時(shí)間：2023-07-18 16:27:59
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農(nóng)業(yè)科技檔案是指在農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)、試驗(yàn)、人才、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、成果轉(zhuǎn)化、政策法規(guī)等系統(tǒng)管理過(guò)程中，從考察、預(yù)備試驗(yàn)到申請(qǐng)立項(xiàng)、執(zhí)行、總結(jié)、結(jié)題、鑒定、成果申報(bào)及示范推廣活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和圖片、聲像等各種形式和載體的文件材料。農(nóng)業(yè)科研檔案，不僅記錄了農(nóng)業(yè)科研的真實(shí)過(guò)程，也記錄了農(nóng)業(yè)科技工作者從事科研活動(dòng)的意圖、思想、數(shù)據(jù)、成果、得失等詳細(xì)情況，為以后的科研工作考查既往情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、研究事物發(fā)展規(guī)律、從事發(fā)明創(chuàng)造、宣傳農(nóng)業(yè)科技、普及農(nóng)業(yè)科研成果等提供可靠的參考，是農(nóng)業(yè)科研成果鑒定、專(zhuān)利申請(qǐng)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓的重要依據(jù)，也是農(nóng)業(yè)科研單位管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和提高競(jìng)爭(zhēng)力的一種重要智力資源[3]。因此，科研檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研單位一項(xiàng)必不可少、具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性的工作。
2農(nóng)業(yè)科研檔案管理的工作流程
農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作是對(duì)農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中直接形成的各種科技文件材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、開(kāi)發(fā)和提供利用的一個(gè)流程性工作。檔案的收集是管理工作的起點(diǎn)，目的是積累豐富、真實(shí)的館藏資料，做到經(jīng)?；?、及時(shí)化，注重日積月累；整理是根據(jù)檔案的形成規(guī)律進(jìn)行合理的分類(lèi)、立卷、編制目錄，必須做到科學(xué)化、專(zhuān)業(yè)化，是檔案管理的核心；鑒定是做好檔案整理和管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，首先應(yīng)通過(guò)專(zhuān)家的論證，對(duì)收集的檔案做出客觀正確地評(píng)價(jià)，以確定收藏價(jià)值；保管是檔案管理的日常性工作，必須制度化、嚴(yán)格化，以確保檔案完好無(wú)損；查詢檢索是檔案管理與服務(wù)的主要手段，應(yīng)快捷化、實(shí)用化，講求服務(wù)效率和質(zhì)量；編研開(kāi)發(fā)是體現(xiàn)檔案管理價(jià)值的重要途徑之一，必須做到有用化、長(zhǎng)期化，注重實(shí)用實(shí)效?？傊?，科研檔案管理工作量大、面廣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，需要及時(shí)收集、堅(jiān)持日常維護(hù)管理，是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)化的管理工作。
3存在的問(wèn)題
3.1檔案收集不及時(shí)、不齊全
農(nóng)業(yè)科研檔案主要來(lái)自于田間開(kāi)展的科研試驗(yàn)及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中的觀察、記載而直接形成的各種文字、圖片、錄像等材料，由于農(nóng)業(yè)科研工作的特殊性，檔案來(lái)源比較分散，不能及時(shí)收集，加之科研人員和檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，身兼數(shù)職，人員變更等因素，常常造成科研材料不全或遺失。在科研項(xiàng)目上題、立項(xiàng)、試驗(yàn)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)過(guò)程中，檔案部門(mén)無(wú)法參與整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程，檔案管理人員只能按科研人員提交的材料進(jìn)行歸檔，缺乏全面、系統(tǒng)收集項(xiàng)目材料的途徑。不重視收集當(dāng)年未鑒定驗(yàn)收或申報(bào)專(zhuān)利，或成果周期性長(zhǎng)的科研項(xiàng)目（或課題）的材料，科研材料分散在科研部門(mén)或科研人員手中，時(shí)間一長(zhǎng)，容易丟失，這也是造成檔案的資源流失主要原因之一。
3.2管理人員兼職，手段落后，利用率低
根據(jù)國(guó)家《檔案法》的規(guī)定，科研單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案資料室，配備專(zhuān)職檔案管理人員。但對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位來(lái)說(shuō)，檔案管理僅僅是一項(xiàng)輔工作，部分農(nóng)業(yè)科研單位不太重視檔案管理工作，不專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案管理工作崗位和人員，多為兼職。但眾所周知，在農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，必然會(huì)產(chǎn)生大量的科研數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料，對(duì)這些資料隨意堆放，沒(méi)有專(zhuān)職人員進(jìn)行日常管理，長(zhǎng)期下去必然造成檔案管理的無(wú)序與混亂。同時(shí)由于兼職檔案管理人員工作精力有限，不能及時(shí)有序地收集、整理科研人員提供的材料，更無(wú)法利用有限的時(shí)間和精力來(lái)建立查詢檢索系統(tǒng)和進(jìn)行編研開(kāi)發(fā)工作。目前，部分農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理工作的初衷仍然是為保管而保管，重保管輕利用，不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，作為農(nóng)業(yè)科研檔案管理者不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，而且要掌握一定的農(nóng)業(yè)科技知識(shí)，并能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用。但多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理人員，無(wú)論是專(zhuān)職或兼職，農(nóng)業(yè)科技知識(shí)欠缺，觀念陳舊，知識(shí)老化，加之人員更換頻繁，不經(jīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，這些因素在一定程度上制約了農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的規(guī)范化。
4思考
4.1完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度
檔案管理制度不僅是檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù)，而且是日常管理工作的操作指南?？蒲袡n案管理制度主要包括科研檔案工作制度、科研文件管理規(guī)范、檔案部門(mén)工作規(guī)范等。科研檔案工作制度是根據(jù)國(guó)家法律、法規(guī)，對(duì)本單位形成的檔案的范圍、管理體制、管理分工、職責(zé)、檔案保密、檔案利用原則等所做的規(guī)定，是所有課題組、項(xiàng)目部和其它部門(mén)以及科技人員都要執(zhí)行的規(guī)范性文件[3]?？蒲形募芾硪?guī)范包括農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍、分類(lèi)方案、整理歸檔要求、鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。檔案部門(mén)工作規(guī)范包括檔案工作人員崗位職責(zé)、檔案庫(kù)房管理制度、借閱制度、移交規(guī)則、交接手續(xù)、檔案利用制度、內(nèi)部資料管理制度等操作規(guī)范性文件。制度建設(shè)具有根本性、長(zhǎng)期性、穩(wěn)定性，檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，掌握黨和國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，并依據(jù)檔案法律法規(guī)，進(jìn)一步完善和加強(qiáng)科研檔案管理制度體系。
4.2明確農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔范圍
農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍，主要包括①科研準(zhǔn)備階段的課題或項(xiàng)目審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題（立項(xiàng)）報(bào)告，調(diào)研報(bào)告，方案論證和協(xié)議書(shū)、合同等文件。②試驗(yàn)研究階段的各種載體的試驗(yàn)、觀察、測(cè)試、分析等重要原始記錄；田間記載數(shù)據(jù)、試驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料等以及設(shè)計(jì)文件、圖紙，關(guān)鍵技術(shù)、關(guān)鍵配方、工藝流程、技術(shù)路線和統(tǒng)計(jì)分析材料；研究階段的音像資料、技術(shù)說(shuō)明、重要來(lái)往技術(shù)文件等。③總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的研究工作總結(jié)、科研報(bào)告、科研論文、科研專(zhuān)著、查新報(bào)告、用戶使用意見(jiàn)、效益證明材料、專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)、鑒定證書(shū)、鑒定會(huì)材料、推廣應(yīng)用意見(jiàn)、參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資，決算材料等。④成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段主要有成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)表與審批文件，獲獎(jiǎng)及審批材料，專(zhuān)利申請(qǐng)、專(zhuān)利受理通知書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)，推廣應(yīng)用證明材料等。⑤推廣應(yīng)用階段的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件。⑥生產(chǎn)定型階段的鑒定材料、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)、用戶反饋意見(jiàn)等有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的材料。
4.3加強(qiáng)科研檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)
農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，要求從業(yè)人員必須具備一定的政治理論水平和農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，以及檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能。現(xiàn)代檔案管理不再局限于手工整理、裝訂、抄寫(xiě)案卷題名、編目錄等簡(jiǎn)單勞動(dòng)，而豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，將是檔案管理人員必備的素質(zhì)，也是衡量檔案管理水平的基本標(biāo)準(zhǔn)。因此首先要建立檔案管理工作人員培訓(xùn)制度，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)教育，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農(nóng)業(yè)科研檔案管理業(yè)務(wù)，熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作技術(shù)，提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理知識(shí)水平。其次要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作人員的管理。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)知識(shí)，并持有檔案管理資格證。對(duì)在檔案管理工作崗位上長(zhǎng)期工作的同志，要激勵(lì)他們將長(zhǎng)期從事檔案工作積累的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)與改革發(fā)展的新要求結(jié)合起來(lái)，從舊傳統(tǒng)、舊觀念、舊框框中解脫出來(lái)，樹(shù)立市場(chǎng)觀念、競(jìng)爭(zhēng)觀念、效益觀念和服務(wù)的思想。各有關(guān)部門(mén)和各科研單位應(yīng)建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)政治思想好、責(zé)任心強(qiáng)、有創(chuàng)新精神，并在工作中取得顯著成績(jī)的科技檔案工作人員給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作失職，違反規(guī)定，泄露機(jī)密，造成工作損失者，應(yīng)視其情節(jié)輕重，給予懲處。
關(guān)鍵詞：電子文件；定義；特點(diǎn)；管理
1 電子文件定義
在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等，具有文件的各種屬性，特別是具備特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。
2 電子文件特點(diǎn)
從邏輯上說(shuō)，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件，具有自身的特定用途和效力。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
2.1 電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同，它必須借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。
2.2 電子文件還可以通過(guò)手機(jī)、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)卡、網(wǎng)絡(luò)等硬件、軟件迅速地處理和傳遞。
2.3 電子文件可由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，不受時(shí)間和距離的影響。
2.4 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
3 如何做好電子文件檔案管理工作
3.1 首先解決電子文件的分類(lèi)問(wèn)題
電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類(lèi)原則與方法也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。我們可以按照不同公司、部門(mén)或時(shí)間先后順序?qū)﹄娮游募诸?lèi)。比如：上下級(jí)公司、各自部門(mén)、文件錄入者的姓名、以及發(fā)文年月日等等加以區(qū)別，給予每個(gè)文件的制發(fā)單位一個(gè)獨(dú)立的數(shù)碼。可參照國(guó)家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書(shū)類(lèi)、科技圖文類(lèi)、財(cái)會(huì)文件類(lèi)、人事文件類(lèi)等。
3.2 確保檔案部門(mén)所保管電子文件的原始記錄性
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等。
可自動(dòng)化辦公的電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，常常被修改、復(fù)制，這就要求檔案部門(mén)通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)；檔案部門(mén)也將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。
3.3 解決好電子文件的保管儲(chǔ)藏問(wèn)題
隨著信息的網(wǎng)絡(luò)化日漸成熟，大量的電子文件應(yīng)運(yùn)而生。如何確保電子文件的存儲(chǔ)安全？需要做好以下三項(xiàng)工作。
3.3.1 傳統(tǒng)的電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)有磁帶、軟磁盤(pán)、光盤(pán)和硬磁盤(pán)等，所以電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能的裝具中，充分考慮環(huán)境、誤操作等對(duì)電子檔案的傷害，以保證磁盤(pán)、光盤(pán)的穩(wěn)定性，確保電子檔案的安全可靠。
3.3.2 必須每年一次對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)，包括：確認(rèn)載體表面是否有損壞或變形以及載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)，電子檔案的拷貝（并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間）。以確保電子檔案信息的可靠性、安全性。
3.3.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)新技術(shù)層出不窮，如果檢索、傳輸或編輯電子文件的軟件中任何一項(xiàng)技術(shù)過(guò)時(shí)，都會(huì)影響她的讀取。在電子文件的保存管理工作中，必須采取有效的技術(shù)策略：技術(shù)保存、仿真、遷移與標(biāo)準(zhǔn)化，保障電子文件能夠隨時(shí)及永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。
3.4 檔案管理人員要有較高的業(yè)務(wù)知識(shí)和政治素質(zhì)
現(xiàn)代社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，檔案作為信息資源的組成部分，檔案人員應(yīng)增強(qiáng)對(duì)其信息性的認(rèn)識(shí)程度，提高辯別水平和處理能力，適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展需要。尤其是做好以下三個(gè)方面：
3.4.1 業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員必須拓寬知識(shí)面、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等，努力尤為適合信息時(shí)展的復(fù)合型人才。
3.4.2 政治素質(zhì)。檔案人員要做到有正確的政治方向、政治立場(chǎng)和政治觀點(diǎn)，加強(qiáng)政治紀(jì)律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，恪守檔案工作紀(jì)律貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)守黨和國(guó)家、公司的機(jī)密，正確處理大局利益和自身利益的關(guān)系！
設(shè)備的綜合管理理論要求對(duì)設(shè)備的一生即設(shè)計(jì)、制造、購(gòu)置、安裝、使用、維修、改造直至報(bào)廢進(jìn)行系統(tǒng)管理，以求得經(jīng)濟(jì)的設(shè)備壽命周期費(fèi)用，并達(dá)到提高設(shè)備綜合效率的目的。搞好設(shè)備的綜合管理就必須將足夠的、有效的、高質(zhì)量的各種設(shè)備管理信息，提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)、計(jì)劃和維修人員使用。這些信息的來(lái)源是靠企業(yè)的管理人員從各種渠道以各種方式收集，整理存放起來(lái)就成了設(shè)備檔案。設(shè)備檔案工作對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展起到了不可低估的作用。
設(shè)備檔案主要包括:市場(chǎng)調(diào)查資料、購(gòu)置設(shè)備的技術(shù)經(jīng)濟(jì)可行性分析文件、設(shè)備的購(gòu)置合同、設(shè)備的驗(yàn)收及安裝調(diào)試記錄、設(shè)備的功能和工藝性能資料、設(shè)備的維修記錄、設(shè)備的故障記錄、備件狀況記錄、狀況記錄、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)的動(dòng)態(tài)技術(shù)指標(biāo)等等。但在實(shí)際操作中我們往往容易忽略其中的一些問(wèn)題。
在本次改擴(kuò)建工程中，我們嚴(yán)格按照設(shè)備綜合管理及工程竣工驗(yàn)收文件的具體要求，從一開(kāi)始就建立了設(shè)備購(gòu)置檔案，把市場(chǎng)調(diào)查資料、購(gòu)置設(shè)備的技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析文件(如詢價(jià)書(shū)等)、設(shè)備的購(gòu)里合同等均存入檔案，為以后的工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為設(shè)備購(gòu)置決策提供有用的信息服務(wù)。以前我們忽略了這方面的資料歸檔，給工程技術(shù)人員及采購(gòu)人員以及領(lǐng)導(dǎo)查看造成了不便，而從企業(yè)的實(shí)際和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，保存這部分檔案資料不僅必要而且非常重要。
設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收是設(shè)備前期管理中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。主機(jī)及附件的到貨情況、說(shuō)明書(shū)與技術(shù)資料是否齊全、裝箱單是否相符等情況都是在開(kāi)箱驗(yàn)收中才能得到的資料。這些資料是設(shè)備檔案中必不可少的一部分，對(duì)于進(jìn)口設(shè)備來(lái)說(shuō)更為重要，這是向外商提出因質(zhì)量問(wèn)題索賠的依據(jù)。我廠改擴(kuò)建工程合成氨裝置中的二段轉(zhuǎn)化爐即為引進(jìn)國(guó)外的技術(shù)，使用不到二年?duì)t壁燒塌，由于設(shè)備沒(méi)達(dá)到使用說(shuō)明書(shū)中規(guī)定的性能要求，提出向外商索賠100萬(wàn)元，使二段爐在短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)生產(chǎn)，減少了停產(chǎn)損失，即為實(shí)例。
設(shè)備的安裝調(diào)試是評(píng)價(jià)設(shè)備是否達(dá)到設(shè)計(jì)要求的重要工作，實(shí)際上也是對(duì)生產(chǎn)廠家產(chǎn)品質(zhì)量的一個(gè)考核。安裝的基礎(chǔ)資料、安裝記錄、試車(chē)記錄等等資料可為生產(chǎn)廠家提供質(zhì)量信息反饋，在提高設(shè)備生產(chǎn)質(zhì)金方面起到重要作用。這是設(shè)備一生綜合管理的重要環(huán)節(jié)，以往我廠對(duì)這部分資料整理的不齊全。
安裝精度復(fù)驗(yàn)、試車(chē)情況記錄、也是設(shè)備檔案中的重要資料。
設(shè)備安裝后的工作精度應(yīng)與設(shè)備設(shè)計(jì)的工作精度相符，不符時(shí)應(yīng)該分清是屬于設(shè)備質(zhì)量問(wèn)題還是安裝質(zhì)食問(wèn)題，并及時(shí)給予處理。我們?cè)诟臄U(kuò)建工程中對(duì)大型壓縮機(jī)的安裝就十分重視此問(wèn)題，這些資料更是設(shè)備檔案中的重要內(nèi)容。
【關(guān)鍵詞】社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期；人事檔案管理；制度改革與創(chuàng)新
我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理制度是以政治身份登記、城鄉(xiāng)戶籍以及土地所有制等為代表的社會(huì)身份登記制度。然而在當(dāng)前社會(huì)轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時(shí)期，一方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作對(duì)于個(gè)人的信息獲取還做不到“快、精、準(zhǔn)”。另一方面，人才流動(dòng)的頻率越來(lái)越頻繁，事業(yè)機(jī)關(guān)單位引進(jìn)企業(yè)人才致使企業(yè)人才流向事業(yè)機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)象越來(lái)越多，而現(xiàn)有的人事檔案管理制度限制了人才流動(dòng)，并出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、扣檔、偽造檔案以及內(nèi)容陳舊單一等現(xiàn)象，不僅影響其作用的發(fā)揮，還影響了人事檔案管理的真實(shí)性和權(quán)威性，降低了人事檔案的可信度，不利于我國(guó)人力資源管理工作的正常有序進(jìn)行。因此人事檔案管理制度改革勢(shì)在必行。
一、當(dāng)前人事檔案管理制度存在的問(wèn)題
（一）對(duì)人事檔案管理的不重視。
人事檔案管理工作反映了一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及社會(huì)活動(dòng)等各項(xiàng)內(nèi)容的信息材料，均是以個(gè)人為單位保存下來(lái)的文字、表格以及證件等其他形式的原始資料，它是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及企事業(yè)等機(jī)構(gòu)考核人才的重要材料之一。人事檔案管理則是按照國(guó)家規(guī)定對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔以及管理利用的過(guò)程。當(dāng)前很多人對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)出現(xiàn)了一些認(rèn)知方面的偏差，從而出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、偽造檔案等現(xiàn)象。另外，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展人口流動(dòng)的次數(shù)越來(lái)越頻繁，這給人事檔案管理工作帶來(lái)了很大的難度。
（二）人事檔案的信息化水平低。
在當(dāng)今信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到我們生活的各個(gè)領(lǐng)域。但是人事檔案信息化建設(shè)的速度非常慢，很多人事檔案依然還是采用過(guò)去的紙質(zhì)檔案記錄，只對(duì)部分人事檔案實(shí)現(xiàn)了電子化管理，對(duì)于很多人事檔案的資料檢索、調(diào)閱檔案以及檔案記錄等仍是手工操作，還沒(méi)有建立起現(xiàn)代化的人事檔案管理信息資源庫(kù)，這在很大程度上導(dǎo)致人事檔案信息的利用率低，沒(méi)有發(fā)揮出人事檔案管理應(yīng)有的作用。
二、社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新
（一）創(chuàng)新人事檔案管理制度。
人事檔案管理工作是對(duì)一個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)的記錄，加強(qiáng)人事檔案管理工作是為了更好地維護(hù)事業(yè)單位人才的合法權(quán)益。針對(duì)當(dāng)前人們對(duì)人事檔案管理工作方面存在的認(rèn)識(shí)偏差，人事檔案管理部門(mén)必須要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的宣傳，提高人們對(duì)人事檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)人事檔案管理資源的收集、保管、開(kāi)發(fā)以及利用，不斷提高人事檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量。其次就是作為人事檔案管理的工作人員，必須要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，掌握現(xiàn)代化的信息處理手段，為人事檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。
（二）加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)。
計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展與普及極大地改變了人們的生活生產(chǎn)方式，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理工作中可以提高人事檔案管理的信息化水平。首先，人事檔案管理單位要積極引進(jìn)掃描儀、復(fù)印機(jī)以及打印機(jī)等相關(guān)的硬件設(shè)備，為人事檔案的數(shù)字化建設(shè)提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次就是要建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將所有人事檔案資料錄入信息管理系統(tǒng)中，并將這些資料分門(mén)別類(lèi)存儲(chǔ)好，進(jìn)而有利于后期的管理、調(diào)取和利用，不斷提升人事檔案信息的利用率。第三，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，國(guó)家對(duì)于干部人事檔案必審、個(gè)人事項(xiàng)報(bào)告必核，注重對(duì)干部實(shí)際工作能力的考察，進(jìn)而全面選擇那些專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)思想過(guò)硬的行家，但為了確保人事檔案的真實(shí)性和可靠性，人事檔案管理人員必須對(duì)所有檔案信息資料進(jìn)行摸底與核實(shí)，為國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及企事業(yè)用人單位提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)參考。
（三）將人事檔案管理納入個(gè)人信用體系的建設(shè)中。
隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的不斷建立，事業(yè)單位也進(jìn)行了一系列的創(chuàng)新與變革，很多事業(yè)單位開(kāi)始逐漸市場(chǎng)化。在當(dāng)下社會(huì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，人事檔案還應(yīng)該與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的個(gè)人信用體系聯(lián)系起來(lái)，將個(gè)人身份證明、銀行信用記錄情況、是否涉案等信息真實(shí)反映出來(lái)，給用人單位提供參考。目前秦皇島市人力資源和社會(huì)保障局正在積極探索人社信用體系建設(shè)，將社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案管理納入到社會(huì)信用體系中，并制定了《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)中開(kāi)展社會(huì)信用體系建設(shè)試點(diǎn)實(shí)施意見(jiàn)》，要求全市人才交流服務(wù)中心，加快信用體系建設(shè)，制定信用信息目錄以保護(hù)個(gè)人資料，推廣職業(yè)信用報(bào)告以加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)個(gè)人信用體系建設(shè)以及人事檔案管理改革工作具有重要借鑒意義。
三、結(jié)束語(yǔ)
當(dāng)前我國(guó)正處于社會(huì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，人事檔案管理直接關(guān)系到我國(guó)人力資源管理工作。創(chuàng)新人事檔案管理制度、加快數(shù)字化建設(shè)、建立多元化管理模式讓我國(guó)人事檔案管理符合經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展要求。
【參考文獻(xiàn)】
[1]曲方.論社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì),2016(26):1546.
（一）檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知不明確，在工作的態(tài)度上給大眾一種悠閑的感覺(jué)。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到社會(huì)對(duì)于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過(guò)程中，檔案管理人員沒(méi)有熟練的業(yè)務(wù)能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責(zé)任重大，關(guān)系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應(yīng)該不斷的提升業(yè)務(wù)能力，注重提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化發(fā)展，以業(yè)務(wù)能力和熟練的操作技能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)。
（二）檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱
檔案管理工作的基礎(chǔ)比較薄弱，其中有很多有效的資源無(wú)法得到充分的開(kāi)發(fā)，對(duì)于檔案管理工作應(yīng)該建立一定的管理機(jī)制，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)一定的制度規(guī)范和機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，提升檔案管理工作的社會(huì)責(zé)任感，明確檔案管理工作的工作內(nèi)容，積極的開(kāi)發(fā)檔案基礎(chǔ)工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎(chǔ)性，為檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力的發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，積極的促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)發(fā)展。
二、干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制構(gòu)建
（一）加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)職業(yè)吸引力
檔案管理工作應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能進(jìn)行有效的培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，提升對(duì)檔案資源的整合能力。在意識(shí)上明確檔案管理人員工作認(rèn)知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業(yè)的吸引力。重視啟發(fā)式的激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)績(jī)效考核和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員的主動(dòng)性和積極性有所調(diào)動(dòng)。鼓勵(lì)檔案管理人員積極的進(jìn)行創(chuàng)新，提升業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代性發(fā)展。
（二）調(diào)整薪酬分配制度，提升福利待遇
檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵(lì)機(jī)制不健全，通過(guò)有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，讓檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行積極的獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)薪酬制度的調(diào)整實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎(chǔ)上，加大獎(jiǎng)勵(lì)制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認(rèn)真主動(dòng)的態(tài)度去投入到工作中去。通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)和晉升制度，促進(jìn)檔案管理人員積極的進(jìn)取，主動(dòng)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)信息交流培訓(xùn)力度，自覺(jué)的提升自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。
（三）注重文化交流，實(shí)現(xiàn)人文關(guān)懷
檔案管理工作接觸的工作內(nèi)容比較單一，因此應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的人文關(guān)懷，促進(jìn)員工之間的工作交流。通過(guò)增加人文關(guān)懷等方面內(nèi)容，提升檔案管理人員的職業(yè)歸屬感。構(gòu)建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權(quán)益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
三、結(jié)論
（一）檔案管理工作方法單一
檔案管理工作在工作方法上堅(jiān)持使用傳統(tǒng)的管理方法，在檔案的分類(lèi)和歸屬問(wèn)題上，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有所欠缺。在檔案管理工作中有一個(gè)普遍的錯(cuò)誤觀點(diǎn)，認(rèn)為檔案管理工作工作枯燥，缺乏創(chuàng)造性和吸引力。這是由以在檔案管理的方法上，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新的意識(shí)，對(duì)于現(xiàn)代化的操作手段沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行吸收和學(xué)習(xí)，這就造成了工作上的積極性減弱，檔案管理工作的方式相對(duì)就無(wú)法實(shí)現(xiàn)豐富。檔案管理工作應(yīng)該在意識(shí)和行動(dòng)上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，以積極有效的工作方法的創(chuàng)新帶動(dòng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)創(chuàng)新實(shí)踐，充分的體現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代價(jià)值，為干部檔案管理工作帶來(lái)新的面貌。
（二）檔案管理工作人員缺乏
專(zhuān)業(yè)素質(zhì)檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知不明確，在工作的態(tài)度上給大眾一種悠閑的感覺(jué)。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到社會(huì)對(duì)于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過(guò)程中，檔案管理人員沒(méi)有熟練的業(yè)務(wù)能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責(zé)任重大，關(guān)系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應(yīng)該不斷的提升業(yè)務(wù)能力，注重提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化發(fā)展，以業(yè)務(wù)能力和熟練的操作技能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)。
（三）檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱
檔案管理工作的基礎(chǔ)比較薄弱，其中有很多有效的資源無(wú)法得到充分的開(kāi)發(fā)，對(duì)于檔案管理工作應(yīng)該建立一定的管理機(jī)制，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)一定的制度規(guī)范和機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，提升檔案管理工作的社會(huì)責(zé)任感，明確檔案管理工作的工作內(nèi)容，積極的開(kāi)發(fā)檔案基礎(chǔ)工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎(chǔ)性，為檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力的發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，積極的促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)發(fā)展。
二、干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制構(gòu)建
（一）加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)
增強(qiáng)職業(yè)吸引力檔案管理工作應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能進(jìn)行有效的培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，提升對(duì)檔案資源的整合能力。在意識(shí)上明確檔案管理人員工作認(rèn)知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業(yè)的吸引力。重視啟發(fā)式的激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)績(jī)效考核和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員的主動(dòng)性和積極性有所調(diào)動(dòng)。鼓勵(lì)檔案管理人員積極的進(jìn)行創(chuàng)新，提升業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代性發(fā)展。
（二）調(diào)整薪酬分配制度
提升福利待遇檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵(lì)機(jī)制不健全，通過(guò)有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，讓檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行積極的獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)薪酬制度的調(diào)整實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎(chǔ)上，加大獎(jiǎng)勵(lì)制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認(rèn)真主動(dòng)的態(tài)度去投入到工作中去。通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)和晉升制度，促進(jìn)檔案管理人員積極的進(jìn)取，主動(dòng)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)信息交流培訓(xùn)力度，自覺(jué)的提升自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。
（三）注重文化交流
實(shí)現(xiàn)人文關(guān)懷檔案管理工作接觸的工作內(nèi)容比較單一，因此應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的人文關(guān)懷，促進(jìn)員工之間的工作交流。通過(guò)增加人文關(guān)懷等方面內(nèi)容，提升檔案管理人員的職業(yè)歸屬感。構(gòu)建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權(quán)益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
三、結(jié)論
在現(xiàn)代生活中，人事檔案對(duì)于個(gè)人的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，做好人事檔案管理工作不僅有利于社會(huì)公共信息的建立，同時(shí)還有利于人才的合理配置。這是由于人事檔案對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)是一種證明，它包含著個(gè)人的學(xué)歷、社會(huì)管理、工作經(jīng)歷等基本信息。通過(guò)人事檔案管理，有助于社會(huì)公共信息的建立。另外，從公益事業(yè)單位人力資源管理的角度而言，其在招聘時(shí)人事檔案是他們考核的重要信息。而且隨著社會(huì)發(fā)展，公益事業(yè)單位的工作內(nèi)容和員工的工作性質(zhì)也在發(fā)生著變化，而人事檔案管理工作正是記錄這一切變化的載體，通過(guò)人事檔案的完善，可以清楚發(fā)現(xiàn)員工的工作歷程和改變。另一方面，事業(yè)單位在對(duì)人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)、任免時(shí)，都需要對(duì)員工的思想道德、個(gè)人經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷等多方面進(jìn)行考核，在這種狀況下，事業(yè)單位除了通過(guò)員工人際關(guān)系進(jìn)行調(diào)查了解之外，人事檔案就是事業(yè)單位考核最為直觀的資料了。因此，做好人事檔案管理工作，不僅有助于事業(yè)單位更為全面的對(duì)員工進(jìn)行考核和衡量，幫助事業(yè)單位更好的進(jìn)行人才的合理配置，同時(shí)還有助于促?M事業(yè)單位的健康發(fā)展。
二、公益事業(yè)單位人事檔案管理制度存在的問(wèn)題
（一）缺乏專(zhuān)門(mén)的法律法規(guī)指導(dǎo)
公益事業(yè)單位一般由國(guó)家財(cái)政全額撥款，因此，在與其他未來(lái)必將被推向市場(chǎng)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)事業(yè)單位對(duì)比時(shí)，公益事業(yè)單位更為穩(wěn)定，從而近年來(lái)成為眾多求職者眼中的“香模摸”。而“逢進(jìn)必考”目前已成為公益事業(yè)單位錄用人員的一般方法，但是“事業(yè)單位考試”這種形式上公正的方式在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中常常會(huì)存在著一些“暗箱操作”。這是由于公益事業(yè)單位在人員錄用時(shí)擁有“條件自主設(shè)定權(quán)”，包括招聘人員的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)等條件都是由事業(yè)單位自行制定的，在這樣的背景下，“因人設(shè)崗”、“因人設(shè)條件”的弊端難以杜絕。而且，即使考試公正，在面試環(huán)節(jié)，也難以消除其中的人為影響。另一方面，目前，公益事業(yè)單位在人事檔案管理工作中多遵循的還是《中華人民共和國(guó)檔案法》，而這一法律條文最近一次的修訂還要追溯到 1998 年。但是隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)公益事業(yè)單位的工作內(nèi)容、用人制度都在不停的更新迭代，《中華人民共和國(guó)檔案法》在實(shí)際應(yīng)用中已經(jīng)不再完全適用于當(dāng)前的事業(yè)單位人事檔案管理制度了，因此，公益事業(yè)單位人事檔案管理制度亟待完善，需建立健全的法律法規(guī)指導(dǎo)其工作。
（二）人事檔案管理制度僵化，配套設(shè)施不完善
目前，公益事業(yè)單位人事管理主要施行的是身份管理，而這種管理方式引起的一系列問(wèn)題經(jīng)過(guò)時(shí)間的累積使得事業(yè)單位人事檔案管理制度逐漸僵化，人事管理缺乏靈活性，也難以激發(fā)員工的工作積極性。以公益事業(yè)單位人員待遇為例，公益事業(yè)單位工作人員福利待遇長(zhǎng)期實(shí)行的是“編制基本工資+職稱工資+津補(bǔ)貼”，在這樣的待遇執(zhí)行方式中，員工難免滋養(yǎng)出“吃大鍋飯”、“干多干少一個(gè)樣”的思想，從而造成公益事業(yè)單位員工消極怠工的現(xiàn)象。另一方面，公益事業(yè)單位人事檔案管理不僅僅是對(duì)員工招錄制度、管理制度的管理，其還包括職稱制度、社會(huì)保障制度、培訓(xùn)制度、退休制度的管理，但是就目前而言，這些制度因素之間的關(guān)系并沒(méi)有得到有效協(xié)調(diào)和完善，仍存在著一定的問(wèn)題和矛盾需要公益事業(yè)單位去改革和優(yōu)化。
（三）人事檔案管理制度重要性認(rèn)知不足
目前，我國(guó)事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理制度并不十分重視，這是由于以下兩方面原因造成的，一是由于人事檔案管理本身是無(wú)法創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的，因此，事業(yè)單位管理人員對(duì)于人事檔案的管理往往只是為了應(yīng)付上級(jí)部門(mén)的檢查，從而形成“說(shuō)起來(lái)重要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)不要”的情形，而且由于人事檔案整理間隔過(guò)長(zhǎng)，常常會(huì)出現(xiàn)人事檔案信息缺失、滯后等問(wèn)題。另一方面是由于缺乏人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和重要性的認(rèn)知，公益事業(yè)單位員工對(duì)于人事檔案管理的重要性程度認(rèn)知不足，意識(shí)不到人事檔案管理的價(jià)值，因此，在履歷表填寫(xiě)抑或是年度考核評(píng)定時(shí)，盡管人事檔案管理人員已再三強(qiáng)調(diào)資料填寫(xiě)正規(guī)性和標(biāo)準(zhǔn)性，仍存在部分員工隨意填寫(xiě)，在不確定信息，如入黨時(shí)間、入黨聯(lián)系人等，不經(jīng)事實(shí)求證就以自己的想法肆意填寫(xiě)，從而給人事檔案管理工作造成負(fù)擔(dān)。
（四）人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化程度有待增強(qiáng)
公益事業(yè)單位人事檔案包括員工學(xué)歷、工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷、政治審查等多方面的材料，按照相關(guān)規(guī)定以上資料必須使用 16K 規(guī)格的公文用紙，但是往往在人事檔案整理時(shí)，可發(fā)現(xiàn)上述資料規(guī)格用紙五花八門(mén)， 如16K、A4、A3；而且員工人事檔案管理尚且沒(méi)有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的登記表和統(tǒng)一的裝訂標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度有待完善。另一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理方式不僅書(shū)寫(xiě)麻煩，在紙質(zhì)文檔歸納和整理方面更是耗盡了人事檔案管理職員的心力，然而隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的日新月異，越來(lái)越多的電子技術(shù)被應(yīng)用到企業(yè)管理，采用信息化管理不僅有助于人事檔案的收集與歸納，還能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的精細(xì)化管理，但是就目前而言，我國(guó)在人事檔案管理上的信息化程度水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
三、公益事業(yè)單位人事檔案管理制度完善決策
（一）建立公益事業(yè)單位工作人員法律法規(guī)
政府機(jī)關(guān)工作人員的人事管理有國(guó)家出臺(tái)的《公務(wù)員法》對(duì)其轄屬內(nèi)的職員權(quán)利義務(wù)、社會(huì)保障以及福利待遇等方面進(jìn)行規(guī)定；企業(yè)工作人員的人事管理則有國(guó)家出臺(tái)的《勞動(dòng)法》、《合同法》等法律法規(guī)對(duì)其轄屬內(nèi)的職員的權(quán)利義務(wù)、職責(zé)范圍以及福利待遇等方面進(jìn)行規(guī)定，但是目前專(zhuān)門(mén)針對(duì)公益事業(yè)單位工作人員的認(rèn)識(shí)管理相關(guān)的法律法規(guī)暫時(shí)還是一片空白。另外，隨著事業(yè)單位的進(jìn)一步改革，公益型事業(yè)單位在所有事業(yè)單位中不管是單位數(shù)量還是其轄屬的職員數(shù)量上都是占大部分的，是相關(guān)領(lǐng)域提供社會(huì)服務(wù)的重要主體。因此，國(guó)家應(yīng)出臺(tái)公益事業(yè)單位工作人員人事管理的法律法規(guī)，對(duì)其轄屬下的職員的福利待遇、工作內(nèi)容、社會(huì)保障進(jìn)行明確的規(guī)定，保障其義務(wù)、權(quán)利和福利，從而規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化公益事業(yè)單位人事檔案管理工作。
（二）完善公益事業(yè)單位人事檔案管理制度
完善公益事業(yè)單位人事檔案管理制度主要從以下四個(gè)方面進(jìn)行完善：一是完善事業(yè)單位工作人員招錄制度，統(tǒng)一公益事業(yè)單位崗位招錄條件，防止事業(yè)單位任意更改錄用條件，其次，在面試環(huán)節(jié)采取異地混合面試專(zhuān)家組開(kāi)展面試，杜絕“走后門(mén)”現(xiàn)象的發(fā)生，保證招錄考試的公平公正性；二是完善事業(yè)單位工作人員福利待遇制度，完善的福利待遇制度對(duì)于員工的激勵(lì)作用是十分可觀的，事業(yè)單位應(yīng)盡快完善適用于公益事業(yè)單位的工作人員福利待遇制度，制定科學(xué)合理的崗位工作量化考核指標(biāo)；三是完善事業(yè)單位工作人員社會(huì)保障制度，妥善解決招聘職員的醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)以及養(yǎng)老保險(xiǎn)問(wèn)題，保障在職員工的合法權(quán)益，消除其后顧之憂，從而全身心的投入工作中；四是完善事業(yè)單位工作人員考核監(jiān)督制度，完善的制度還需要有效的執(zhí)行才能發(fā)揮其最大的效用，而對(duì)制度的有效執(zhí)行則需要完善的考核制度進(jìn)行監(jiān)督，因此，在完善人事檔案管理制度的同時(shí)，還需健全相??的考核監(jiān)督機(jī)制。
（三）增強(qiáng)員工對(duì)于人事檔案管理制度重要性的認(rèn)知
人才資源是促進(jìn)公益事業(yè)單位健康發(fā)展的重要推動(dòng)力，因此，無(wú)論是公益事業(yè)單位還是其轄屬的職員都需認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性。首先，針對(duì)人事檔案管理部門(mén)，事業(yè)單位應(yīng)配置專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人才，全面提高人事檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，并使其能根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展，創(chuàng)新改革人事檔案管理制度，盡職盡責(zé)的做好人事檔案管理工作。其次，事業(yè)單位需加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理制度的宣傳力度，并規(guī)律性組織單位員工參與相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使宣傳落到實(shí)處，幫助事業(yè)單位員工樹(shù)立人事檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)其對(duì)于人事檔案管理制度重要性的認(rèn)知。
（四）促進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
實(shí)現(xiàn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)是現(xiàn)代公益事業(yè)單位人事檔案管理的關(guān)鍵。公益事業(yè)單位在人事檔案管理工作匯總應(yīng)采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范對(duì)工作人員的基本信息進(jìn)行收集、整理和歸納，標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理制度有利于發(fā)揮人事檔案的作用。另一方面，公益事業(yè)單位還需推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，信息化時(shí)代，衡量一項(xiàng)工作先進(jìn)與否，主要是看這項(xiàng)工作的信息化程度，隨著時(shí)代的發(fā)展，公益事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。因此，公益事業(yè)單位應(yīng)開(kāi)發(fā)人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，從而避免重復(fù)性工作，提高人事檔案管理的工作效率。
