時(shí)間：2023-06-21 09:14:35
序論：在您撰寫電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問(wèn)題
（一）電子檔案歸檔存在缺失。由于民政社會(huì)救助中心在以往的工作中保留的紙質(zhì)檔案資料庫(kù)極為龐大，再加上紙質(zhì)檔案裝訂、整理的過(guò)程中也沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)分類，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心在全面實(shí)施電子檔案管理以后，許多紙質(zhì)檔案都沒(méi)有得到及時(shí)、合理地利用。將紙質(zhì)版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復(fù)雜、繁瑣的工作，因?yàn)殡娮訖n案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分的發(fā)揮，檔案管理的效率相對(duì)較為低下。
（二）電子檔案缺乏資金保障。因?yàn)槊裾鐣?huì)救助中心檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的資金保障，導(dǎo)致其在硬件設(shè)施方面的投入明顯不足，全國(guó)各個(gè)地區(qū)的民政社會(huì)救助中心檔案管理部門仍舊采用配置相對(duì)較為過(guò)時(shí)的計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會(huì)救助中心檔案管理工作如果要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，先進(jìn)的硬件設(shè)施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機(jī)以及復(fù)印機(jī)等等。
（三）檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提升?，F(xiàn)階段，民政社會(huì)救助中心檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應(yīng)能力相對(duì)較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類、流程以及歸檔等相關(guān)工作，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。
二、優(yōu)化措施與建議
（一）完善電子檔案管理體系。一套科學(xué)、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開(kāi)展的先決條件。這就需要民政社會(huì)救助中心嚴(yán)格按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)范，充分結(jié)合民政社會(huì)救助中心的實(shí)際情況，制定一套具有科學(xué)性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責(zé)任等相關(guān)流程更為規(guī)范化、合理化，切實(shí)保障各項(xiàng)工作的開(kāi)展實(shí)現(xiàn)有章可循、有矩可循。針對(duì)審查完成的電子文件實(shí)施統(tǒng)一的收集管理，要產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，并且要針對(duì)紙質(zhì)文件實(shí)施集中核查，從而有效保障紙質(zhì)檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會(huì)救助中心應(yīng)當(dāng)逐漸規(guī)范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺(tái)，從而有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
（二）加大財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展力度。民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要進(jìn)一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動(dòng)打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)以及計(jì)算機(jī)等，切實(shí)滿足現(xiàn)代化電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化發(fā)展。此外，民政社會(huì)救助中心還應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)化管理的目標(biāo)，必須要改變傳統(tǒng)管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會(huì)救助中心檔案的“利用”性質(zhì)，比如：構(gòu)建社會(huì)救助工作的信息管理系統(tǒng)，使得民政社會(huì)救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內(nèi)容更為準(zhǔn)確，從而有效促進(jìn)民政社會(huì)救助中心電子檔案規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)民政社會(huì)救助中心電子檔案的價(jià)值。
（三）提升檔案管理人員專業(yè)能力。隨著信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)日新月異的變化，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作未來(lái)的必然發(fā)展趨勢(shì)。所以，民政社會(huì)救助中心應(yīng)當(dāng)依照檔案管理的實(shí)際需求，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，切實(shí)保障檔案管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)的合理性。進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作，通過(guò)開(kāi)展多門類、多層次的知識(shí)體系培訓(xùn)教育，根據(jù)當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍的實(shí)際情況，組織多形式、多渠道的培訓(xùn)教育方式，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識(shí)體系與信息素養(yǎng)，全面提升檔案管理隊(duì)伍的電子信息知識(shí)，力爭(zhēng)打造一支綜合素質(zhì)過(guò)硬、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。
電子文檔在歸檔前可以進(jìn)行隨意的修改、復(fù)制、刪除等操作，可以進(jìn)行多次復(fù)制，沒(méi)有次數(shù)的限制，在操作上比紙介文檔簡(jiǎn)單、容易——只需要在計(jì)算機(jī)上通過(guò)相應(yīng)的軟件來(lái)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行修改、增加，不留任何修改痕跡，其真實(shí)性和原始性不會(huì)發(fā)生改變。電子文檔還可以對(duì)檔案上的小瑕疵進(jìn)行修復(fù)，例如檔案因?yàn)闀r(shí)間的久遠(yuǎn)，上面的字跡或者圖像不清晰，可以通過(guò)軟件進(jìn)行修復(fù)，使字跡或圖像變得清晰而方便歸檔、保存，檔案經(jīng)過(guò)修復(fù)后，保存就不再受到時(shí)間的限制了。
而紙介文檔的生成需要通過(guò)人手書寫記錄內(nèi)容，比較耗時(shí)，不利于操作，當(dāng)在抄寫時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤需要修改或者需要增加內(nèi)容時(shí)，只能重新抄寫或者直接在文檔上修改，紙介上就會(huì)出現(xiàn)修改痕跡，對(duì)有價(jià)值的文檔轉(zhuǎn)化成檔案后會(huì)影響文檔的整潔。同時(shí)，紙介文檔保管時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)出現(xiàn)紙張發(fā)黃、破損、字跡模糊等問(wèn)題，需要對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)或修補(bǔ)，既費(fèi)時(shí)也不利于檔案保存和利用。
二、電子文檔的儲(chǔ)存
電子文檔形成后可以存放在多種存儲(chǔ)介質(zhì)，例如磁盤、光盤、移動(dòng)設(shè)備等，而且必須在計(jì)算機(jī)上讀取、處理。電子文檔存儲(chǔ)在特定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，就可以在不同的時(shí)間、地點(diǎn)通過(guò)特定的方式去閱讀、處理、保存，可以不受時(shí)間、空間的限制，但卻離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，只能在計(jì)算機(jī)上通過(guò)相應(yīng)的軟件來(lái)進(jìn)行讀寫。
但是電子文檔在儲(chǔ)存方面也存在一個(gè)比較大的劣勢(shì)，即在操作過(guò)程中，一旦管理員操作不當(dāng)或違規(guī)進(jìn)行操作，文件可能會(huì)因此出現(xiàn)損壞，甚至?xí)G失，影響文件歸檔。而紙介文檔只能存放在專門的庫(kù)房里保管，需要采取各種專門的技術(shù)措施去保護(hù)檔案，如復(fù)制、修裱、消毒、滅蟲、滅菌等措施去長(zhǎng)期保存檔案，比較繁瑣；在查閱方面，也只能在特定的時(shí)間到檔案館去查閱，比較耗時(shí)，不利于檔案的利用。
三、電子文檔的安全與保密
在電子文檔案管理的過(guò)程中，單位和檔案員要加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)的嚴(yán)格管理。由于電子文檔可以存儲(chǔ)于多種存儲(chǔ)介質(zhì)，如光盤和移動(dòng)硬盤等可以存儲(chǔ)大容量的電子文件；這些存儲(chǔ)介質(zhì)都不受時(shí)間和空間的限制，可以在不同的計(jì)算機(jī)上讀取，因此，令到電子文件的安全性大大降低。同時(shí)，由于這些介質(zhì)攜帶方便，因此亦更容易造成丟失或泄密，造成不可挽回的損失。
所以，我們需要不定時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確保檔案信息系統(tǒng)的安全；此外，從檔案資料的錄入到讀取信息利用都需要由專人負(fù)責(zé)，實(shí)行專人專機(jī)使用，確保電子文檔的安全與保密；對(duì)于保存在電腦里的文檔，也要不定時(shí)進(jìn)行備份或者拷貝到特定的存儲(chǔ)介質(zhì)，如移動(dòng)硬盤、光盤，防止文檔的丟失。紙介文檔雖然在查閱、利用比較麻煩，但由于它處于專門的密閉空間，安全性相對(duì)比電子文檔好。
關(guān)鍵詞：幼兒園；電子檔案；管理；實(shí)踐
目前存儲(chǔ)媒介為刻錄光盤，但在實(shí)際操作過(guò)程中遇到了諸多問(wèn)題：1．視頻文件越來(lái)越多，借閱光盤只能給一位老師使用，其他老師就無(wú)法使用。2．光盤查閱困難，光盤堆疊在一起，很難迅速查閱到需要的。3．光盤借閱至歸還存在問(wèn)題，歸還不及時(shí)，導(dǎo)致光盤丟失，再次刻盤耗費(fèi)時(shí)間。4．光盤存儲(chǔ)容量小，普通單張光盤容量為4．7G，針對(duì)目前高清視頻，動(dòng)則5－6G，單張光盤不能容納一個(gè)視頻。5．電子檔案現(xiàn)已越來(lái)越多被幼兒園所應(yīng)用，但經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)誤傳、誤刪等現(xiàn)象，權(quán)限管理不清。針對(duì)以上問(wèn)題，在遵循電子文件光盤刻錄的前提下，對(duì)我園教師電子檔案存儲(chǔ)和借閱方式上應(yīng)用“云盤”和“享存”軟件進(jìn)行管理，更好地服務(wù)教師查閱幼兒園電子檔案。
一、云盤使用
云端存儲(chǔ)編輯其實(shí)是網(wǎng)絡(luò)硬盤，只要有網(wǎng)絡(luò)，學(xué)校、教師可以隨時(shí)隨地地存放電子類文件。云盤相對(duì)于機(jī)械硬盤或者移動(dòng)硬盤來(lái)說(shuō)更加得方便，教師不用再將機(jī)械硬盤等設(shè)備帶在身上，卻可以通過(guò)無(wú)線互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地地從云端來(lái)獲取自己存儲(chǔ)起來(lái)的信息。（一）使用優(yōu)勢(shì)：1．存儲(chǔ)空間大，現(xiàn)普通DVD光盤單張存儲(chǔ)容量為4．7G，百度云盤有2T空間，相當(dāng)于435張光盤，騰訊微云有10T空間，相當(dāng)于2178張光盤，而且存儲(chǔ)空間會(huì)不斷擴(kuò)大，滿足視頻文件需要大空間的存儲(chǔ)要求。2．將視頻文件按時(shí)間順序上傳至云空間，可以按具體文件夾名稱檢索，也可按類型分類檢索。3．創(chuàng)建分享，便于需要查閱老師自行下載查閱，無(wú)需借閱手續(xù)，減少中間煩瑣過(guò)程。步驟如下：（二）使用的不足：1．借閱教師收到分享鏈接，下載查看時(shí)需要有網(wǎng)絡(luò)支持，下載時(shí)間依網(wǎng)速而定，需要一定時(shí)間才能查看。2．存儲(chǔ)介質(zhì)為云技術(shù)，而基于web的應(yīng)用長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)就被認(rèn)為具有潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。這就是說(shuō)云托管的數(shù)據(jù)可能會(huì)產(chǎn)生少量的數(shù)據(jù)丟失，這是由于特殊情況引起的。
二、文檔管理軟件享存應(yīng)用
（一）幼兒園的文件應(yīng)該統(tǒng)一存儲(chǔ)到幼兒園的服務(wù)器里面，讓老師們可以共享資源。（二）共享過(guò)程中目錄有權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理。①誰(shuí)是該目錄的文檔管理員目錄的文檔管理員，可以進(jìn)行分權(quán)管理。比如，我們創(chuàng)建“業(yè)務(wù)部”這個(gè)目錄，我們指定x為業(yè)務(wù)部文檔管理員，則x可以在“業(yè)務(wù)部”目錄下建立自己的分目錄，并設(shè)置相關(guān)權(quán)限②誰(shuí)可以在該目錄內(nèi)－上傳文件③誰(shuí)可以在該目錄內(nèi)－下載文件④誰(shuí)可以在該目錄內(nèi)－瀏覽文件文件可以看，但拿不到實(shí)體文件。瀏覽文件支持Office、PDF、AutoCAD⑤誰(shuí)可以在該目錄內(nèi)－修改文件想要修改或者刪減文件需要有修改的權(quán)限，但是具有上傳權(quán)限的人不一定擁有修改的權(quán)限。（文件資源收集到幼兒園的服務(wù)器之后，上傳的人不能對(duì)文件進(jìn)行刪除和修改，以免有人惡意地進(jìn)行破壞，做好防范措施。）（三）查詢查詢的時(shí)候?qū)嵭卸鄺l件模糊組合，支持多條件組合模糊查詢?？偠灾?，幼兒園電子檔案管理需要在新的計(jì)算機(jī)技術(shù)上不斷發(fā)展，在操作應(yīng)用中選擇適合本園的媒介，并讓電子檔案更好地服務(wù)于本園教師，在此基礎(chǔ)上更好地優(yōu)化電子檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；電子檔案管理；規(guī)章制度；安全管理
新形勢(shì)下，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，電子檔案出現(xiàn)并得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。通過(guò)電子檔案的應(yīng)用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案的占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者的需要。同時(shí)，為促進(jìn)其作用有效發(fā)揮，應(yīng)該加強(qiáng)管理工作，促進(jìn)電子檔案管理水平的提高。但目前電子檔案管理工作中，一些人員素質(zhì)偏低，制度不健全，導(dǎo)致管理仍然存在不足，應(yīng)該采取優(yōu)化策略和完善措施。
一、新形勢(shì)下電子檔案管理面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)
新形勢(shì)下，雖然電子檔案的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質(zhì)偏低，當(dāng)前電子檔案管理仍然面臨以下幾個(gè)方面的問(wèn)題與挑戰(zhàn)：
（一）原稿的管理被忽視。為方便打印，人們習(xí)慣應(yīng)用計(jì)算機(jī)起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視電子文件的管理工作。多數(shù)人不注重加強(qiáng)電子文件管理工作，或者未能將其保留下來(lái)，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護(hù)文件夾，對(duì)文件任意進(jìn)行增減、刪除或篡改操作，導(dǎo)致原始的電子文件面目全非，失去歸檔保管的作用，需要采取改進(jìn)措施。
（二）歸檔管理不被重視。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號(hào)，然后交由管理部門和工作人員進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間較長(zhǎng)，工作人員經(jīng)驗(yàn)豐富，總結(jié)出行之有效的工作流程、方法和原則，相關(guān)制度也比較成熟，有利于提升檔案管理水平。而電子檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲(chǔ)于磁盤中，并保留在信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案信息資源共享。但由于電子檔案的生成環(huán)境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行，電子檔案的歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。
（三）檔案安全管理不足。電子檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴(yán)重，甚至導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資料難以恢復(fù)。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護(hù)技術(shù)手段不足，未能綜合應(yīng)用防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)等，安全管理制度措施也沒(méi)有被嚴(yán)格執(zhí)行，制約電子檔案管理水平提升。
二、新形勢(shì)下電子檔案管理的優(yōu)化策略及有效措施
為彌補(bǔ)電子檔案管理的不足，根據(jù)新時(shí)期和新形勢(shì)，以提高管理水平為目的，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下方面入手，采取優(yōu)化策略和改進(jìn)措施。
（一）加強(qiáng)原稿管理，重視電子文件收集。電子檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應(yīng)該加強(qiáng)原稿管理，做好存儲(chǔ)和備份工作。同時(shí)注重電子文件收集，與紙質(zhì)檔案完全不同的是，電子文件的收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對(duì)具有輔助作用的文件、正式的文件應(yīng)該做好搜集工作，進(jìn)行整理和歸檔。并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質(zhì)拷貝件或微縮品，避免電子檔案丟失。
（二）完善規(guī)章制度，加強(qiáng)歸檔管理工作。完善電子檔案管理規(guī)章制度，推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，讓他們有效適應(yīng)電子檔案管理需要，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施。重視電子檔案綜合利用，加強(qiáng)管理，使管理和利用工作更為有效地開(kāi)展下去。電子檔案歸檔過(guò)程中，可采用硬盤存儲(chǔ)或外部載體保存，避免受到不必要的損失。
（三）重視安全管理，健全安全管理制度。加強(qiáng)電子檔案安全管理工作，注重安全防范工作。要綜合采用加密、簽署、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、防篡改等措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理。還可以將其修改為只讀性文件，防止被任意修改，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)其安全性與可靠性。做好備份工作，綜合應(yīng)用加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、數(shù)字簽名、信息備份與恢復(fù)等措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理，確保其安全可靠。
（四）注重管理培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)。引進(jìn)基礎(chǔ)扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)、信息技術(shù)應(yīng)用水平高的管理人員，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理。完善管理培訓(xùn)制度，學(xué)習(xí)相關(guān)理論和前沿知識(shí)，促進(jìn)電子檔案管理效率的提升。管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，提高計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平，有效利用其開(kāi)展檔案管理工作。積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富理論知識(shí)，提升愛(ài)崗敬業(yè)精神，增強(qiáng)動(dòng)手操作能力，有效提升電子檔案管理水平。
三、結(jié)語(yǔ)
新形勢(shì)下，隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，電子檔案的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。為促進(jìn)電子檔案管理水平的提高，實(shí)際工作中應(yīng)該認(rèn)識(shí)存在的不足，結(jié)合電子檔案管理需要，綜合采取優(yōu)化策略和有效措施。從而促進(jìn)電子檔案管理水平的提高，使其更好地運(yùn)營(yíng)和發(fā)揮作用。
【參考文獻(xiàn)】
[1]文一博.新形勢(shì)下加強(qiáng)電子檔案管理的策略[J].黑龍江檔案，2015（1）：99.
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理工作 技術(shù)創(chuàng)新企業(yè)文化
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.
Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息化技術(shù)管理作為一種知識(shí)管理先進(jìn)的模式，在社會(huì)發(fā)展中具有越來(lái)越重要的作用。如今現(xiàn)代的信息化技術(shù)為檔案管理的發(fā)展提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高企業(yè)整體的工作效率。企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要，樹(shù)立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度?，F(xiàn)代化企業(yè)檔案管理制度的本身，應(yīng)使企業(yè)檔案管理工作緊貼企業(yè)的需求，對(duì)外滿足企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求，對(duì)內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求。
檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)：與紙質(zhì)的檔案載體相比，檔案電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。檔案電子文件的形式也更多樣化，除文字、圖片以外還有錄音、影像、三維動(dòng)畫等多媒體文件。有了這種新形式的電子檔案的加入，會(huì)將我們的企業(yè)檔案記錄的更加完整。電子載體，例如VCD、DVD光碟、硬盤等。這些電子載體的普遍特點(diǎn)是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。一般在監(jiān)理單位的工程檔案都只停留在一張紙上，如果想看查閱其監(jiān)理單位或某個(gè)工程的單位業(yè)績(jī)、工程獎(jiǎng)項(xiàng)，只能靠翻閱這些紙質(zhì)檔案或一些實(shí)物獎(jiǎng)狀等資料，可如果我們加入多媒體影像的文件檔案后，檔案管理人員就可在電腦上檢索出想要查閱的資料了。
檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)需要注意的問(wèn)題：要保證檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性。電子化檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向社會(huì)公眾提供高效快捷的檔案信息服務(wù)，需要采用一套完整的安全措施，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止病毒的入侵。檔案信息在傳輸?shù)倪^(guò)程中，要確保重要信息不漏泄或被篡改。采用嚴(yán)格的身份證和權(quán)限管理，信息傳輸加密，安裝防病毒系統(tǒng)、備份與恢復(fù)系統(tǒng)等安全措施。
提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)：檔案管理人員要通過(guò)不斷地培訓(xùn)學(xué)習(xí)獲取知識(shí)來(lái)提高自身素質(zhì)，多學(xué)習(xí)和運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)、通訊等高科技技術(shù)手段，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。做為新時(shí)代的檔案管理工作人員要?jiǎng)?chuàng)新思路，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓電子化、數(shù)字化檔案管理的各項(xiàng)功能。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息生產(chǎn)、傳播和儲(chǔ)存的形式發(fā)生極大的改變，以數(shù)字形式存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案已成為會(huì)計(jì)檔案工作中越來(lái)越重要的檔案形式。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)流程的一個(gè)十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業(yè)單位財(cái)務(wù)方面的歷史材料等信息。但在會(huì)計(jì)檔案管理長(zhǎng)期保存工作中仍然存在一些問(wèn)題。因此，需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、積極探索，以促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作，使之更好地為單位的財(cái)務(wù)工作服務(wù)。
1 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理的重要性
經(jīng)濟(jì)運(yùn)作是單位存在的生命之源，而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量直接影響著單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)作情況。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案來(lái)說(shuō)，其是單位在長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資料，代表了本單位財(cái)務(wù)情況，對(duì)后續(xù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的展開(kāi)和管理均具有重要指導(dǎo)意義。電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效實(shí)施，可以提高信息處理的速率和質(zhì)量，為各部門下一階段的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，同時(shí)新型技術(shù)的應(yīng)用，還可以有效解決勞動(dòng)力，控制成本投入，提高會(huì)計(jì)信息的綜合利用效果。但是電子會(huì)計(jì)檔案管理、應(yīng)用以及保存等工作的實(shí)現(xiàn)，均需要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，這樣就決定了檔案信息的不安全性，在任何階段均有可能會(huì)受到外部因素影響而出現(xiàn)問(wèn)題，造成檔案信息損毀或者失真?；趩挝贿\(yùn)營(yíng)需求，必須要加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存的重視，采取措施來(lái)避免保存過(guò)程中受到的損傷。
2 電子會(huì)計(jì)檔案信息的特點(diǎn)
2.1 信息保存期延長(zhǎng)
新法規(guī)中規(guī)定會(huì)計(jì)檔案定期保管年限更改為10年和30年兩類，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)年限進(jìn)行了適當(dāng)延長(zhǎng)。在此背景下，怎樣才能實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存，已經(jīng)成為行業(yè)研究要點(diǎn)。在應(yīng)用各項(xiàng)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行保存時(shí)，還要注意在后期階段，是否存在系統(tǒng)以及平臺(tái)來(lái)有效讀取原有數(shù)據(jù)檔案信息，保證各類檔案信息可以充分發(fā)揮其所具有的指導(dǎo)信息。
2.2 信息保存要求高
現(xiàn)在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)檔案信息管理工作的實(shí)施也具有一定推動(dòng)作用，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化和數(shù)字化發(fā)展。在此背景下，不存在紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的原生電子會(huì)計(jì)檔案持續(xù)出現(xiàn)和增加，在一定程度上加大了檔案信息保存管理的難度。新《辦法》規(guī)定單位生成以及外部接收的電子會(huì)計(jì)檔案信息，可以利用電子形式進(jìn)行保存，需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)軟件技術(shù)作為支持。但是在此過(guò)程中，一旦原生電子會(huì)計(jì)檔案保存存在缺陷，勢(shì)必也會(huì)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存產(chǎn)生不良影響。
2.3 信息內(nèi)容復(fù)雜性
想要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存，需要對(duì)其具有的特點(diǎn)進(jìn)行分析，因?yàn)槠鋾?huì)涉及到多方主體，需要科學(xué)性高的組織者對(duì)各類檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理，同時(shí)還要求具有較高專業(yè)技能水平的工作人員參與管理。另外，基于電子會(huì)計(jì)檔案保存載體特點(diǎn)，還需要已經(jīng)相對(duì)成熟的系統(tǒng)和軟硬件作為基礎(chǔ)，單位需要與專業(yè)系統(tǒng)、軟件開(kāi)發(fā)商保持有效聯(lián)系。假如在此過(guò)程中存在任何問(wèn)題，均會(huì)加大會(huì)計(jì)檔案信息保存風(fēng)險(xiǎn)性，導(dǎo)致其在長(zhǎng)期保存過(guò)程中受到破壞，造成信息失真。
3 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理中存在的問(wèn)題
3.1 配件支持問(wèn)題
因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存需要有可靠性高的軟硬件作為支持，但是就現(xiàn)狀來(lái)看，很多單位此方面建設(shè)不到位?，F(xiàn)用檔案信息保存和利用載體的服務(wù)器、硬件外圍設(shè)備以及終端均需要進(jìn)行更換和升級(jí)，以及財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)也需要進(jìn)行更新。
3.2 管理工作問(wèn)題
雖然對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息管理的重視不斷提高，但是因?yàn)榧夹g(shù)水平限制，目前管理工作在實(shí)際開(kāi)展中還存在較大缺陷。很多具有會(huì)計(jì)等財(cái)經(jīng)專業(yè)學(xué)歷的財(cái)務(wù)人員，并沒(méi)有檔案學(xué)專業(yè)背景，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容以及要求了解不全面。同時(shí)，管理制度缺失也是限制管理工作有效展開(kāi)的主要因素，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存中出現(xiàn)丟失、泄密、無(wú)法讀取等問(wèn)題，無(wú)法作為指導(dǎo)文件應(yīng)用。
3.3 專業(yè)技術(shù)問(wèn)題
電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存，關(guān)鍵是要保證其完整性和安全性，即在保存階段不會(huì)被篡改、竊取，保證在后期應(yīng)用中可以順利讀取。但是現(xiàn)在參與財(cái)務(wù)管理工作的人員，并不具備專業(yè)信息背景，無(wú)法高效應(yīng)用各項(xiàng)信息技術(shù)，在對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)以及保存系統(tǒng)進(jìn)行操作時(shí)，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槿藶槭д`加大保存風(fēng)險(xiǎn)。
3 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理優(yōu)化措施
3.1 提高人員綜合素質(zhì)
所有保存管理工作的實(shí)施，均需要由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，這樣單位就需要安排專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)精神較高的人員負(fù)責(zé)，降低人為因素對(duì)保存工作的影響。對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其在掌握財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)的同時(shí)，提高信息安全意識(shí)，自主學(xué)習(xí)并掌握信息技術(shù)，提高自身信息處理能力，可以根據(jù)實(shí)際工作要求熟練操作不同電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。同時(shí)，還應(yīng)提高對(duì)電子信息檔案長(zhǎng)期保存工作的重視，應(yīng)用措施來(lái)提高檔案保存安全性，并可以根據(jù)實(shí)際需要快速檢索查找所需檔案信息，為單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的展開(kāi)提供信息支持。
3.2 完善各項(xiàng)規(guī)章制度
要針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存工作要求，制定完善管理制度，對(duì)管理工作的張開(kāi)提供保障。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作相比，電子會(huì)計(jì)工作中電子憑證長(zhǎng)期保存難度更大，因此必須要有專門的制度對(duì)管理行為進(jìn)行約束，明確管理人員職責(zé)，保證各項(xiàng)管理措施的有效落實(shí)。并通過(guò)獎(jiǎng)懲制度的落實(shí)，來(lái)提高工作人員主觀能動(dòng)性，互動(dòng)按照要求開(kāi)展管理作業(yè)。
3.3 優(yōu)化專業(yè)技術(shù)系統(tǒng)
要建立功能完善的系統(tǒng)，并保證各項(xiàng)配套軟硬件的落實(shí)，定期對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行更新。物理方面要做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防火、防水、防盜、防震，安排人員對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行不定期巡查，避免外力對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生影響。提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)以及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)運(yùn)行安全性，可以準(zhǔn)確快速的讀取全部資料信息，并輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)財(cái)薄等會(huì)計(jì)資料。另外，還要基于電子檔案信息長(zhǎng)期管理要求，設(shè)置經(jīng)辦、審核、審批等審簽程序，保證檔案信息應(yīng)用完整性。
1 明確電子文件的涵義
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》CGB/T188942002）中對(duì)電子文件的界定是：電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
由此我們可以得知：辦公白動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)的文檔，用數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)拍攝的照片、視頻，錄音筆錄制的音頻，掃描儀掃描后的圖像等都是電子文件。電子文件還包括對(duì)其生成、運(yùn)轉(zhuǎn)的環(huán)境信息的記錄，產(chǎn)生、修改的過(guò)程記錄、修改內(nèi)容及操作者的記錄等信息。因?yàn)槊恳环蓦娮游募谏?、運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中都會(huì)生成元數(shù)據(jù)和背景信息。
2 明確電子文件的管理職責(zé)
想要切實(shí)做好電子文件管理工作，充分保障電子檔案的真實(shí)性和完整性，相關(guān)的檔案行政管理部門與檔案形成部門、職責(zé)部門等有關(guān)部門之間要進(jìn)行良好的協(xié)調(diào)合作，并將各項(xiàng)指責(zé)俄進(jìn)行明確的劃分，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
2.1 檔案行政管理部門
首先，檔案行政管理部門要與信息化主管部門進(jìn)行溝通交流，共同對(duì)本區(qū)域內(nèi)的電子文件歸檔工作進(jìn)行管理與監(jiān)督。并且，由于電子文件的發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，電子文件管理工作也正處于摸索中的階段，在實(shí)際工作過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。因此，這就需要檔案行政管理部門要對(duì)電子文件檔案管理工作進(jìn)行正確的指導(dǎo)，通過(guò)與信息化主管部門的合作，對(duì)電子文件進(jìn)行有效的管理，并從一定程度上，大大提高了檔案歸檔工作的效率。
2.2 電子文件形成單位
在電子文件的全過(guò)程管理中，無(wú)論是從系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，還是最終電子文件的形成，電子文件的形成單位都要實(shí)施全程的管理，積極參與其中。同時(shí)，各個(gè)相關(guān)單位也要將自身的管理職責(zé)進(jìn)行明確，制定出完善的電子文件歸檔管理制度，共同將電子文件歸檔文化歸檔工作做好。
2.2.1 檔案部門的職責(zé)檔案部門
該部門主要是與信息化工作部門、電子文件形成部門一同商議之后，建立出相應(yīng)的電子文件歸檔制度，其中，主要內(nèi)容包括了電子文件歸檔要求、保管期限、內(nèi)容、形式等等。其次，還要加強(qiáng)與本單位信息化工作部門的協(xié)調(diào)交流，從而確保辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)真正滿足于檔案管理需求。另外，檔案部門要結(jié)合當(dāng)前本單位的檔案現(xiàn)代化管理情況，充分了解系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)程度，積極與信息化部門溝通，同時(shí)從確保電子文件真實(shí)完整性以及有效管理的方面提出具體的功能要求。
2.2.2 信息化工作部門的職責(zé)
要為確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。具體包括：成為檔案部門與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司之問(wèn)的橋梁，將檔案部門提出的功能需求轉(zhuǎn)為技術(shù)語(yǔ)言，并與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的公司進(jìn)行溝通，使其理解這些需求并在系統(tǒng)中得以實(shí)施；在系統(tǒng)日常運(yùn)行中進(jìn)行維護(hù)，確保安全；對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的電子文件進(jìn)行備份；在系統(tǒng)軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移，并記錄電子文件的格式，其所依賴的硬件環(huán)境、軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等信息。
2.3 電子文件形成部門的職責(zé)
電子文件形成部門在實(shí)際工作中，必須嚴(yán)格按照本單位檔案部門的規(guī)定要求，要對(duì)電子文件的積累、歸檔等工作進(jìn)行完成。
實(shí)際上，電子文件有效管理工作并不是一個(gè)人、也不是一個(gè)部門就能夠做好的，這需要每一個(gè)相關(guān)部門的參與，只有真正意識(shí)到電子文件管理工作的重要性，積極主動(dòng)的參與進(jìn)來(lái)，才會(huì)為日后電子文件形成、保管、累積等工作奠定良好的基礎(chǔ)。
3 明確電子文件的管理原則
檔案部門對(duì)電子文件要實(shí)行前端和全程的控制，即要遵循“確保電子文件的真實(shí)、完整、安全、有效，并對(duì)電子文件實(shí)行全過(guò)程管理，確保電子文件歸檔的質(zhì)量”這一管理原則。
電子文件的真實(shí)性是指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。即不論電子文件是由業(yè)務(wù)部門管理，還是由檔案人員管理，它白身的文件內(nèi)容和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息都要與剛辦結(jié)時(shí)的情況完全一致（管理時(shí)形成的新的元數(shù)據(jù)和背景信息除外），內(nèi)容上沒(méi)有被非法修改，形式上也沒(méi)有發(fā)生改變。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)。
電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌所產(chǎn)生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內(nèi)容全部信息及相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景信息。
電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性是電子文件存在和保存的基礎(chǔ)，若保存的電子文件無(wú)法還原輸出，不能被識(shí)別和讀取，文件中的信息便成為了“死信息”，失去了其存在的意義。
所謂的電子文件安全性主要是指電子文件在運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)系統(tǒng)安全和自身數(shù)據(jù)安全的一個(gè)過(guò)程。通常情況下，電子文件安全管理具體包括了三個(gè)方面：首先，電子文件的修改十分簡(jiǎn)便，并不會(huì)留下任何痕跡，這種便捷性也為很多非法操作提供了較大的便利。因此，由于電子文件是依賴于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境生存的，而在當(dāng)前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很容易發(fā)生事故，遭到非法人員的入侵，這就極大威脅了電子文件的安全性，很容易發(fā)生文件丟失、篡改等情況。最后，因?yàn)樯矸菡J(rèn)定技術(shù)水平較低，還無(wú)法對(duì)操作者身份進(jìn)行準(zhǔn)確的認(rèn)定，致使電子文件合法操作者很難對(duì)權(quán)限進(jìn)行有效控制。因此，上述這些問(wèn)題都是影響電子文件安全性的重要因素，也是我國(guó)當(dāng)前電子文件管理工作中需要亟待解決的幾點(diǎn)問(wèn)題。
