立戰(zhàn)略合作關系，從而達到降低成本的效果。
（4）及時更新供應商信息。供應商管理是供應鏈采購管理中一個相當重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)應當對包括供貨范圍、供貨能力、供貨質量以及與本企業(yè)合作的歷史記錄在內的供應商的各種信息及時更新。
3.存貨管理的風險。這種風險包括驗收商品時驗收了未訂購或者不合格的物資或者存貨被偷竊、毀損等。此時可采用的風險控制措施包括：
（1）嚴格對比收貨單與已審批的采購訂單。文檔匹配是一項基本而重要的內部控制措施，例如應當嚴格比對已收到的貨物是否有對應的采購訂單。
（2）確認收貨前要仔細檢查，驗收人員要明確掌握可接受的質量標準，必要時抽取樣本來驗證商品是否滿足標準。
（3）為采購的商品購買保險。這是對萬一發(fā)生損害的物資所做的財物補償。
（4）對存貨和授權、保管與使用功能進行分離。職責分離是重要的內部控制程序，資產的實物保管、使用授權、日常記錄工作應當分離。
（5）建立內部審計部門。SOX法案對公司中建立內部審計的重要性有詳細說明。
（6）利用先進的信息技術管理存貨。例如使用存貨條形碼技術或者為存貨建立射頻識別（RFID）標簽，現(xiàn)在的“物聯(lián)網”技術就在很大程度上依賴于RFID的應用，其通過RFID標簽、射頻掃描儀等設備分類遙感從而獲取數(shù)據。在這種技術下，企業(yè)可以全程追蹤存貨從收貨部門到倉庫的全部過程。
（7）規(guī)范存貨編碼。存貨編碼是ERP信息標準化和規(guī)范化的基礎，是保證系統(tǒng)有條不紊運行的首要條件。在ERP物流系統(tǒng)中，所有存貨信息的交流和傳遞都是通過對存貨的編碼來實現(xiàn)的，尤其體現(xiàn)在計算機識別和檢索存貨的首要途徑就是存貨的編碼。
4.付款審批的風險。在此環(huán)節(jié)企業(yè)可采取如下風險控制措施：
（1）在簽發(fā)支票前應當嚴格核對相關文檔（包括采購訂單、收貨單以及發(fā)票）。當三種單據俱全并各自匹配時，表明采購訂單上的貨物已收到，此時可按發(fā)票顯示金額付款。
（2）合理確認付款期限以獲得折扣。企業(yè)可以利用軟件等信息技術合理規(guī)劃，在現(xiàn)金折扣期滿前付款。
（3）通過網上銀行進行支付。實際上在線支付不僅使付款流程更有效率，它更是對付款實施的強大的內部控制。
（二）采購技術架構方面的風險
ERP系統(tǒng)的使用涉及到整個企業(yè)的全部業(yè)務流程，高度集成的功能和系統(tǒng)使用戶無論在企業(yè)的哪個角落都能獲得訪問系統(tǒng)并有可能控制或改變賬套的業(yè)務參數(shù)。其網絡應用結構可以便捷地實現(xiàn)各個不同業(yè)務模塊之間的信息的即時傳遞，可以使企業(yè)的內控體系實時反映運營狀況。但是，顯然ERP下采購環(huán)節(jié)的高度集成性和分布式的系統(tǒng)技術結構同樣會為企業(yè)帶來風險，主要體現(xiàn)為以下幾種：
1.ERP系統(tǒng)下的采購功能模塊使得任何一點出現(xiàn)問題都會影響到其他模塊的正常運行
此外，ERP系統(tǒng)還應具有擴展功能設計。由于企業(yè)所屬行業(yè)不同、規(guī)模不同、生產過程不同、自身的供應鏈不同，所以實際選用的ERP系統(tǒng)并不相同。而且各個企業(yè)對ERP的應用程度也不相同，直接影響到供應鏈采購管理方式和所構建的ERP系統(tǒng)功能。因此要實現(xiàn)ERP系統(tǒng)的供應鏈采購管理，首先要分析企業(yè)采購管理的信息化進程，尤其是對ERP系統(tǒng)功能及其應用現(xiàn)狀做詳細了解，才能找到最佳的ERP系統(tǒng)的供應鏈采購管理方式、數(shù)據庫結構和操作功能的切入點，以保證最后設計出實用有效的ERP系統(tǒng)功能。
2.復雜的ERP系統(tǒng)使得采購系統(tǒng)控制和審計人員必須具有相應的專業(yè)知識，造成采購系統(tǒng)審計難度加大
綜上所述，不同的企業(yè)因其性質不同、業(yè)務規(guī)模不同而具有不同的風險。企業(yè)管理層應當界定風險控制的內容或要素，并針對不同風險制定應對策略。風險管理過程只有在將風險意識、風險計量以及風險控制戰(zhàn)略全面整合起來時才能有效。本文所提到的供應鏈的采購環(huán)節(jié)，其風險控制的影響將體現(xiàn)在生產過程、模式識別、質量控制、風險分析等環(huán)節(jié)中，對企業(yè)整個生產流程意義深遠。因此，企業(yè)應當在全面風險管理的視角下，樹立風險意識，選擇合適的應對策略和采取正確的應對措施。
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[關鍵詞] 工作流 ERP 業(yè)務流程重組
一、引言
通用ERP采購管理系統(tǒng)即要適應不同中小業(yè)務流程，特別是采購業(yè)務中的不定性比較多企業(yè)中不同的組織結構和不同的采購、變化比較大這個現(xiàn)象，又要增強系統(tǒng)的柔性，提高對市場的應變能力。所以，有必要在ERP采購管理系統(tǒng)中應用業(yè)務流程重組(BRP)和工作流技術來解決以上問題。
業(yè)務流程重組BPR(Business Process Reengineering)是對企業(yè)的業(yè)務流程進行根本性、徹底的再設計，從而獲得在成本、質量、服務和速度等方面業(yè)績的戲劇性的改善。BPR最早由美國人提出，強調以業(yè)務流程為改造對象和中心、以關心客戶的需求和滿意度為目標、對現(xiàn)有的業(yè)務流程進行根本的再思考和徹底的再設計，利用先進的制造技術、信息技術以及現(xiàn)代化的管理手段，建立全新的過程型組織結構，從而實現(xiàn)企業(yè)經營在成本、質量、服務和速度等方面的戲劇性改善。ERP采購系統(tǒng)需要不斷地優(yōu)化它的業(yè)務流程，使整個經營活動更加符合科學管理的要求。因此，實施BRP是ERP采購系統(tǒng)具有柔性的保證。
工作流技術通常是實施BRP的一個較好的方法，因為工作流提供了經營過程邏輯與它的信息支撐系統(tǒng)的分離，并實現(xiàn)了應用邏輯和過程邏輯分離，這種方式在進行企業(yè)實際應用時具有顯著的優(yōu)點。它可以在不修改具體功能模塊實現(xiàn)方式(硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)、數(shù)據庫系統(tǒng)、編程語言、應用開發(fā)工具、用戶界面)的情況下，通過修改過程模型來改進系統(tǒng)性能，實現(xiàn)對生產經營過程部分或全部的集成管理，有效的把人、信息和應用工具合理的組織在一起，提高軟件的重用率，發(fā)揮系統(tǒng)的最大性能。
二、基于工作流的ERP采購系統(tǒng)的設計
本系統(tǒng)構造了三層模式，這種系統(tǒng)結構除了具有三層結構的可伸縮性好、可管理性強、安全性高、軟件重用性好以及節(jié)省開發(fā)時間等諸多優(yōu)點外，其最重要的意義在于將企業(yè)中和采購相關的部門連接，使采購供應鏈的參與者方便地參與企業(yè)的采購過程，從而為企業(yè)提高采購的效率創(chuàng)造了前提。
工作流管理系統(tǒng)在實現(xiàn)上一般將定義時功能和運行時功能進行相對獨立的實現(xiàn)。我們在系統(tǒng)設計中繼承了這一思想，在體系結構上，系統(tǒng)由兩大部分組成：定義環(huán)境和運行環(huán)境。在定義環(huán)境下，定義者定義和維護過程定義數(shù)據，即工作流過程的執(zhí)行所需要的所有信息，然后在運行環(huán)境下，執(zhí)行這些工作流過程。系統(tǒng)的體系結構下如右圖所示。
三、基于工作流的ERP采購系統(tǒng)的實現(xiàn)
本系統(tǒng)目前在采購訂單審批和付款管理兩個主要的流程中設計實現(xiàn)了工作流的應用，能夠較了的支持采購的業(yè)務流程重組。本采購系統(tǒng)能夠實現(xiàn)公司內部基本的采購工作和不同部門之間、員工之間的采購訂單信息共享以及信息安全與保密工作，能很好的規(guī)范公司內部的管理機制，并且擁有較好的可擴展性和良好的人機界面。本系統(tǒng)主要分為過程建模、供應商管理、訂單管理、查詢管理、系統(tǒng)維護五個模塊。系統(tǒng)功能結構如左圖。
1.建模工具WFMT下嵌入到本系統(tǒng)中，相對獨立的實現(xiàn)過程定義的功能。
2.供應商管理是用來對供應商的詳細信息進行錄入、編輯等操作，以便于采購員中選擇更合適的供應商完成訂單申請，以及在付款管理中更好地與供應商協(xié)調。
3.訂單申請是供用戶來完成訂單的內容，對訂單中的詳細信息進行增加、刪除、修改等操作。其中，申請單編號是根據系統(tǒng)當前的日期和當前的訂單數(shù)自動生成;申請人和申請時間是系統(tǒng)根據當前的使用的用戶和當前時間自動輸入，不能由用戶更改。當用戶完成訂單后，如果選擇提交，則啟動了訂單的審批流程。如果沒有提交，則該訂單會以未提交訂單保存起來，留待以后編輯提交。
4.訂單審核是供用戶對訂單進行審核的界面。當審核員審核完訂單后，按“提交”按鈕，則該訂單的審核信息會被系統(tǒng)自動保存到數(shù)據庫中，并根據訂單的審批模型開始流轉到下一個結點。
5.訂單跟蹤是為了便于了解訂單的審核情況而設計的。當擁有該權限的用戶進入系統(tǒng)后，便可通過此窗口來了解某項訂單的審批情況，并可對滯留在某個結點的訂單發(fā)出催辦通知。
6.查詢管理主要是對訂單進行查詢。在查詢管理界面中，幾個固定查詢是方便可進行常用的查詢。另外，還支持將綜合查詢，報表打印和生成Excel表三項功能。
7.人員管理界面主要是對工作人員的詳細信息(如人員所在的部門、名稱、密碼等)進行編輯、錄入等操作，特別是對人員角色的定義以方便過程定義的流轉。
8.權限管理界面是用來設置人員的權限，系統(tǒng)根據此權限賦予用戶相應的系統(tǒng)功能。只有系統(tǒng)管理員才擁有此權限。
四、總結
工作流技術是近年來迅速發(fā)展起來的一項新興技術，以工作流技術構建的管理系統(tǒng)具有很好的靈活性、良好的可擴展性等。本文對系統(tǒng)的體系機構和功能模塊進行了設計，建立了采購申請單審批工作流模型和付款管理工作流模型，并介紹了實現(xiàn)的主要功能模塊。
參考文獻：
