時間：2023-05-23 16:50:38
序論：在您撰寫財會檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
關鍵詞：財務檔案；電子化信息；管理
信息化財會檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質檔案外，同時還涵蓋了通過計算機和其他磁性介質或光盤保存起來的會計數(shù)據(jù)以及財務軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領域，但由于磁性介質太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質檔案可以直接進行翻閱，而需要一定的計算機硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實現(xiàn)查閱，計算機系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財會檔案由于實現(xiàn)了會計信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進了會計信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實現(xiàn)了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因為通過文件形式存儲在計算機或其他專門的存儲介質上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會計數(shù)據(jù)的真實可靠性。電子化財會檔案的優(yōu)勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財會檔案管理的關鍵。
二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略
（1）構建完善的信息化財會檔案管理制度。當前，隨著財會檔案信息化進程的不斷加快，企業(yè)對內部基礎資料進行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務管理實施細則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標準要求，加快構建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網絡設施建設進程。過去的財會檔案室中不存在先進的網絡設備，這樣在賬務查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財務系統(tǒng)中調出賬務，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關憑證資料，如果檔案室與財務辦公場所之間相隔較遠，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設施建設，針對檔案管理實際所需優(yōu)化配置先進的計算機、掃描儀等辦公設施，綜合財務系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點和財務人員查詢地點之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關硬件設施配備齊全后，若能研發(fā)出和財務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對接的財會電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財務人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關聯(lián)性不強、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴格保密，權限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業(yè)經營管理業(yè)務全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務的紙質單據(jù)。現(xiàn)階段，已經有企業(yè)將業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)進行了融合，身份認證系統(tǒng)得到推廣與應用，簽名和公章實行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構建完善的風險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設置防火墻等手段，以防范計算機硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運行；此外，還應對工作流程、文件信息、信息保管方式進行規(guī)范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責任務是加強流程的監(jiān)管，這對系統(tǒng)運行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統(tǒng)內生成的財會電子檔案真實完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機構文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應積極構建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權限體系，通過雙機熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅實的基礎，并安排專業(yè)的人員做好日常維護管理工作。（5）提高財會人員素質及思想認識。財會檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財會功能外，同時還必須具備使用計算機準確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實完整性。此外，推行會計電算化的企業(yè)，相關領導者必須高度認識對財會檔案資料進行科學化管理的重要性，同時還要督促相關制度的構建。當前，依舊有部分推行會計電算化的企業(yè)，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經驗進行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質，樹立磁性介質檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務。（6）通過數(shù)據(jù)標準接口，實現(xiàn)財會信息標準化。隨著財會信息化進程的加快，財會信息需要專門統(tǒng)一的標準，這是目前不容小覷的問題，財會信息標準化關鍵在于實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口的標準化。通過數(shù)據(jù)格式標準XBRL，能提供數(shù)據(jù)標準接口，促進了各軟件內數(shù)據(jù)的有效轉換。運用XBRL可以對企業(yè)內部系統(tǒng)進行科學整合，集中各項財會信息，能對不同技術、不同平臺及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財務報表，達到現(xiàn)代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進報表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發(fā)生，如財務軟件相同但版本不同或財務軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉換，實現(xiàn)了財務報告數(shù)據(jù)的標準統(tǒng)一化。XBRL技術的實踐應用，不斷拓寬了電子化財會檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時還全面歸納匯總了標準接口達到標準的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了財會信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。
三、結語
信息化財會檔案和傳統(tǒng)的財會檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來財會規(guī)范化的方向。所以我們應全面突出財會信息化的功能作用，加強財會檔案電子化管理。檔案管理人員應緊跟信息化時代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術含量，全面反映檔案的潛在價值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻
1.孫瑾.會計信息化檔案管理中的問題及對策.人力資源管理，2010(4).
一、加強會計人員對會計檔案管理及操作技能培訓
面對千人千面的檔案收集裝訂現(xiàn)象，使用專人負責，無疑是一個很好的解決問題的方法，但在不具備人才條件的情況下，加強會計人員培訓，更是一個可具有操作性的方法。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，將會計檔案管理及操作技能培訓作為會計人員的崗位培訓及繼續(xù)教育內容，且長抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，進而從源頭上做好會計檔案管理的規(guī)范化與標準化工作，提高案卷質量。
二、依據(jù)法規(guī)，配備專人管理會計檔案，實現(xiàn)會計檔案的有效管理
檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，由于會計檔案工作未配備專人負責，實際上這一系列工作有的環(huán)節(jié)由人兼職，有的環(huán)節(jié)就根本沒執(zhí)行，根本就談不上會計檔案的管理。并且在現(xiàn)在檔案規(guī)模不斷擴大、檔案數(shù)量不斷增加的前提下，配備專人管理會計檔案尤顯必要。會計管理機構應加強對檔案工作的重視，只有領導重視了，才能保證管理工作所需的人力物力，只有領導重視了，具體管理人員才能具備工作的熱情與積極性。因此依據(jù)法規(guī)，考慮實際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計檔案，是加強會計檔案管理，提高管理質量，發(fā)揮檔案價值，實現(xiàn)會計檔案管理的有效性的根本保證。
三、加強往來款管理，及時結清債權債務，減少各賬務經辦人的查詢要求
財務部門為了自身查詢的方便，使其不能及時向檔案管理部門移交會計檔案。而查詢需要產生的一個主要根源就是債權債務的清理，由于債權債務清理工作的不到位，報帳經辦人主動性不夠，致使很多往來款項長期掛帳，沒有一個統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務部門應加強往來款項管理，及時結清債權債務，盡量做到當年債務當年結清，也減少各帳務經辦人的查詢要求，使會計檔案能按規(guī)定及時向檔案管理部門移交。
四、會計檔案管理工作應根據(jù)會計制度體制的調整而做及時調整
加強檔案管理，會計制度體制的調整不能忘了會計檔案管理制度的調整，會計檔案管理工作應始終作為會計人員職能的一部分。加強會計人員業(yè)務的學習不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的會計人員，才能打下實行檔案管理的基礎。同時檔案管理部門應主動介入，加強同財會部門的合作，進行業(yè)務指導與監(jiān)督。
五、加強財會部門與檔案管理部門的溝通
財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。
六、財會檔案管理人才應具備復合型知識結構
加強人們對財會檔案管理工作的重視，一個重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價值，只有當人們認識到檔案有用即有價值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強人們對檔案的管理力度。其實這是一件相輔相成的事，意識決定于對價值的認識，反過來價值又增強了人們的意識。在現(xiàn)在在一個人們對檔案價值認識不夠的情況下，管理者應加強對財會檔案管理人才的建設，配備一只具備復合型知識結構檔案管理隊伍，以開發(fā)檔案價值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導，積極開發(fā)，主動服務，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而加強其對檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。
1 財會檔案管理的人為因素風險
風險主要為可能遇到的危險或不確定性，財會檔案的風險主要來自于三方面的不確定性因素：一是人為因素，二是社會因素，三是自然因素戰(zhàn)爭或者火災等由人主導的因素；物理因素，比如溫度、濕度的控制是否能保持檔案的最佳保存狀態(tài)，是否做好了遮陽遮光防范。
其中，人為因素是造成所有風險災難的首要因素。研究表明，70%-80%的災難是由人犯錯誤造成的。對于檔案風險也多由人為因素引發(fā)，本文主要分析人為因素包含的各個方面。
1.1 領導層方面
財會檔案在各個行業(yè)中有著不同的意義，在銀行證券等金融行業(yè)中，財會檔案關系到金融資本的安全，是風險隱患中的關鍵環(huán)節(jié)；但在以教學科研為主的高校，往往從學校的領導層開始就忽視財會檔案的重要性，在學校整體檔案管理中被排在次要位置。
研究顯示，85%的企業(yè)破產或者失敗源于領導層的錯誤管控，而其中73%是源于高層的決策失誤。領導層對于財會檔案的漠視，也使得財會檔案管理鮮有規(guī)范的制度條例來指導，這給財會檔案管理埋下了風險隱患。
1.2 部門間協(xié)作方面
財會檔案的管理涉及到財務部門和檔案部門，財務部門是財會檔案的形成部門，財務部門對財會檔案的收集、裝訂、整理、前期保管等工作將直接決定財會檔案的初期質量。但財務部門并非專業(yè)的檔案管理部門，需要專業(yè)檔案部門的協(xié)助和配合，而一些高校檔案部門、財務部門以及與學校各二級單位三方面之間的聯(lián)系僅限于歸檔交接，并沒有建立良好的溝通協(xié)調機制。由于部門間互相不了解彼此的工作模式和需求，缺乏明確的分工，使得部門間互相推諉，造成溝通障礙。
1.3 檔案部門管理方面
對高校檔案部門來說，檔案部門內部管理水平決定著部門的文化和發(fā)展，是檔案部門能否完善運行各類檔案管理的關鍵。檔案部門管理風險主要表現(xiàn)為：
一是檔案部門管理者領導水平欠缺，因其職業(yè)敏感性，對財會檔案人員的要求較高。二是檔案員工未能參與到風險決策中，職工提出的意見不被采納，打消了其工作積極性。三是檔案管理部門缺乏財會方面的專業(yè)知識，不注重與本校財會部門以及外界相關檔案部門的交流和學習，使得員工專業(yè)知識匱乏。
1.4 從業(yè)人員方面
檔案管理人員是接觸檔案最多的人員，也是指導歸檔和利用檔案的引導者，因此檔案管理人員的素質決定了財會檔案的安全。財務檔案較其他檔案更為特殊，需要檔案管理人員兼?zhèn)錂n案管理能力和財務知識。。同時，財會檔案鮮有專門的人員進行管理，人員流動性大，導致工作接續(xù)出現(xiàn)問題，檔案部門在查檔過程中發(fā)現(xiàn)漏裝、錯裝等問題時也會有未能及時反饋給財務部門等情況。
1.5 查檔人員方面
隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大，科研課題的審計工作也隨之增加，對學校資金收支分配情況和對科研課題相關的業(yè)務憑單等審計材料的查閱也相應增加。在查檔高峰期，因為檔案館的格局和人手不夠等限制，不能及時對查檔人員進行監(jiān)管，造成了查檔隱患。同時，由于工作量大，工作實效要求高，因此為了提高工作效率，相關查檔老師也會派學生來檔案部門查詢財會檔案，這種委托的行為也可能給檔案管理造成風險隱患。
2 財會檔案的風險管控措施
財會檔案的風險管理即預測未來的不確定性因素，并采取相應的措施，以減少對檔案造成損失的過程。通過分析、識別和評估了上述人為因素可能造成的風險，可以從以下幾方面實施應對措施：
2.1 提升財會檔案管理意識
要想提升財會檔案的管理水平，首相要從思想上扭轉對財會檔案的重視程度，提升財會檔案管理相關的人員的風險管控意識。首先，要讓學校管理者認識到財會檔案風險管理對學校發(fā)展的重要性；其次，檔案部門要對財務部門及各二級單位相關人員普及檔案管理條例，加強其對檔案的前期整理水平及保管責任意識；第三，要通過采取各種安全方式教育和宣傳，加強職工的安全意識，形成全館的安全文化氛圍，做到人人參與，人人負責；第四，檔案館的從業(yè)人員更要以身作則，思想上加強財務檔案風險防范，行動上改變被動接收檔案的局面，減少倦怠情緒；最后，在檔案部門內張貼查檔安全知識圖，重要的位置張貼警示標志，讓風險意識深入每個查檔人的心。
2.2 建立財會檔案管理制度。
要制定“從上而下”的安全管理制度，上至主管校領導、檔案館及財務處主管領導，下至財務處及相關部門兼職檔案員、財會檔案專職管理人員、查檔人員，將相關的責任分散到每個檔案從業(yè)人員身上，使每個人都明確自己的責任和權利，履行自己的義務。同時，制定檔案獎懲制度，將違背財會檔案管理制度的行為予以指正，必要時限制查檔或通報，以加深其對財會檔案管理制度的執(zhí)行。
2.3 改進檔案部門風險文化。
企業(yè)或組織的風險文化分為高責備文化和無責備文化。當風險發(fā)生后，領導者是否責備職工決定了其管理文化和管理水平。在檔案館風險文化塑造中，人是關鍵，要以人為本，提高館內內部風險管控文化。檔案管理者首先要提高自己的風險應對能力，注意行事方法；其次，要建立良好的自上而下的溝通機制，共同成長進步；再次，管理者要采取鼓勵機制，對及時發(fā)現(xiàn)錯誤，規(guī)避風險的行為予以獎勵；第四，管理者要學會權力下放，將主動權交給具體負責財會檔案的職工，因為他們才是該類檔案的直接管理員，對檔案的情況更為熟悉，因此要多采納他們的意見，賦予其更多的參與感與責任感，讓其從被動接受領導轉變成檔案的主導者；第五，合理利用資源，注重職工個人素質全面發(fā)展，如邀請財務人員對本部門職工做財務專業(yè)知識的普及。
2.4 發(fā)展財會檔案信息化系統(tǒng)。
現(xiàn)代技術的應用在提高辦事效率的同時也降低了人為錯誤的發(fā)生，財會檔案的風險管理也需要信息化系統(tǒng)的支撐。首先，通過將財會檔案數(shù)字化，一些往來賬目可以以電子檔案的形式查閱，緩解了來館翻閱紙質檔案造成壓力，也減少了人為監(jiān)督和指導查檔的工作強度，降低了人為錯誤引發(fā)的風險；其次，加大對財會檔案數(shù)字化的硬件支持，提供先進的設備，并培訓財務檔案管理人員相關的電子檔案管理知識和信息化風險防范方法；第三，檔案部門要利用互聯(lián)網技術創(chuàng)新，優(yōu)化部門網站建設，從各部門及教職工的需求出發(fā)，建立財會檔案專門頁面，普及財會檔案相關法律法規(guī)、專業(yè)知識、歸檔和查檔要求、操作流程等，減少溝通不善帶來的風險；第四開發(fā)檔案管理公眾號，利用自動化辦公系統(tǒng)，定期向教職工推送檔案工作內容，并開發(fā)留言板及在線交流功能，讓公眾能參與到檔案館的建設中來，更好的改進檔案管理工作。
3 總結
財會檔案是高校綜合檔案的重要組成部分，反映了高校某一時期的科研與教學活動，是高校發(fā)展史的見證，關系到學校的發(fā)展動向和今后的發(fā)展形勢。但是隨著風險管理意識的增強，我們意識到人為因素導致的不確定性和風險越來越影響著財會檔案的命運。本文從提升管理意識、制定風險制度、改進風險文化和發(fā)展信息化系統(tǒng)方面對財會檔案提出了風險管控措施。這些措施的后期實施還需要根據(jù)實際情況不斷的調整和探索，以期實現(xiàn)優(yōu)化的全過程風險管理，確保財會檔案信息的
安全。
【關鍵詞】財務檔案 電算化 檔案管理 信息化
所謂會計電算化,是指計算機技術在會計工作中的應用,即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來,更好地參與單位的經營決策,加強財務管理。加強會計檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發(fā)展方向。管好用好財務檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。
一、會計電算化特點
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下,科目匯總表、資產負債表、借貸試算平衡以及相關的財務報表分析均需要進行人工匯總計算,使得財務人員的工作量很大,同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化會計環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成,同時可以根據(jù)需要生成會計報表,這大大降低了財務人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質發(fā)生了變化
手工會計方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質是“紙”介質,保存這些介質需要占用很大的空間,還需進行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質是“磁盤”,磁性介質。磁性介質的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復記錄的現(xiàn)象。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外,還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進行備份工作。
二、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設的過程中,財務保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案,實現(xiàn)財務檔案的網絡化管理,是搞好企業(yè)財務檔案管理的必然選擇。各級企事業(yè)單位實行會計電算化以后,由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數(shù)據(jù)與文件,財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據(jù)工作的實踐,總結出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。
第一,較之傳統(tǒng)的財務檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。
第二,傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
第四,電子財務檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網,通過計算機操作和網絡交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。
第五,電子財務檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優(yōu)點,但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務軟件的版本數(shù)越多,即會計電算化檔案更需要科學的管理。因此,即使實現(xiàn)了財務檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。
三、電算化會計檔案工作的內容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎,其他的一切工作都建立在此基礎之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質為載體,實現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務工作基地。在財務檔案數(shù)字化的基礎上,必須建立企業(yè)財務檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財務檔案的內容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫,如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經建立,立即著手數(shù)據(jù)的錄入,將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。
2、搞好財務檔案信息網絡建設,提高檔案使用效率
檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡,一方面可以將業(yè)務上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務,也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢?？傊?網絡財務檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差,實現(xiàn)財務檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務檔案管理能力和質量。
3、搞好財務檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設,做到定量分析與定性分析相結合,科學管理使用檔案
財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸,最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎,以計算機技術、人工智能技術、經濟數(shù)學等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案,并對方案進行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。
四、如何做好電算化會計檔案工作
電算化會計檔案是電算化會計活動的產物,又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn),在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進行的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)內數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
1、加強企業(yè)財務檔案管理的基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應該由財務部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財務軟件方面,應采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務數(shù)據(jù)存貯形式的標準性、一致性和可續(xù)性。
2、做好電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng)、網絡操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好電算化會計檔案的管理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數(shù)據(jù)外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會計檔案的整理和利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經濟規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調閱(或數(shù)據(jù)恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng),然后再進行調閱。
5、提高財務檔案管理人員的信息化素質
財務檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍,是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務人員隊伍專業(yè)結構單一的情況,滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。
五、電算化會計檔案應注意的問題
1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份
根據(jù)《賬務系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進行轉貯;雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。
2、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質存在安全隱患
會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機。計算機系統(tǒng)由硬件和軟件構成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導致數(shù)據(jù)不能被處理,會計工作不能進行。數(shù)據(jù)處理的準確、高效主要依賴于財務軟件的質量和性能。一旦軟件質量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴重的病毒,將會嚴重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失,如果沒有相關備份的話,將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴重的損失,嚴重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應對整個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計算機病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”,但無論軟件質量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應當重視對檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強檔案工作人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務水平,達到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理,并制定相應的管理制度。
4、加強會計電算化系統(tǒng)網絡環(huán)境的管理與維護
網絡安全性的指標主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網上財務數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會計電算化系統(tǒng)網絡環(huán)境的安全運行。
六、結束語
隨著電子計算機技術、網絡技術的不斷發(fā)展,檔案管理信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作是必然趨勢。目前,檔案管理信息系統(tǒng)已經在各個企事業(yè)單位、政府部門廣泛應用。進入WTO后,中國經濟的發(fā)展將進入快車道,中國的企業(yè)要走國際市場,參與國際競爭和國際分工。加強和完善電算化會計檔案管理,將成為各個企業(yè)在財務工作以及在整個企業(yè)經營管理工作中必須考慮的問題,財務檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。我們有理由相信隨著會計電算化事業(yè)的蒸蒸日上,會計電算化檔案的管理工作也一定會更出色,我們的工作也將會有條不紊地進行下去。
【參考文獻】
[1] 艾文國:會計電算化[M].北京:高等教育出版社,2003.
關鍵詞：會計電算化；財務檔案；管理
在社會發(fā)展及科技進步的推動之下，財務會計核算方法產生了很大的改變，而會計電算化的應用愈加廣泛，得到了很多行業(yè)的重視，它主要是借助計算機對財務信息進行分析、處理以及統(tǒng)計等操作，對信息技術進行了充分的利用，使得財務管理工作也獲得了現(xiàn)代化的發(fā)展，財務檔案管理人員需要不斷學習提升自身專業(yè)能力，熟練的掌握會計電算化知識，積極提高財務檔案管理工作水平。
一、會計電算化的特點分析
會計電算化的實現(xiàn)是基于計算機信息技術發(fā)展而來的，計算機技術與會計核算的結合產生了會計電算化，計算機技術取代了原來的手工記賬、報賬、信息處理等工作，使得財務工作變得更加簡潔，減輕了工作人員的負擔，而財務檔案管理工作也變得更加規(guī)范起來，工作效率得到了提升。會計電算化主要具有幾個方面的特點，一個就是它對數(shù)據(jù)信息處理方式進行了革新，在會計電算化技術的應用之下，財務核算實現(xiàn)了人機交互管理的新模式，具體的使用過程非常簡單，只要將數(shù)據(jù)成功輸入到核算機制之中，通過財務軟件作用的發(fā)揮就可以直接對會計分錄進行計算與處理了，最后在機制憑證審核完成之后對數(shù)據(jù)信息進行輸出，這樣會計報表就制作完成了。另外，原有的財務檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點，而電算化檔案只能在相應的財務管理平臺進行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財務信息就容易被別人隨意入侵修改。財務檔案管理工作人員也需要符合會計電算化的應用要求，需要具備豐富的工作經驗，熟練掌握會計核算工作內容，同時對計算機的相關操作也需要學習了解，這樣才能確保財務檔案的安全性，達到較好的檔案管理效果。
二、基于會計電算化下的財務檔案管理工作的完善策略
1.完善財務檔案管理的軟硬件設施
基于會計電算化下的財務檔案管理工作的開展，主要選擇具有檔案管理功能的計算機軟件，確認其管理功能是否健全，同時還需要對計算機系統(tǒng)進行定期的安全維護，為電算化檔案管理營造一個更加安全的運行環(huán)境[1]。在計算機的應用過程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財務檔案信息被隨意篡改。在財務檔案管理的硬件設施上，也應該配備相關的先進設備，，比如激光打印機、噴墨打印機等，這樣能夠實現(xiàn)財務信息載體的質量的提高，對紙質檔案進行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長紙質檔案的保存期限，確保檔案的完整性。
2.提高財務檔案管理人員的專業(yè)素質
會計電算化下的財務檔案管理屬于人機交互的管理模式，人們能夠對計算機的安全性進行自主的控制，因此，財務檔案管理人員的素質在財務檔案管理工作的開展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據(jù)具體的職位要求對工作人員的崗位進行劃分，對不同崗位的工作職責進行明確的規(guī)定，使得每一位財務檔案管理人員都能夠對自己的工作負責。另外，就是需要注重對管理人員進行相關的培訓，將軟件操作、網絡財務安全等知識作為培訓的重點內容，提高管理人員的電算化核算水平，培養(yǎng)更多的復合企業(yè)發(fā)展需要的復合型人才，促進財務檔案管理水平的提升。
3.建立完善的會計電算化財務檔案管理機制
基于會計電算化背景下，為了增強財務檔案管理的規(guī)范性，就需要實現(xiàn)相關管理機制的不斷完善，對不同管理環(huán)節(jié)的制度加強重視[3]。一方面，為了實現(xiàn)財務檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財務檔案管理人員需要對產生的財務報表等數(shù)據(jù)進行及時的打印，根據(jù)審計部門提出的具體要求去進行賬簿的打印，處理結束后立卷，形成紙質的檔案。另一方面，需要對電子財務檔案管理制度進行確立，在對財務檔案進行備份的時候，最好選擇質量合格的磁盤進行信息的存儲，對存儲磁盤與備用內容進行分開存放，對電子檔案的存儲還需要注重后期的保養(yǎng)，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對電子財務檔案進行分類，按照不同的類別進行編號儲存，將建檔的詳細日期以及檔案的主要內容進行明確的標注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對檔案的查找，減少不必要的時間上的浪費。對財務檔案的借用也需要形成完善的管理機制，財務檔案中包含的信息內容是非常復雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進行借用，否則容易造成信息的無故泄露[4]。所以，在進行財務檔案的借閱的時候，需要根據(jù)一定的借閱步驟去規(guī)范的進行操作，企業(yè)內部人員如果需要借閱財務檔案，則需要先去財務部門進行申請，經過審批允許之后再進行借閱。如果是企業(yè)外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業(yè)開具的介紹信或者相關的審批文件才能成功借閱，通過遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財務檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問題的發(fā)生?；跁嬰娝慊膽?，財務檔案管理工作中還需要注意對檔案進行定期的備份，形成比較完善的檔案備份管理制度，財務檔案管理人員需要對相關的檔案信息進行定期的備份，將所有的備份檔案單獨的儲存在一個專門的數(shù)據(jù)庫之中，對檔案備份的主要內容、備份時間等信息進行完整的記錄，加強管理，防止出現(xiàn)備份檔案損壞的問題。
三、結語
在財務檔案管理工作的開展中需要不斷的適應新時代的要求，進行工作上的改革創(chuàng)新，會計電算化技術的應用推廣，滿足了財務檔案管理創(chuàng)新的要求，同時也面臨著很多新的挑戰(zhàn)，新時期，財務檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養(yǎng)更多優(yōu)秀的會計電算化管理人才，完善管理制度，使得財務檔案管理過程中的軟硬件都符合會計電算化的發(fā)展要求，這樣會計電算化就能夠發(fā)揮出更大的效用了。
參考文獻：
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會計是經濟管理的重要組成部分，特別在市場經濟條件下，會計以貨幣為計量單位對各項經濟活動進行全面、完整、連續(xù)的反映和監(jiān)督，其所提供的信息在國民經濟發(fā)展中具有重要作用，對經濟預測、成本控制、經濟決策、加強內外部管理至關重要。由于會計信息失真失實而造成了諸多慘重的代價和損失。會計檔案作為會計信息的載體，對其加強管理非常必要。
會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算材料，它是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是會計核算的產物，是會計各環(huán)節(jié)的集中反映和副產品，主要來自立檔單位的財會部門或財務會計人員。會計檔案具有較強的專業(yè)性、廣泛性和嚴密性。
一、會計檔案的構成
會計檔案管理辦法中明確規(guī)定會計檔案具體包括以下內容：
會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他憑證；會計帳簿類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳簿、其他帳簿；財務報告類：月度、季度、年度財務會計報告，包括會計報表、附表、附注和文字說明，其他財務報告；其他類：銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單，其他應當保存的會計核算資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。各種財政預算、財務計劃、會計制度等文件材料，不屬于會計檔案的構成范圍。
二、會計檔案的整理
根據(jù)規(guī)定在整理時應當保持原會計卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和會計人員共同拆封整理，以分清責任。在整理時應當根據(jù)具體情況，主要有以下三種方法進行整理。
1.首先分開年度，把一個年度形成的會計檔案分為報表、帳薄、憑證三大類，然后再把不同保管期限的會計檔案分別組成單個的保管單位，一年編一個流水號。其優(yōu)點是簡便易行，分類與保管一致起來，便于查找利用。
2.年度――保管期限――組織機構分類法
先把一個年度內形成的會計檔案按保管期分開，然后在組織機構內再按報表、帳薄、憑證分別組成保管單位，一年編一個流水號。其優(yōu)點是能夠反應會計檔案形成的部門，體現(xiàn)一個單位會計檔案的完整性，查找利用方便。
3.年度――會計類型分類法
按年度設大類，大類中按稅收計劃、稅收會計、經費會計、稅收統(tǒng)計等會計類型的性質劃分屬類。然后將同一屬類內的會計檔案報表、帳簿、憑證分別組成保管單位。它的優(yōu)點是，這種分類能反映會計活動的不同階段和性質，能保持內在聯(lián)系，體現(xiàn)全宗內會計檔案的系統(tǒng)性，既方便平時利用，也便于今后的使用。
對于憑證、帳簿、報表封面上原有項目沒有填清填全的要由經辦人補填，對于破損，缺頁，裝訂不牢固的案卷也要由經辦人修補和裝訂。如果條件允許，最好將那些規(guī)格不等的憑證、帳簿、報表按照案卷的排列順序分別裝盒（袋）達到形式統(tǒng)一。
在案卷排列上，一般是先排報表，再排帳簿，最后是憑證的順序排列。如果各單位的黨政文書檔案目錄已編排定號，會計檔案應該單獨編號，外加“會”字或其它代碼，以示與文書檔案相區(qū)別。會計檔案數(shù)量不多的單位，可與文書檔案一起統(tǒng)一編排目錄。
三、在會計檔案管理中應注意的幾個問題
1.及時整理歸檔，確保資料完整
各會計核算單位對每年形成的資料，應當由財務會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，列出保管清單。在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，之后，要及時按清冊內容移交本單位檔案管理機構統(tǒng)一保管。接交人應當按照清冊內容逐一清點，并辦理交接手續(xù)，歸檔后，檔案管理人員應按照有關規(guī)定妥善保管，并注意保密，確保資料完整。
2.嚴格銷毀程序，禁止私自銷毀
【關鍵詞】 高校； 會計； 檔案管理
中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）09-0123-02
會計法是以處理會計事務的各種經濟關系為對象。以此為核心，各級會計組織需對各類社會組織的經濟活動和財務收支進行分析、檢查等經濟管理活動。高校作為立國之本的教育服務業(yè)，需加強貫徹十精神，切實有效履行國家賦予的重要社會責任，評價高校社會責任履行的效果，會計監(jiān)督必不可少，會計檔案管理作為這項工作的重要依據(jù)，亦顯得尤為重要。
一、會計檔案真實是推進法制化管理的基礎
任何一個經濟組織和團體都離不開經濟活動和經濟責任的考核，而會計系統(tǒng)是這一歷史使命的直接承擔者，會計系統(tǒng)加工形成的報表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運營管理等重要歷史事件核查的重要依據(jù)，而會計資料檔案的真實性、完整性和可靠性是重要基礎。
（一）會計檔案質量決定了高校的考核質量
會計資料是高校會計檔案的重要構成部分，而會計資料一般是指高校會計人員根據(jù)法定程序加工而成的會計信息。這些會計資料為報表使用者展現(xiàn)了高校的財務狀況和各項預算資金運用的合規(guī)性?，F(xiàn)代社會中，高校會計信息的使用者已延伸至各層級的政府主管部門與監(jiān)管機構，直接影響國家宏觀經濟調控與教育體制改革與發(fā)展秩序。高校運營管理是否踐行了法制化軌道，在其會計檔案中必將有明確體現(xiàn)，是上級機關事后考評的依據(jù)。低質量的會計資料不可能作出客觀、高質量的高?？冃Э己恕?/p>
（二）會計檔案質量提供了教育產業(yè)反腐的利器
會計的基本職能是通過核算行使財務監(jiān)督職能，需以高校實際發(fā)生的經濟業(yè)務為對象，以真實完整的會計資料檔案為依據(jù)，對高校的經濟業(yè)務事項進行的檢查與控制，實現(xiàn)內部監(jiān)督職能，并為外部監(jiān)督機構提供真實的高校會計資料進行檢查鑒定，以便對高校運營管理與會計管理的評價。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規(guī)挪用教學科研經費等貪污案件，無一不是從會計檔案中找出端倪，無一不需要會計資料作為有力證據(jù)。
（三）會計檔案合規(guī)管理實現(xiàn)了管理手段的提升
我國《會計法》在立法宗旨和修訂內容上，均對確保會計資料質量、規(guī)范會計管理作出了明確的法律要求，表明《會計法》的根本任務就是規(guī)范會計活動，力求會計資料完整可靠，為提高高校運營管理和財務管理效率及穩(wěn)定財經秩序保駕護航。會計電算化系統(tǒng)的廣泛運用，在一定程度上也杜絕了手工賬務處理的隨意行為，對業(yè)務流程進行了規(guī)范。為此，電子會計檔案的管理也顯得尤為重要。
二、會計檔案管理的局限與挑戰(zhàn)
會計資料檔案的真實完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰(zhàn)會計檔案資料真實性的主要影響因素包括會計制度體系的科學性、內控體系的嚴密性和技術支持平臺的安全性。
（一）會計制度規(guī)范體系仍不夠細致
當前體現(xiàn)國家宏觀調控政策意圖與市場管理目標的高校會計管理體制還處于改革調整過程中，所執(zhí)行的會計制度相對企業(yè)會計準則的資產組等概念而言完備性不足，對于高校自行采購的零星設備核算并未強制要求按項目進行歸類核算，各高校容易從自身利益出發(fā)在法律框架范圍內偏離法規(guī)主旨來謀求套取預算收入等的局部利益，通過將同一個較大項目的采購活動規(guī)避在政府統(tǒng)一采購系統(tǒng)之外，化整為零，讓事后監(jiān)督無法將業(yè)務的真實面貌還原，給監(jiān)管帶來一定困難。在一定程度上誘發(fā)了會計資料造假，導致留存的會計檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會計工作之后，高校在修訂自身會計檔案管理制度等方面不夠及時，會計電算化檔案保管只注重數(shù)據(jù)的保管而忽視數(shù)據(jù)環(huán)境（軟件系統(tǒng)和硬件環(huán)境）的管理，甚至因疏于管理導致會計檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會計資料信息失真的潛在風險。
（二）利益驅動導致造假，內控措施不到位
當前市場上銷售的企業(yè)會計電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會計管理軟件，則可能通過自行開發(fā)實現(xiàn)，雖然操作界面并不出現(xiàn)后臺數(shù)據(jù)管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏數(shù)據(jù)管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會計系的隱藏數(shù)據(jù)管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經濟收益，被修改過的會計系統(tǒng)所披露的會計信息體現(xiàn)了其自身利益最優(yōu)的結果，不能反映高校預算執(zhí)行的實際效果，屬于有動機地操縱會計系統(tǒng)生成了虛假信息，降低了會計資料檔案的真實性和可靠性。
（三）會計支持系統(tǒng)的安全性仍留隱患
隨著現(xiàn)代信息技術越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經推行了會計電算化核算管理，使得防控會計舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會計檔案真實性受到挑戰(zhàn)。除了一些單機版會計電算化軟件會隱藏快捷熱鍵開啟的數(shù)據(jù)管理窗口可供隱蔽修改業(yè)務數(shù)據(jù)外，基于自建服務器使用的網絡環(huán)境下會計電算化系統(tǒng)，也可以與軟件提供商的售后服務人員通過軟件維護途徑直接在服務器上篡改相關數(shù)據(jù)，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網絡的會計電算化信息系統(tǒng)還存在著諸多安全隱患，網絡數(shù)據(jù)庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強化系統(tǒng)控制，電算化會計帶來的危害和損失將遠高于手工會計系統(tǒng)。
三、多角度創(chuàng)新會計檔案管理模式
會計檔案管理的日趨規(guī)范是一項系統(tǒng)工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設、管理技術手段升級和從業(yè)人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。
（一）制度建設上實施統(tǒng)一領導下的分級管理
要緊緊圍繞國家財政部及檔案局在2011年聯(lián)合下發(fā)的會計檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統(tǒng)一而明確的會計檔案管理工作制度，即會計檔案管理需實行統(tǒng)一領導、分級管理的模式。建議進一步細化、同級財政部分作為統(tǒng)一領導主體，將高校電算化條件下的會計檔案管理實行權限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數(shù)據(jù)的后臺維護則由上級主管部門統(tǒng)一采購和付費，一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)助高校違規(guī)篡改數(shù)據(jù)行為，將解除服務合同，并向公安機關報案，加大其違規(guī)成本。
（二）技術手段上采用未來通用的報表格式
會計文件和相關法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴展商業(yè)報告語言）各項準備和試運行工作。這一技術基于互聯(lián)網傳遞數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)服務器存在于高校本地，可統(tǒng)一建立在同級或上級財政管理部門，杜絕后臺進入服務器修改數(shù)據(jù)庫的可能。同時，采用這一獨立而開放的國際標準語言后，可對信息進行分類并加上標簽，就使得這些信息在經濟組織內部和外部能夠更加方便有效地對財務信息進行自動搜尋與使用。隨著會計報告范圍的延伸，也能促使改變當前單一的通用財務報告模式轉向更豐富多樣的交互財務報告模式，為會計信息需求者更加高效利用會計資料檔案提供便利。
（三）從業(yè)準入上持續(xù)提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質
要實現(xiàn)會計檔案管理工作的連續(xù)性和有效性，會計檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質，也要具備一定的會計從業(yè)知識，對會計基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。不能把會計檔案管理當成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準入上和工作中能切實堅持履行職責，遵守各項法規(guī)，模范履行會計檔案管理工作中的各項規(guī)章制度，保持廉潔與公正，還要加強對審計業(yè)務、計算機、網絡安全、會計電算化等信息技術的學習與培訓，加大檔案管理者對前臺財務核算人員的后期監(jiān)督與約束作用。
【參考文獻】
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