時(shí)間：2023-03-20 16:21:11
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【摘要題】數(shù)字信息化
【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案/信息安全/互聯(lián)網(wǎng)
【正文】
1.數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的安全問(wèn)題
數(shù)字檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理和利用都是基于互聯(lián)網(wǎng)、專(zhuān)用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行。系統(tǒng)的應(yīng)用模式主要采用兩種方式（即基于瀏覽器的Browser/Server結(jié)構(gòu)和基于客戶(hù)服務(wù)器模式的Client/Server結(jié)構(gòu)），這兩種方式都可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上對(duì)檔案信息的轉(zhuǎn)換、存貯和訪(fǎng)問(wèn)。在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)利用等過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題往往表現(xiàn)在多個(gè)層面。
1.1網(wǎng)絡(luò)級(jí)安全。是指支撐系統(tǒng)運(yùn)行的物理設(shè)備的安全問(wèn)題，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)布線(xiàn)、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境的構(gòu)建、設(shè)備的選型及其各個(gè)環(huán)節(jié)安全策略的考慮。往往會(huì)根據(jù)需要采用適當(dāng)?shù)姆阑饓υO(shè)備及網(wǎng)絡(luò)管理軟件來(lái)確保局域網(wǎng)的內(nèi)外用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限和網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)包的檢測(cè)與過(guò)濾；選用可靠的硬件安全設(shè)備保證整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，如雙機(jī)熱備份、磁盤(pán)陣列等設(shè)備的采用來(lái)保證一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障而不會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓問(wèn)題，等等。網(wǎng)絡(luò)級(jí)安全策略是整個(gè)系統(tǒng)得以安全運(yùn)行的基本保障，這是需要在系統(tǒng)規(guī)劃階段嚴(yán)格把關(guān)的重要內(nèi)容之一。
1.2數(shù)據(jù)級(jí)安全。主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存貯、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類(lèi)電子文件的保管和異地存貯策略等，以防止數(shù)據(jù)版本的更新、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換、硬件設(shè)備的意外損壞、存貯介質(zhì)的老化、失效、自然災(zāi)害等造成的數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)損壞甚至是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞和癱瘓。操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的安全問(wèn)題雖說(shuō)主要是取決于軟件供應(yīng)商所開(kāi)發(fā)的商品化軟件的穩(wěn)定性和安全的保障問(wèn)題，但對(duì)于建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統(tǒng)來(lái)確保應(yīng)用系統(tǒng)的安裝和運(yùn)行，目前主流的操作系統(tǒng)有Unix、Windows和Linix，他們各自有其優(yōu)越性，安全問(wèn)題也各有特點(diǎn)，關(guān)鍵是如何選擇滿(mǎn)足用戶(hù)實(shí)際需求的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。當(dāng)然考慮檔案元數(shù)據(jù)的存放規(guī)則和保管策略也是本階段非常重要的問(wèn)題之一，如數(shù)據(jù)庫(kù)的分布式或集中式存放模式、數(shù)據(jù)的異地備份、電子數(shù)據(jù)格式的定期升級(jí)和保存介質(zhì)的更換等，需要一定的保管制度來(lái)約束。這些都是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和具體實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中需要綜合考慮的關(guān)鍵因素，也是檔案應(yīng)用系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行的根本保障。
1.3應(yīng)用級(jí)安全。是指檔案管理信息系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用操作的過(guò)程中應(yīng)考慮的基本問(wèn)題，主要取決于檔案部門(mén)所采用的應(yīng)用系統(tǒng)的用戶(hù)模型的定義模型和使用規(guī)則。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的用戶(hù)模型分多個(gè)層次、多個(gè)角色、多種功能或多種形式混合使用，來(lái)分別定義用戶(hù)權(quán)限。系統(tǒng)常常按功能權(quán)限劃分為系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)操作和數(shù)據(jù)瀏覽等3大類(lèi)用戶(hù)：每類(lèi)用戶(hù)角色的定義可以按照各業(yè)務(wù)職能的實(shí)際需求，對(duì)其操作權(quán)限和操作功能進(jìn)行定義，如單位領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、普通業(yè)務(wù)員等。但不論采用哪種用戶(hù)模型，要求應(yīng)用級(jí)的安全至少包括兩項(xiàng)功能，一是對(duì)系統(tǒng)中各個(gè)功能模塊的操作權(quán)限的定義，另一個(gè)是對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分層管理和操作權(quán)限的定義。比如，兩個(gè)不同的用戶(hù)可以操作同一個(gè)功能模塊，但所能看到的數(shù)據(jù)只能是本用戶(hù)所在單位的數(shù)據(jù)，而不應(yīng)看到另一個(gè)用戶(hù)所在單位的數(shù)據(jù)，這是網(wǎng)絡(luò)版檔案管理信息系統(tǒng)的基本操作需求；再如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠看到下級(jí)人員所操作的數(shù)據(jù)，而下級(jí)人員則無(wú)權(quán)看到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。
2.網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全技術(shù)方案
網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全建設(shè)是防止系統(tǒng)外部非法用戶(hù)和不安全數(shù)據(jù)包侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。防火墻技術(shù)是實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離與訪(fǎng)問(wèn)控制的最基本、最流行、最經(jīng)濟(jì)的、也是很有效的措施之一，這里以防火墻為例來(lái)討論數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全解決方案。
2.1防火墻安全解決方案。
防火墻是多個(gè)網(wǎng)絡(luò)之間的安全隔離網(wǎng)，其基本原理是設(shè)置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測(cè)）出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包，它本身具有較強(qiáng)的抗攻擊能力，可以實(shí)現(xiàn)以下幾種安全功能：一是限制未被授權(quán)的用戶(hù)進(jìn)入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，過(guò)濾掉不安全的數(shù)據(jù)包；二是防止入侵者接近本系統(tǒng)的防御設(shè)施；三是限定內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)特殊站點(diǎn)；四是為監(jiān)視Internet安全提供方便。清華大學(xué)檔案館防火墻安全運(yùn)行結(jié)構(gòu)采用了三臺(tái)對(duì)外提供服務(wù)利用的服務(wù)器，都部署在非軍事管轄區(qū)（DMZ區(qū)），服務(wù)器通過(guò)特定的端口對(duì)外提供服務(wù)，如Web服務(wù)的8085端口，數(shù)據(jù)服務(wù)的1528等，避免了外界用戶(hù)對(duì)服務(wù)器其他端口訪(fǎng)問(wèn)的可能性。如果少數(shù)的檔案室需要數(shù)據(jù)服務(wù)器特別指定用戶(hù)，可以采用防火墻用戶(hù)認(rèn)證及用戶(hù)規(guī)則來(lái)限制，這樣除了經(jīng)過(guò)已認(rèn)證的用戶(hù)外，所有本局域網(wǎng)以外的用戶(hù)在訪(fǎng)問(wèn)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時(shí)都需要通過(guò)防火墻進(jìn)行過(guò)濾和篩選，具體使用時(shí)可以通過(guò)對(duì)客戶(hù)端IP地址或者網(wǎng)卡的MAC地址進(jìn)行判斷和識(shí)別，以及通過(guò)對(duì)可疑數(shù)據(jù)包的檢測(cè)進(jìn)行過(guò)濾，以保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。
這種鏈接方式是采用了防火墻的路由模式來(lái)實(shí)現(xiàn)的。檔案館內(nèi)部的辦公PC統(tǒng)一使用內(nèi)部定義的網(wǎng)址如192.168.X.X，為私有IP，通過(guò)防火墻的NAT功能訪(fǎng)問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)，保證了安全性。外界不能直接訪(fǎng)問(wèn)到檔案館內(nèi)部的PC，減少被攻擊的可能性；提高了可管理性，所有PC都可以實(shí)現(xiàn)MAC地址綁定，可以針對(duì)需要控制內(nèi)部用戶(hù)的上網(wǎng)時(shí)段和訪(fǎng)問(wèn)內(nèi)容。
2.2網(wǎng)絡(luò)安全管理的人文策略。
硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)管理軟件是保證網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行的基本手段，同樣加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，采取科學(xué)有序的管理策略也是非常重要的人為因素，往往諸多的不安全因素恰恰反映在組織管理和防范不當(dāng)?shù)确矫?，因此必須引起足夠的重視?/p>
系統(tǒng)管理員采用雙人負(fù)責(zé)制和任期有限的基本原則，防止人員流動(dòng)或缺崗造成損失，避免職位壟斷或由于時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。
安全級(jí)別確定應(yīng)根據(jù)工作的重要程度來(lái)確定，根據(jù)確定的安全等級(jí)，確定安全管理的范圍。
制定的機(jī)房管理制度：對(duì)于安全等級(jí)要求較高的系統(tǒng)，要實(shí)行分區(qū)控制，限制工作人員出入與己無(wú)關(guān)的區(qū)域。出入管理可采用證件識(shí)別或安裝自動(dòng)識(shí)別登記如門(mén)禁系統(tǒng)，采用磁卡、身份卡等手段，對(duì)人員進(jìn)行識(shí)別、登記管理。
制定嚴(yán)格的操作規(guī)程：操作規(guī)程要根據(jù)職責(zé)分離和多人負(fù)責(zé)的原則，各負(fù)其責(zé)，不能超越自己的管轄范圍。
制定完備的系統(tǒng)維護(hù)制度，如數(shù)據(jù)保護(hù)，數(shù)據(jù)備份等工作計(jì)劃。重要數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)要首先經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)，并有安全管理人員在場(chǎng)，隨時(shí)將出現(xiàn)故障的原因、維護(hù)內(nèi)容和維護(hù)前后的情況要詳細(xì)記錄。
制定應(yīng)急措施，保證緊急情況下，如何盡快恢復(fù)的應(yīng)急措施，使損失減至最小。建立人員雇用和解聘制度，對(duì)工作調(diào)動(dòng)和離職人員要及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的授權(quán)。
3.檔案管理信息系統(tǒng)的安全方案
數(shù)字檔案信息的錄入和維護(hù)主要依靠管理信息系統(tǒng)所提供的各項(xiàng)功能來(lái)完成，由于用戶(hù)角色的不同，權(quán)限的差異，要求應(yīng)用系統(tǒng)能夠提供一套完整的用戶(hù)安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理主要體現(xiàn)在3個(gè)方面。一是要采用成熟先進(jìn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)構(gòu)：二是對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)按照工作需要進(jìn)行角色和等級(jí)的區(qū)分；三是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理級(jí)別如保密、開(kāi)放等狀態(tài)按照檔案法規(guī)定和實(shí)施細(xì)則進(jìn)行多級(jí)安全管理，以區(qū)別不同類(lèi)型用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)。
3.1應(yīng)用系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)。
三層Browser/Server體系結(jié)構(gòu)有著多層數(shù)據(jù)安全機(jī)制、日常維護(hù)工作量小、對(duì)客戶(hù)端的運(yùn)行環(huán)境要求也比較低（只要有瀏覽器即可）、客戶(hù)端物理位置可以靈活設(shè)置等諸多優(yōu)點(diǎn)，因此采用三層B/S的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)無(wú)疑是一個(gè)先進(jìn)且明智的選擇。安全防護(hù)措施有三級(jí)，即防火墻安全措施、應(yīng)用系統(tǒng)的身份認(rèn)證安全措施以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的安全模型，
3.2應(yīng)用系統(tǒng)用戶(hù)權(quán)限管理：
系統(tǒng)用戶(hù)權(quán)限的管理和角色分配與檔案管理的業(yè)務(wù)功能、操作流程、檔案數(shù)據(jù)的管理層次密切相關(guān)。一般情況下用戶(hù)分3大類(lèi)，即管理級(jí)用戶(hù)、業(yè)務(wù)級(jí)用戶(hù)和瀏覽級(jí)用戶(hù)。管理級(jí)用戶(hù)負(fù)責(zé)系統(tǒng)整體數(shù)據(jù)備份，日常維護(hù)，系統(tǒng)模塊設(shè)置、公共字典維護(hù)、用戶(hù)定義及用戶(hù)權(quán)限設(shè)置等；業(yè)務(wù)級(jí)用戶(hù)負(fù)責(zé)各個(gè)業(yè)務(wù)崗位上數(shù)據(jù)的錄入、修改、刪除、統(tǒng)計(jì)、檢索等功能，該類(lèi)用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)具有完全的存取訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，每個(gè)用戶(hù)的操作功能和訪(fǎng)問(wèn)數(shù)據(jù)內(nèi)容的權(quán)限將根據(jù)其業(yè)務(wù)職能的不同而有所區(qū)別；瀏覽級(jí)用戶(hù)主要是通過(guò)Internet網(wǎng)查詢(xún)已經(jīng)開(kāi)放的檔案信息，絕不允許對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)字進(jìn)行修改和刪除。無(wú)論是哪一類(lèi)用戶(hù)，他在訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)的過(guò)程中主要是通過(guò)嚴(yán)格的身份認(rèn)證技術(shù)來(lái)保證系統(tǒng)的安全性。因此系統(tǒng)用戶(hù)的安全管理也是非常重要的。各業(yè)務(wù)人員在操作過(guò)程中切不可將密碼帖在機(jī)器上，或者設(shè)置非常簡(jiǎn)單的密碼，這些都是不利于安全管理的常見(jiàn)錯(cuò)誤做法。
1.1基于管理能力和技術(shù)水平的人為風(fēng)險(xiǎn)
除了基于計(jì)算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素。由于我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)是近些年才逐步發(fā)展起來(lái)的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴(yán)格規(guī)范的程序管理、科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實(shí)上卻并非如此。一般來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的成本較高，出于經(jīng)濟(jì)方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過(guò)高的資金。此外，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)是多用戶(hù)、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權(quán)訪(fǎng)問(wèn)等安全事故的發(fā)生。
1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風(fēng)、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖](méi)有預(yù)見(jiàn)性，很難進(jìn)行預(yù)防，因此，無(wú)論是對(duì)實(shí)體檔案還是數(shù)字檔案來(lái)說(shuō)，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。
2數(shù)字檔案安全管理策略
2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機(jī)制
首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預(yù)防措施中，前端控制是重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、未雨綢繆，把災(zāi)難控制在萌芽狀態(tài)。在建設(shè)數(shù)字檔案館的設(shè)計(jì)之初，就要對(duì)檔案館的抵御災(zāi)難方面的設(shè)計(jì)重點(diǎn)考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進(jìn)一步完善應(yīng)急預(yù)案、搶救預(yù)案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級(jí)過(guò)快所帶來(lái)的讀取問(wèn)題，在選擇設(shè)備時(shí)，要選擇技術(shù)成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質(zhì)。對(duì)于檔案技術(shù)力量進(jìn)行合理配置和儲(chǔ)備，不斷地對(duì)數(shù)字檔案運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。通過(guò)前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護(hù)的穩(wěn)定性。其次，要開(kāi)展日常維護(hù)、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救等活動(dòng)在內(nèi)的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個(gè)生命周期，通過(guò)有效的全程管理，對(duì)數(shù)字檔案安全實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)測(cè)。最后，要對(duì)數(shù)字檔案安全管理機(jī)制進(jìn)行后續(xù)監(jiān)督和評(píng)價(jià)。劃定數(shù)字檔案安全評(píng)價(jià)系統(tǒng)的范圍，選擇適當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)方法和評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)、分析，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，不斷地進(jìn)行改進(jìn)，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過(guò)程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。
2.2加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)
要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度，加強(qiáng)安全管理制度的培訓(xùn)和考核。數(shù)字檔案是由人來(lái)進(jìn)行管理的，因此提高檔案人員的個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及提高安全意識(shí)是檔案管理工作的重心。只有安全意識(shí)提高了，檔案人員才會(huì)對(duì)數(shù)字檔案工作真正重視起來(lái)，杜絕麻痹大意的思想，自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。對(duì)于管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員，尤其要加強(qiáng)安全保障技術(shù)的培訓(xùn)。
2.3采用安全有效的技術(shù)手段與措施
2.3.1對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行異質(zhì)轉(zhuǎn)換所謂數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換，就是把數(shù)字信號(hào)轉(zhuǎn)換成文字、圖像、聲音等信號(hào)，把數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，對(duì)于重要的數(shù)字檔案，這是對(duì)其長(zhǎng)期、安全防護(hù)的有效途徑。因?yàn)槠涿撾x了數(shù)字信號(hào)的局限性，讀取時(shí)不再過(guò)多地依賴(lài)設(shè)備和技術(shù)，讀取方便，因此適合長(zhǎng)期保存。經(jīng)過(guò)異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，脫離電子設(shè)備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對(duì)母本信息的真實(shí)性加以檢驗(yàn)，甚至可以用來(lái)作為校正其母本的真實(shí)版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行遷移新型信息存取設(shè)備對(duì)舊型檔案載體的不完全兼容性導(dǎo)致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件正以飛快的速度進(jìn)行升級(jí)、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設(shè)備就會(huì)被完全淘汰，不復(fù)生產(chǎn)，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)備，用于遷移或載體轉(zhuǎn)換時(shí)讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉(zhuǎn)換設(shè)備也是要考慮的一項(xiàng)，如IDE/SATA接口轉(zhuǎn)換器，接口轉(zhuǎn)換設(shè)備可以有效延長(zhǎng)舊型信息存取設(shè)備的生命周期。2.3.3對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行同質(zhì)備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃組成的備份與恢復(fù)系統(tǒng)。天災(zāi)人禍的發(fā)生難以預(yù)見(jiàn)，但是可以通過(guò)一系列措施，將災(zāi)害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個(gè)行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線(xiàn)異地保存歷史記錄。同步備份用以保護(hù)當(dāng)前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤(pán)數(shù)據(jù)恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)庫(kù)修復(fù)等災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.3.4加強(qiáng)信息安全新技術(shù)的應(yīng)用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內(nèi)容被非法用戶(hù)獲取。電子簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保障檔案信息內(nèi)容安全的有效手段。電子簽名技術(shù)能夠可靠地保證自形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術(shù)就是“數(shù)字簽章”；加密技術(shù)主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。
3結(jié)語(yǔ)
人是推動(dòng)數(shù)字檔案建設(shè)發(fā)展的動(dòng)力，也是影響數(shù)字檔案信息安全的關(guān)鍵因素之一，數(shù)字檔案信息管理人員的安全意識(shí)、安全技能等將直接影響數(shù)字檔案信息的安全。當(dāng)前，影響數(shù)字檔案信息安全的人為不當(dāng)因素主要有：一是管理人員安全意識(shí)淡化。不少?gòu)氖聰?shù)字檔案信息管理的人員對(duì)安全管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，過(guò)分依賴(lài)安全技術(shù)，認(rèn)為只要配置了安全防護(hù)策略、安裝了防火墻和殺毒軟件，就能保證數(shù)字檔案信息的安全，而沒(méi)有意識(shí)到在確保數(shù)字檔案信息的安全中，技術(shù)因素只降低安全風(fēng)險(xiǎn)，人的安全意識(shí)才是最重要的因素。二是管理人員對(duì)新技術(shù)應(yīng)用能力的不足。區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，對(duì)數(shù)字檔案信息的管理更多的要借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件來(lái)完成，這些應(yīng)用軟件能夠大幅度提高辦公效率，但在使用過(guò)程中難免會(huì)出問(wèn)題，如果操作人員缺乏應(yīng)用的處理能力，將會(huì)造成數(shù)據(jù)信息的丟失，從而數(shù)字檔案信息的安全。
2數(shù)字檔案信息標(biāo)準(zhǔn)尚不健全
目前，影響數(shù)字檔案信息安全最大的瓶頸問(wèn)題就是標(biāo)準(zhǔn)的不健全，造成這一問(wèn)題原因主要有：首先，從橫向上看，部門(mén)與部門(mén)、單位與單位之間的藩籬，影響標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性。國(guó)家檔案局雖然出臺(tái)了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》等文件標(biāo)準(zhǔn)，但總體來(lái)看，這些標(biāo)準(zhǔn)要求相對(duì)比較寬泛，缺乏可操作性，并允許各單位根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行再次開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，降低了統(tǒng)一的規(guī)范性要求。不少單位就自搞一套，而相互間兼容性又不夠，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的通用性、共享性較差，無(wú)法實(shí)現(xiàn)單位間檔案信息的無(wú)縫交流，甚至出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，如若該單位發(fā)生災(zāi)害等情況時(shí)，檔案信息很難恢復(fù)重建，嚴(yán)重影響數(shù)字檔案信息的安全。其次，從縱向上看，不少單位為追求上項(xiàng)目、造聲勢(shì)，開(kāi)發(fā)出管理軟件沒(méi)有充分考慮信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的影響，一些看似當(dāng)前管用、可用的管理系統(tǒng)，若干年后很難保證還可以繼續(xù)使用，若要重建或并入其它系統(tǒng)，原有檔案信息的格式多種多樣，很難保證在新系統(tǒng)中全部繼續(xù)可用。
3數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的安全漏洞
各種信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都不同程度地存在有一些漏洞，給信息管理帶來(lái)安全隱患，數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也不例外，其自身的安全漏洞嚴(yán)重影響著數(shù)字檔案信息的安全。其一是網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議的安全漏洞。多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)是依托開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，所使用的網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議如TCP/IP協(xié)議等，也是大家所熟悉的，但這些協(xié)議大多帶有安全漏洞。其二是各類(lèi)軟件的安全漏洞。檔案信息網(wǎng)絡(luò)所采用的系統(tǒng)及應(yīng)用軟件，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中不可避免地都會(huì)存在一些漏洞，有些甚至被故意安置一些后門(mén)，這些后門(mén)和漏洞極易被黑客所利用，造成對(duì)數(shù)字檔案信息的擴(kuò)散、盜取、篡改等，嚴(yán)重時(shí)可導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的崩潰與癱瘓。其三是感染病毒。為方便信息查詢(xún)和利用，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都提供有用戶(hù)登錄功能，有的還能自行下載保存檔案信息，這也為計(jì)算機(jī)病毒的傳播提供了便捷途徑，加之有些系統(tǒng)的防病毒措施不完善，很容易造成病毒的快速傳播，給數(shù)字檔案信息系統(tǒng)造成較大的安全威脅。
4存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇及保存環(huán)境不當(dāng)
數(shù)字信息存儲(chǔ)技術(shù)快速發(fā)展，使得存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)容量不斷翻新，而不同類(lèi)型的檔案信息對(duì)介質(zhì)的要求也不一樣，因此存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇成為了其中的關(guān)鍵。如何選擇存儲(chǔ)介質(zhì)，也沒(méi)有絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)，為了能使數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期安全地保存，應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案信息自身的特殊要求，正確選擇符合實(shí)際、質(zhì)量過(guò)硬的存儲(chǔ)載體。但有些單位在選擇存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，沒(méi)有全面考慮檔案信息的自身要求，更多由于受經(jīng)濟(jì)承受能力的制約，選擇一些所謂"質(zhì)優(yōu)價(jià)廉"的產(chǎn)品，對(duì)存儲(chǔ)在其中的檔案信息造成極大威脅。存儲(chǔ)數(shù)字檔案信息的載體多為光電介質(zhì)或磁電介質(zhì)，這些載體對(duì)環(huán)境的適應(yīng)力較差，受溫度、濕度、磁場(chǎng)強(qiáng)度等外部因素影響較大。因此，保存數(shù)字檔案信息的載體對(duì)物理環(huán)境的要求比傳統(tǒng)檔案保存環(huán)境更加苛刻，應(yīng)滿(mǎn)足恒溫、恒濕、避免腐蝕性氣體、遠(yuǎn)離靜電及磁場(chǎng)干擾等條件。但不少單位缺少這樣的環(huán)境條件，只能將這些載體置于普通環(huán)境中，這就加快了其老化速度，容易出現(xiàn)各種故障，使存儲(chǔ)在其中的信息讀取不出來(lái)。
5數(shù)字檔案信息管理法規(guī)的不完善
1.宏觀(guān)管理模式
(1)集中管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)的集中式管理式檔案工作域信息資源建設(shè)發(fā)展方面具有關(guān)鍵作用。一是通過(guò)集中管理模式能夠使得數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)具有一定的計(jì)劃性使檔案館檔案信息資源成為一種資源整體捉進(jìn)其合理利用與開(kāi)發(fā)二是數(shù)字檔案館通過(guò)集中式管理模式能夠?qū)ζ湫畔①Y源建設(shè)進(jìn)行有效控制監(jiān)督檔案館各級(jí)信息資源建設(shè)的具體行為規(guī)范工作流程保證數(shù)字檔案館信息資源的可持續(xù)發(fā)展。但是集中式管理模式在一定程度上使得檔案信息資源建設(shè)缺乏一定的創(chuàng)新性。
(2)分散管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源的分散管理模式具有較強(qiáng)的靈活性和適用性。通過(guò)分散管理模式能夠調(diào)動(dòng)不同地區(qū)數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的積極性充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)工作。同時(shí)數(shù)字檔案館采用分散管理模式為信息資源建設(shè)提供了個(gè)性化發(fā)展的渠道提高了檔案信息資源建設(shè)工作中的創(chuàng)新工作效力但是分散管理模式同樣有著信息資源分散、信息系統(tǒng)不兼容、共享交換不方便的問(wèn)題。
2.微觀(guān)管理模式
(1)內(nèi)外結(jié)合模式。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的內(nèi)外結(jié)合模式指的是數(shù)字檔案館根據(jù)其自身信息資源不足的現(xiàn)實(shí)情況積極尋找其他外部信息資源與其共同完成信息資源建設(shè)的一種模式。內(nèi)外結(jié)合管理模式的核心是數(shù)字檔案館通過(guò)整合內(nèi)部與外部的信息資源共同完成檔案信息資源建設(shè)工作。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)采用內(nèi)外結(jié)合的管理模式不但能夠克服集中管理與分散管理的弊端還能夠取兩者長(zhǎng)處使檔案信息資源的建設(shè)具有較強(qiáng)的適應(yīng)性。一是通過(guò)充分利用數(shù)字檔案館現(xiàn)有的信息資源使其人力資源、物品資源能夠得到良好利用提高檔案館信息資源建設(shè)的質(zhì)量;二是利用內(nèi)外結(jié)合的管理模式河以借鑒外部信息資源建設(shè)的信息技術(shù)、專(zhuān)業(yè)人才等，彌補(bǔ)數(shù)字檔案館在信息資源建設(shè)過(guò)程中的不足加強(qiáng)檔案館工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)加快信息資源建設(shè)步伐。
(2)專(zhuān)項(xiàng)建設(shè)模式。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的專(zhuān)項(xiàng)建設(shè)模式指的是將其建設(shè)力量集中在某一個(gè)具體領(lǐng)域方面，由此集中力量解決數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過(guò)程中遇到的棘手問(wèn)題盡可能找到問(wèn)題的突破口。因此專(zhuān)項(xiàng)建設(shè)模式更適用于數(shù)字檔案館信息建設(shè)的最初時(shí)期或者用于專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)中。
二、數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)管理流程
數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)的工作包括總體分析、制訂計(jì)劃和一些具體業(yè)務(wù)共同構(gòu)成。為了能夠有效控制管理數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)工作必須對(duì)其進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃役計(jì)建設(shè)流程。第一階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的前期準(zhǔn)備階段包括建設(shè)總體分析和建設(shè)整體規(guī)劃兩個(gè)方面。該階段主要是對(duì)數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的環(huán)境、條件等進(jìn)行系統(tǒng)分析提出可行性研究報(bào)告為數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃同時(shí)進(jìn)一步細(xì)化具體業(yè)務(wù)的建設(shè)計(jì)劃。第二階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的具體業(yè)務(wù)的實(shí)施管理包括信息需求分析、獲取數(shù)字信息資源、信息鑒定、信息組織、信息存儲(chǔ)、信息開(kāi)發(fā)和信息維護(hù)更新等環(huán)節(jié)。該階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的最終目的是控制整個(gè)過(guò)程保證其信息資源的建設(shè)目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。第三階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的總體評(píng)估和驗(yàn)證階段包括數(shù)字檔案館建設(shè)績(jī)效評(píng)估和信息反饋兩個(gè)方面，該階段工作的最終目的是對(duì)其信息資源建設(shè)的實(shí)現(xiàn)流程、開(kāi)發(fā)利用程度進(jìn)行有效評(píng)估臉證數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)工作是否已經(jīng)達(dá)到最初目標(biāo)總結(jié)建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題將信息資源建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行反饋。
三、數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的策略構(gòu)建
1.深入開(kāi)發(fā)檔案信息資源
第一加強(qiáng)科學(xué)合理的成本投入?？茖W(xué)合理的成本投入是保證數(shù)字檔案館檔案信息資源正常開(kāi)放與利用的前提。檔案館信息資源的建設(shè)與應(yīng)用是需要一定的人力、物力和資金的投入加果沒(méi)有合理的成本投入數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)就會(huì)受到各種阻礙，難以提高信息資源產(chǎn)品的品質(zhì)和檔次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根據(jù)數(shù)字檔案館的實(shí)際建設(shè)情況而定。因此數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)與開(kāi)發(fā)要保證有一定的成本投入同時(shí)避免資源浪費(fèi)的問(wèn)題出現(xiàn)。第二朋確信息產(chǎn)品特點(diǎn)。信息產(chǎn)品的特點(diǎn)與特色是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過(guò)程中的取勝關(guān)鍵。檔案信息產(chǎn)品在社會(huì)中具有較強(qiáng)的特性例如原始性、不可復(fù)制性等由此數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)與開(kāi)發(fā)工作更應(yīng)該抓住這一特點(diǎn)朋確檔案信息產(chǎn)品的特色提高檔案信息產(chǎn)品的品質(zhì)與價(jià)值。第三實(shí)施聯(lián)合開(kāi)發(fā)。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)工作是一個(gè)整體過(guò)程對(duì)于檔案信息產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、專(zhuān)業(yè)人員的配備與使用等方面都提出了較高要求。但是大部分?jǐn)?shù)字檔案館都無(wú)法滿(mǎn)足以上這些要求需要經(jīng)過(guò)多方機(jī)構(gòu)的整體協(xié)調(diào)加強(qiáng)檔案館之間、檔案部門(mén)與其他機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系實(shí)施聯(lián)合開(kāi)發(fā)建設(shè)，以此提高數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的步伐。
2.不斷更新檔案信息資源
隨著檔案信息產(chǎn)生和冗余信息價(jià)值的消失以及信息技術(shù)和生產(chǎn)設(shè)備的不斷提高數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)仍然需要持續(xù)更新主要包括以下三個(gè)方面片是添加新的檔案信息主要是及時(shí)將最新的信息資源加入到數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)開(kāi)發(fā)工作中這也是檔案信息資源的重新建設(shè)不斷添加檔案信息資源，能夠提高數(shù)字檔案館信息資源開(kāi)發(fā)的適應(yīng)性和可用性。二是及時(shí)清除已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔案信息由于數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)占用的存儲(chǔ)空間有限不能夠滿(mǎn)足隨時(shí)增加新的信息資源因此需要及時(shí)清除已經(jīng)失去價(jià)值的檔案信息。而且這些老化無(wú)效的檔案信息如果不能夠及時(shí)清除不但會(huì)影響數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的運(yùn)行速度還阻礙了用戶(hù)使用系統(tǒng)查找信息資源的行為。但是清除失去價(jià)值的檔案信息需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查和鑒定并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)記錄。三是數(shù)字檔案館信息資源管理系統(tǒng)的更新是隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷進(jìn)行的肖數(shù)字檔案館原始的信息系統(tǒng)無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際工作需求時(shí)，就需要對(duì)信息資源管理系統(tǒng)進(jìn)行一次更新本質(zhì)上是將原始信息資源系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
3.科學(xué)合理的存儲(chǔ)信息資源
檔案信息的合理存儲(chǔ)是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)函待解決的問(wèn)題，由于要充分考慮到檔案信息存儲(chǔ)與提取的便捷性和安全性，以及檔案信息長(zhǎng)期有效存儲(chǔ)的問(wèn)題，在數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過(guò)程中要重點(diǎn)規(guī)劃信息存儲(chǔ)問(wèn)題通過(guò)有效的信息技術(shù)手段和保障措施加強(qiáng)檔案信息的存儲(chǔ)效率。首先要制訂完善合理的信息資源存儲(chǔ)方案在數(shù)字檔案館信息資源存儲(chǔ)建設(shè)中其信息技術(shù)手段包括分布式管理、數(shù)據(jù)挖掘、模糊識(shí)別、信息檢索等由于信息技術(shù)的發(fā)展是持續(xù)的，因此，不可能建設(shè)一種完全合理的信息資源存儲(chǔ)方案。但是數(shù)字檔案館應(yīng)該充分考慮其建設(shè)環(huán)境和條件積極尋找科學(xué)合理的信息資源存儲(chǔ)方案，以最大限度滿(mǎn)足數(shù)字檔案館的現(xiàn)實(shí)需求這也是其信息資源建設(shè)過(guò)程中必須要綜合考慮的問(wèn)題。其次要遵循數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。數(shù)字化建設(shè)提出以來(lái)信息領(lǐng)域?qū)τ跀?shù)字信息標(biāo)準(zhǔn)的研究方面也取得了一定進(jìn)展。因此數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)在對(duì)信息存儲(chǔ)進(jìn)行合理規(guī)劃時(shí)要充分考慮到數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為后期檔案信息資源的共享與交流提供有力的支持和保障。最后數(shù)字檔案館檔案信息存儲(chǔ)要選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)載體。載體是存儲(chǔ)檔案信息的實(shí)體。數(shù)字檔案信息與傳統(tǒng)檔案材料相同其存儲(chǔ)、保存、提取都與載體密不可分。數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)的品質(zhì)與性能是影響檔案信息安全應(yīng)用的關(guān)鍵因素油此數(shù)字檔案館在信息資源建設(shè)過(guò)程中對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)要采用性能穩(wěn)定、安全可靠的信息載體。
四、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館/問(wèn)題
【正文】
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國(guó)檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問(wèn)題亟待深入研究解決。如果對(duì)存在的問(wèn)題視而不見(jiàn)，或掉以輕心，必將給未來(lái)的檔案事業(yè)留下巨大而無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾。
1數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問(wèn)題
檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對(duì)數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無(wú)疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問(wèn)題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無(wú)疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無(wú)法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：
1.1認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀(guān)性，必須依賴(lài)特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對(duì)檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對(duì)其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無(wú)形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡(jiǎn)牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒(méi)有改變其直觀(guān)性，而數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀(guān)念的問(wèn)題，要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長(zhǎng)的路。
1.2技術(shù)上的問(wèn)題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無(wú)法通過(guò)載體、格式的鑒定來(lái)判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無(wú)法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴(lài)性?！半娮游募谋尘靶畔⒊３Ｅc文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì)改變?！盵2]
1.3管理制度上的問(wèn)題?！皞鹘y(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。
2數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題
數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題?！皳?jù)報(bào)道，美國(guó)航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號(hào)火星探測(cè)器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無(wú)法讀出，程序員也無(wú)法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取所面臨的主要問(wèn)題有：
2.1存儲(chǔ)的介質(zhì)材料。“現(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問(wèn)題”。[5]一般說(shuō)來(lái)，磁盤(pán)的壽命是3～5年，光盤(pán)也不過(guò)30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤(pán)，現(xiàn)在已經(jīng)沒(méi)有一臺(tái)普通電腦可以讀出來(lái)。
2.2機(jī)讀語(yǔ)言格式。“計(jì)算機(jī)語(yǔ)言平均每三個(gè)月就會(huì)問(wèn)世一種，而語(yǔ)言之間的互換大部分存在問(wèn)題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語(yǔ)言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]
2.3對(duì)設(shè)備的依賴(lài)。數(shù)字檔案必須依賴(lài)于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個(gè)特征對(duì)其長(zhǎng)期存取帶來(lái)很多問(wèn)題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來(lái)；電子文件對(duì)其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無(wú)法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，也無(wú)法讀取等等”。[7]
3數(shù)字檔案的失真問(wèn)題
“檔案數(shù)字化工作的生命線(xiàn)在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率是95%。這對(duì)于追求最大程度真實(shí)性的檔案來(lái)說(shuō)無(wú)疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過(guò)程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對(duì)比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀(guān)上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序，或存錯(cuò)，或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過(guò)程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。
4數(shù)字檔案信息的安全問(wèn)題
安全問(wèn)題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱(chēng)之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒(méi)有警察的自由市場(chǎng)，給不法分子帶來(lái)可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒?！皣?guó)外有人估計(jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每?jī)蓚€(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計(jì)算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對(duì)信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問(wèn)題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問(wèn)題
數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來(lái)的產(chǎn)物，離開(kāi)了高新技術(shù)的支撐，就沒(méi)有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來(lái)了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問(wèn)題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)。
5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語(yǔ)音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪(fǎng)，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語(yǔ)種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無(wú)疑問(wèn)，足夠的帶寬條件和用戶(hù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚?duì)矛盾體。
5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問(wèn)題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語(yǔ)言平臺(tái)互換互訪(fǎng)技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問(wèn)題，為此必須開(kāi)發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問(wèn)題。
5.3技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過(guò)時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專(zhuān)家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來(lái)會(huì)造成數(shù)字檔案信息無(wú)法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。
6數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題
數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國(guó)檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數(shù)字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會(huì)檔案館系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體組成的。要對(duì)這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)?！岸鴮?shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對(duì)于我們來(lái)說(shuō)，如何結(jié)合我國(guó)實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問(wèn)題”。[12]然而，要解決這個(gè)問(wèn)題并不容易，我們面臨著很多問(wèn)題：其一，一個(gè)嚴(yán)峻的事實(shí)是我國(guó)檔案信息系統(tǒng)沒(méi)有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿(mǎn)足跨行業(yè)、跨部門(mén)的要求。如何統(tǒng)一是一個(gè)很麻煩的問(wèn)題；其三，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問(wèn)題；其四，與國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問(wèn)題；其五，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非常快，每次技術(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。
7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問(wèn)題
數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書(shū)館作比較，會(huì)對(duì)這個(gè)問(wèn)題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，而且它的建設(shè)費(fèi)用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書(shū)館的建設(shè)費(fèi)用。由于圖書(shū)有復(fù)本，許多圖書(shū)館保存的圖書(shū)都一樣。因而國(guó)家圖書(shū)館和省市圖書(shū)館的部分圖書(shū)數(shù)字化后，其他圖書(shū)館特別是中小型圖書(shū)館完全可以坐享其成，不必再花費(fèi)資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國(guó)各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費(fèi)用上要比圖書(shū)館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書(shū)館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書(shū)館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國(guó)家
圖書(shū)館（原北京圖書(shū)館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬(wàn)人”。[14]兩者相差400倍?！凹词挂弧⒍佛^和中央檔案館三個(gè)國(guó)家檔案館的年平均利用人次也不過(guò)5960人次”，[15]三個(gè)館加起來(lái)與國(guó)家圖書(shū)館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長(zhǎng)期處于低谷已是不爭(zhēng)的事實(shí)，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會(huì)改變多少，因?yàn)闄n案信息有保密和時(shí)效的限制，有利用者的限制，并不會(huì)增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書(shū)館的讀者人數(shù)。事實(shí)上，傳統(tǒng)檔案館本來(lái)就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問(wèn)題，只不過(guò)未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問(wèn)題凸現(xiàn)出來(lái)。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問(wèn)題。
8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問(wèn)題
與其說(shuō)數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來(lái)的，不如更實(shí)際地說(shuō)是由巨額資金支撐起來(lái)的，因?yàn)樗械母咝录夹g(shù)和設(shè)備都將由資金來(lái)兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對(duì)于檔案部門(mén)還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問(wèn)題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。
8.1檔案部門(mén)方面的問(wèn)題。
8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費(fèi)用問(wèn)題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用是巨大的，開(kāi)發(fā)一個(gè)稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購(gòu)買(mǎi)軟件和硬件，還是開(kāi)發(fā)專(zhuān)用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費(fèi)可觀(guān)的人力、財(cái)力和時(shí)間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實(shí)力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說(shuō)到底，仍是以政府投入為主。但國(guó)家的綜合國(guó)力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會(huì)性的部門(mén)，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對(duì)利用者收費(fèi)，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對(duì)于本來(lái)就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)是有相當(dāng)難度的。而對(duì)中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來(lái)說(shuō)，連維持日常工作的經(jīng)費(fèi)都成問(wèn)題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)都是可望而不可及的。
8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費(fèi)用問(wèn)題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用。數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無(wú)底洞”，需要不斷地投入大量資金來(lái)維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
8.1.2.1平時(shí)正常的使用和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來(lái)的，平時(shí)正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費(fèi)、數(shù)據(jù)使用費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等都需要不斷地支出，且費(fèi)用不低。
8.1.2.2設(shè)備更新費(fèi)用?，F(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非?？?，而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動(dòng)因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問(wèn)世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問(wèn)世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費(fèi)大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。
8.1.2.3數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取使用的費(fèi)用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取是數(shù)字檔案館的一個(gè)具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專(zhuān)家們給出了一個(gè)不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費(fèi)用是相當(dāng)可觀(guān)的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費(fèi)用，也是一個(gè)既不可預(yù)見(jiàn)又不容易解決的難題。
8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費(fèi)的問(wèn)題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會(huì)提供利用檔案，可以收取費(fèi)用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費(fèi)用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費(fèi)的收費(fèi)制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。
8.2利用者方面的問(wèn)題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問(wèn)題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國(guó)上網(wǎng)所需資費(fèi)來(lái)看，每小時(shí)的費(fèi)用是發(fā)達(dá)國(guó)家的10多倍，而用戶(hù)的平均收入又低于發(fā)達(dá)國(guó)家的若干倍。我國(guó)80-90%的用戶(hù)認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)過(guò)高，通信費(fèi)難以承受。再一點(diǎn)是下載檔案信息的打印費(fèi)用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來(lái)，就是部分打印也需要承受可觀(guān)的打印費(fèi)。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費(fèi)，這些費(fèi)用加在一起，將會(huì)相當(dāng)高。必將影響利用者對(duì)數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；
9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問(wèn)題
數(shù)字檔案館建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問(wèn)題，而這些法律問(wèn)題恰恰又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問(wèn)題。
9.1檔案法規(guī)方面的問(wèn)題。面對(duì)數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn).檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來(lái)仍有一定的難度。如對(duì)利用者的身份認(rèn)證問(wèn)題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開(kāi)支。而對(duì)外國(guó)利用者來(lái)說(shuō)，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開(kāi)放的，是不受?chē)?guó)界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒(méi)有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。
9.2著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問(wèn)題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對(duì)利用者控制的難度加大。原來(lái)意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對(duì)權(quán)利人已無(wú)法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對(duì)檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說(shuō)，真正切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說(shuō)，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。
9.3數(shù)字檔案的法律效用問(wèn)題。對(duì)于數(shù)字檔案的法律效用問(wèn)題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個(gè)不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。而“如果電子檔案的法律憑證問(wèn)題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值、存在的意義”。[17]
10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問(wèn)題
數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對(duì)數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問(wèn)題，都是一些不易解決的難題。
10.1數(shù)字檔案館的概念問(wèn)題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來(lái)，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢(shì)必會(huì)造成對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀(guān)點(diǎn)不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會(huì)影響等等也都會(huì)截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識(shí)或基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)都非一日之功。但這個(gè)問(wèn)題不解決，將對(duì)數(shù)字檔案館的實(shí)踐產(chǎn)生不利影響。
10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問(wèn)題?！皵?shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門(mén)的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無(wú)限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問(wèn)題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時(shí)也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書(shū)館情報(bào)學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書(shū)館時(shí)有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個(gè)數(shù)字圖書(shū)館，任何人都可以到這個(gè)無(wú)所不包的圖書(shū)館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識(shí)、合作交流甚至著書(shū)立說(shuō)。這就把數(shù)字圖書(shū)館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無(wú)所不包。它不僅包括了書(shū)目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書(shū)館的這種“擴(kuò)張”，使本來(lái)就處于“弱勢(shì)”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對(duì)數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍?，并采取相?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來(lái)，數(shù)字檔案館將會(huì)消失在數(shù)字圖書(shū)館的海洋里，成為數(shù)字圖書(shū)館的一部分。
10.3數(shù)字檔案的概念問(wèn)題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對(duì)數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來(lái)認(rèn)識(shí)，無(wú)非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時(shí)代的翻版。這里暫不說(shuō)傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說(shuō)在數(shù)字信息時(shí)代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會(huì)受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢(shì)。如何區(qū)分它們將變得越來(lái)越困難。在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書(shū)、數(shù)字情報(bào)、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來(lái)，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來(lái)的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來(lái)，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。
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【摘要題】數(shù)字信息化
【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館/問(wèn)題
【正文】
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國(guó)檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問(wèn)題亟待深入研究解決。如果對(duì)存在的問(wèn)題視而不見(jiàn)，或掉以輕心，必將給未來(lái)的檔案事業(yè)留下巨大而無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾。
1數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問(wèn)題
檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對(duì)數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無(wú)疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問(wèn)題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無(wú)疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無(wú)法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：
1.1認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀(guān)性，必須依賴(lài)特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對(duì)檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對(duì)其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無(wú)形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡(jiǎn)牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒(méi)有改變其直觀(guān)性，而數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀(guān)念的問(wèn)題，要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長(zhǎng)的路。
1.2技術(shù)上的問(wèn)題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無(wú)法通過(guò)載體、格式的鑒定來(lái)判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無(wú)法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴(lài)性?！半娮游募谋尘靶畔⒊３Ｅc文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì)改變?！盵2]
1.3管理制度上的問(wèn)題?！皞鹘y(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。
2數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題
數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題?！皳?jù)報(bào)道，美國(guó)航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號(hào)火星探測(cè)器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無(wú)法讀出，程序員也無(wú)法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取所面臨的主要問(wèn)題有：
2.1存儲(chǔ)的介質(zhì)材料?！艾F(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問(wèn)題”。[5]一般說(shuō)來(lái)，磁盤(pán)的壽命是3～5年，光盤(pán)也不過(guò)30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤(pán)，現(xiàn)在已經(jīng)沒(méi)有一臺(tái)普通電腦可以讀出來(lái)。
2.2機(jī)讀語(yǔ)言格式?！坝?jì)算機(jī)語(yǔ)言平均每三個(gè)月就會(huì)問(wèn)世一種，而語(yǔ)言之間的互換大部分存在問(wèn)題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語(yǔ)言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]
2.3對(duì)設(shè)備的依賴(lài)。數(shù)字檔案必須依賴(lài)于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個(gè)特征對(duì)其長(zhǎng)期存取帶來(lái)很多問(wèn)題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來(lái)；電子文件對(duì)其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無(wú)法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，也無(wú)法讀取等等”。[7]
3數(shù)字檔案的失真問(wèn)題
“檔案數(shù)字化工作的生命線(xiàn)在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率是95%。這對(duì)于追求最大程度真實(shí)性的檔案來(lái)說(shuō)無(wú)疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過(guò)程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對(duì)比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀(guān)上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序，或存錯(cuò)，或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過(guò)程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。
4數(shù)字檔案信息的安全問(wèn)題
安全問(wèn)題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱(chēng)之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒(méi)有警察的自由市場(chǎng)，給不法分子帶來(lái)可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒?！皣?guó)外有人估計(jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每?jī)蓚€(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計(jì)算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對(duì)信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問(wèn)題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問(wèn)題
數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來(lái)的產(chǎn)物，離開(kāi)了高新技術(shù)的支撐，就沒(méi)有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來(lái)了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問(wèn)題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)。
5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語(yǔ)音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪(fǎng)，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語(yǔ)種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無(wú)疑問(wèn)，足夠的帶寬條件和用戶(hù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚?duì)矛盾體。
5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問(wèn)題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語(yǔ)言平臺(tái)互換互訪(fǎng)技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問(wèn)題，為此必須開(kāi)發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問(wèn)題。
5.3技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出?！凹夹g(shù)過(guò)時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專(zhuān)家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來(lái)會(huì)造成數(shù)字檔案信息無(wú)法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。
6數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題
數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國(guó)檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數(shù)字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會(huì)檔案館系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體組成的。要對(duì)這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)?！岸鴮?shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對(duì)于我們來(lái)說(shuō)，如何結(jié)合我國(guó)實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問(wèn)題”。[12]然而，要解決這個(gè)問(wèn)題并不容易，我們面臨著很多問(wèn)題：其一，一個(gè)嚴(yán)峻的事實(shí)是我國(guó)檔案信息系統(tǒng)沒(méi)有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿(mǎn)足跨行業(yè)、跨部門(mén)的要求。如何統(tǒng)一是一個(gè)很麻煩的問(wèn)題；其三，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問(wèn)題；其四，與國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問(wèn)題；其五，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非?？欤看渭夹g(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。
7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問(wèn)題
數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書(shū)館作比較，會(huì)對(duì)這個(gè)問(wèn)題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，而且它的建設(shè)費(fèi)用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書(shū)館的建設(shè)費(fèi)用。由于圖書(shū)有復(fù)本，許多圖書(shū)館保存的圖書(shū)都一樣。因而國(guó)家圖書(shū)館和省市圖書(shū)館的部分圖書(shū)數(shù)字化后，其他圖書(shū)館特別是中小型圖書(shū)館完全可以坐享其成，不必再花費(fèi)資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國(guó)各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費(fèi)用上要比圖書(shū)館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書(shū)館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書(shū)館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國(guó)家圖書(shū)館（原北京圖書(shū)館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬(wàn)人”。[14]兩者相差400倍?！凹词挂弧⒍佛^和中央檔案館三個(gè)國(guó)家檔案館的年平均利用人次也不過(guò)5960人次”，[15]三個(gè)館加起來(lái)與國(guó)家圖書(shū)館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長(zhǎng)期處于低谷已是不爭(zhēng)的事實(shí)，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會(huì)改變多少，因?yàn)闄n案信息有保密和時(shí)效的限制，有利用者的限制，并不會(huì)增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書(shū)館的讀者人數(shù)。事實(shí)上，傳統(tǒng)檔案館本來(lái)就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問(wèn)題，只不過(guò)未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問(wèn)題凸現(xiàn)出來(lái)。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問(wèn)題。
8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問(wèn)題
與其說(shuō)數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來(lái)的，不如更實(shí)際地說(shuō)是由巨額資金支撐起來(lái)的，因?yàn)樗械母咝录夹g(shù)和設(shè)備都將由資金來(lái)兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對(duì)于檔案部門(mén)還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問(wèn)題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。
8.1檔案部門(mén)方面的問(wèn)題。
8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費(fèi)用問(wèn)題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用是巨大的，開(kāi)發(fā)一個(gè)稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購(gòu)買(mǎi)軟件和硬件，還是開(kāi)發(fā)專(zhuān)用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費(fèi)可觀(guān)的人力、財(cái)力和時(shí)間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實(shí)力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說(shuō)到底，仍是以政府投入為主。但國(guó)家的綜合國(guó)力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會(huì)性的部門(mén)，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對(duì)利用者收費(fèi)，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對(duì)于本來(lái)就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)是有相當(dāng)難度的。而對(duì)中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來(lái)說(shuō)，連維持日常工作的經(jīng)費(fèi)都成問(wèn)題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)都是可望而不可及的。
8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費(fèi)用問(wèn)題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用。數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無(wú)底洞”，需要不斷地投入大量資金來(lái)維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
8.1.2.1平時(shí)正常的使用和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來(lái)的，平時(shí)正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費(fèi)、數(shù)據(jù)使用費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等都需要不斷地支出，且費(fèi)用不低。
8.1.2.2設(shè)備更新費(fèi)用?，F(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非?？?，而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動(dòng)因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問(wèn)世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問(wèn)世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費(fèi)大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。
8.1.2.3數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取使用的費(fèi)用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取是數(shù)字檔案館的一個(gè)具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專(zhuān)家們給出了一個(gè)不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費(fèi)用是相當(dāng)可觀(guān)的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費(fèi)用，也是一個(gè)既不可預(yù)見(jiàn)又不容易解決的難題。
8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費(fèi)的問(wèn)題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會(huì)提供利用檔案，可以收取費(fèi)用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費(fèi)用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費(fèi)的收費(fèi)制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。
8.2利用者方面的問(wèn)題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問(wèn)題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國(guó)上網(wǎng)所需資費(fèi)來(lái)看，每小時(shí)的費(fèi)用是發(fā)達(dá)國(guó)家的10多倍，而用戶(hù)的平均收入又低于發(fā)達(dá)國(guó)家的若干倍。我國(guó)80-90%的用戶(hù)認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)過(guò)高，通信費(fèi)難以承受。再一點(diǎn)是下載檔案信息的打印費(fèi)用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來(lái)，就是部分打印也需要承受可觀(guān)的打印費(fèi)。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費(fèi)，這些費(fèi)用加在一起，將會(huì)相當(dāng)高。必將影響利用者對(duì)數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；
9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問(wèn)題
數(shù)字檔案館建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問(wèn)題，而這些法律問(wèn)題恰恰又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問(wèn)題。
9.1檔案法規(guī)方面的問(wèn)題。面對(duì)數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn).檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來(lái)仍有一定的難度。如對(duì)利用者的身份認(rèn)證問(wèn)題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開(kāi)支。而對(duì)外國(guó)利用者來(lái)說(shuō)，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開(kāi)放的，是不受?chē)?guó)界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒(méi)有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。
9.2著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問(wèn)題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對(duì)利用者控制的難度加大。原來(lái)意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對(duì)權(quán)利人已無(wú)法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對(duì)檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說(shuō)，真正切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說(shuō)，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。
9.3數(shù)字檔案的法律效用問(wèn)題。對(duì)于數(shù)字檔案的法律效用問(wèn)題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個(gè)不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。而“如果電子檔案的法律憑證問(wèn)題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值、存在的意義”。[17]
10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問(wèn)題
數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對(duì)數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問(wèn)題，都是一些不易解決的難題。
10.1數(shù)字檔案館的概念問(wèn)題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來(lái)，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢(shì)必會(huì)造成對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀(guān)點(diǎn)不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會(huì)影響等等也都會(huì)截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識(shí)或基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)都非一日之功。但這個(gè)問(wèn)題不解決，將對(duì)數(shù)字檔案館的實(shí)踐產(chǎn)生不利影響。
10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問(wèn)題?！皵?shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門(mén)的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無(wú)限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問(wèn)題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時(shí)也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書(shū)館情報(bào)學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書(shū)館時(shí)有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個(gè)數(shù)字圖書(shū)館，任何人都可以到這個(gè)無(wú)所不包的圖書(shū)館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識(shí)、合作交流甚至著書(shū)立說(shuō)。這就把數(shù)字圖書(shū)館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無(wú)所不包。它不僅包括了書(shū)目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書(shū)館的這種“擴(kuò)張”，使本來(lái)就處于“弱勢(shì)”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對(duì)數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍ǎ⒉扇∠鄳?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來(lái)，數(shù)字檔案館將會(huì)消失在數(shù)字圖書(shū)館的海洋里，成為數(shù)字圖書(shū)館的一部分。
10.3數(shù)字檔案的概念問(wèn)題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對(duì)數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來(lái)認(rèn)識(shí)，無(wú)非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時(shí)代的翻版。這里暫不說(shuō)傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說(shuō)在數(shù)字信息時(shí)代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會(huì)受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢(shì)。如何區(qū)分它們將變得越來(lái)越困難。在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書(shū)、數(shù)字情報(bào)、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來(lái)，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來(lái)的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來(lái)，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。
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1．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫(kù)房的檔案排架上，依照檔案庫(kù)的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
2．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開(kāi)館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶(hù)提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪(fǎng)問(wèn)也對(duì)檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策
1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過(guò)該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線(xiàn)溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構(gòu)建各類(lèi)檔案信息庫(kù)。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書(shū)檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動(dòng)生成流水號(hào)、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類(lèi)檔案信息庫(kù)。檔案管理平臺(tái)具有電子檔案密級(jí)和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級(jí)和權(quán)限劃分規(guī)則，對(duì)全部電子檔案進(jìn)行密級(jí)和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫(kù)的自動(dòng)安全管理。
