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序論：在您撰寫基建檔案工作計(jì)劃時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學(xué)?；窘ㄔO(shè)工作的真實(shí)原始記錄，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。做好高?；n案管理，逐步完善管理方法具有現(xiàn)實(shí)意義。
一、我國(guó)高?；n案管理現(xiàn)狀
1、檔案意識(shí)淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導(dǎo)致高校的基建部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識(shí)淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
2、制度不嚴(yán)，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實(shí)施了多年，但是許多高校沒(méi)有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒(méi)有細(xì)則，造成基建檔案工作沒(méi)有納入年度工作計(jì)劃、崗位責(zé)任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費(fèi)保障問(wèn)題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設(shè)備和經(jīng)費(fèi)支持，但學(xué)校每年用于檔案的專項(xiàng)費(fèi)用很少，使基建檔案管理缺少必要的設(shè)施和設(shè)備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
3、歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，一般學(xué)校只能做到“目錄級(jí)”的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒(méi)有相應(yīng)的電子文件。還有的學(xué)校因?yàn)槲茨苓M(jìn)行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進(jìn)一步整理。
4、檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過(guò)程每個(gè)階段均要留下照片或是電子文件，但實(shí)際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒(méi)有相應(yīng)的材料，給學(xué)校造成不可彌補(bǔ)的損失。
二、加強(qiáng)高?；n案科學(xué)化管理的對(duì)策
1、加強(qiáng)基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。國(guó)家教委6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！笨梢?jiàn)，檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工作，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，切實(shí)將檔案工作納入學(xué)校的目標(biāo)管理，加大檔案執(zhí)法力度，認(rèn)真研究和解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題。
2、提高檔案人員素質(zhì)。搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛(ài)崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度?；ü芾聿块T作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應(yīng)當(dāng)自覺(jué)提高對(duì)各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任心和自覺(jué)性。在具體工作中，注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)訓(xùn)練、加強(qiáng)科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)知識(shí)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力。
3、完善基建檔案管理制度。一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的前提。高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際，制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。在實(shí)際運(yùn)作中，因基本建設(shè)檔案材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，不論是總承包還是分包，不論建設(shè)工程項(xiàng)目大小，必須堅(jiān)持工程項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步；堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)到位；指定項(xiàng)目專職檔案人員到位；落實(shí)項(xiàng)目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位。
4、做好基建檔案工作“三同步”管理?！叭健笔菄?guó)家對(duì)基建檔案管理提出的基本要求，其內(nèi)涵主要包括：基建工程一開(kāi)始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。在制定本單位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則等規(guī)章制度的同時(shí)，應(yīng)建立項(xiàng)目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂合同時(shí)，把項(xiàng)目基建檔案工作要求附在合同中，使施工單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項(xiàng)工作，以及竣工驗(yàn)收應(yīng)提供的檔案資料，以及資料套數(shù)，從而克服管理工作的無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使基建檔案進(jìn)入正?；芾?。
5、實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著高校對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使用，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行管理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服務(wù)。目前，高?；窘ㄔO(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進(jìn)入從經(jīng)驗(yàn)管理向先進(jìn)科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時(shí)查找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護(hù)及利用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。
主要參考文獻(xiàn)：
[1]陳傳華，劉學(xué)應(yīng).對(duì)高校基建檔案管理的認(rèn)識(shí)[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2005.10.
一、認(rèn)證檢查簡(jiǎn)介
目前，邵陽(yáng)市直一、二級(jí)機(jī)構(gòu)有近200個(gè)單位檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)，為促進(jìn)這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開(kāi)展市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證工作，納入全年工作計(jì)劃，并經(jīng)市委常委會(huì)議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動(dòng)一項(xiàng)重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽(yáng)市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號(hào)）中推出市級(jí)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，文件中確定“8月為評(píng)估合格認(rèn)證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開(kāi)展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認(rèn)證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號(hào)）文件，首批確定134個(gè)單位為合格認(rèn)證檢查對(duì)象。8月份，全局領(lǐng)導(dǎo)、干部分成6組開(kāi)展合格認(rèn)證檢查。截止目前，一共檢查了99個(gè)單位，達(dá)到市級(jí)合格標(biāo)準(zhǔn)有50個(gè)，限期改正有49個(gè)，其中書(shū)面限期改正28個(gè)，口頭限期改正21個(gè)，較好地促進(jìn)了基層單位檔案工作的發(fā)展。
二、認(rèn)證檢查的特點(diǎn)
1.追究性特點(diǎn)。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級(jí)以上檔案行政管理部門對(duì)各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)實(shí)施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)”結(jié)合本地的實(shí)際情況，加大對(duì)基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，以認(rèn)證的形式，重點(diǎn)檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認(rèn)證不合格的單位，依法追究，限期改正。認(rèn)證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點(diǎn)，提示我們“開(kāi)弓沒(méi)有回頭箭”。
2.必檢性特點(diǎn)。凡未達(dá)到檔案工作規(guī)范化管理省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以上的單位，都在合格檢查認(rèn)證之列，一改過(guò)去對(duì)那些檔案工作管理差的單位沒(méi)有一個(gè)較硬的措施來(lái)監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個(gè)個(gè)來(lái)”。同時(shí)也強(qiáng)化了檔案行政管理部門的職責(zé)，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒(méi)認(rèn)證的必須檢查認(rèn)證，不合格的必須抓緊改正。合格認(rèn)證評(píng)估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的評(píng)估模式，按照《邵陽(yáng)市檔案工作合格標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分細(xì)則》的內(nèi)容全面檢查評(píng)估，集檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護(hù)25分，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作35分，開(kāi)發(fā)利用20分。通過(guò)聽(tīng)、看、評(píng)、議等程序，將認(rèn)證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點(diǎn)，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。
3.強(qiáng)制性特點(diǎn)。認(rèn)證合格除評(píng)估總分要求在60分以上，還強(qiáng)調(diào)必須具備3個(gè)條件：一是必須健立健全檔案管理各項(xiàng)工作制度。如檔案工作人員崗位職責(zé)、保密、庫(kù)房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項(xiàng)扣0.5分，缺3項(xiàng)制度（含3項(xiàng)）的為不合格標(biāo)準(zhǔn)。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達(dá)到80%的記分比例。如文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計(jì)2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達(dá)整改通知前提條件，10項(xiàng)行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認(rèn)證檢查的重點(diǎn)，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時(shí)，也是我們開(kāi)展認(rèn)證工作的底氣，具有較強(qiáng)的強(qiáng)制性。強(qiáng)制性特點(diǎn)揭示認(rèn)證檢查的底線和底氣所在。
三、認(rèn)證檢查的意義
1.加大依法行政力度，形成長(zhǎng)效機(jī)制。合格認(rèn)證檢查的推出，檢查對(duì)象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無(wú)一例外，對(duì)檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)的單位都有了約束機(jī)制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵(lì)爭(zhēng)創(chuàng)省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)得以全面展開(kāi)，具有追究性、必檢性、強(qiáng)制性三大特點(diǎn)，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復(fù)查一次。由此，激活整個(gè)認(rèn)證體系，形成了對(duì)基層單位檔案管理長(zhǎng)效的監(jiān)督機(jī)制。
2.促進(jìn)平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級(jí)檔案室 28個(gè)，市直單位省一級(jí)檔案室65個(gè)，而還有為數(shù)不少的單位沒(méi)有達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作缺乏爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)、上等達(dá)標(biāo)意識(shí)，發(fā)展不平衡。開(kāi)展檔案合格認(rèn)證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進(jìn)行認(rèn)證，這樣對(duì)后進(jìn)單位有較大的促進(jìn)作用。確保合格的底線，單位再無(wú)理由借口，推諉不動(dòng)，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。
3.完善認(rèn)證體系，打造高低呼應(yīng)的格局。檔案工作認(rèn)證管理，是國(guó)家檔案局在《加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)的意見(jiàn)》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導(dǎo)方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的自愿申報(bào)認(rèn)證模式，尚不足以推動(dòng)工作全面開(kāi)展，新建立的市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)合格認(rèn)證檢查模式，能彌補(bǔ)省級(jí)上等達(dá)標(biāo)輻射面的不足。省、市標(biāo)準(zhǔn)一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應(yīng)、剛?cè)嵯酀?jì)的認(rèn)證格局，使認(rèn)證管理體系更逐完善。
四、認(rèn)證檢查的不足
1.出臺(tái)模式還不夠規(guī)范。合格認(rèn)證工作在今年全市檔案工作會(huì)議上進(jìn)行了部署安排，合格認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)在《邵陽(yáng)市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒(méi)有單獨(dú)行文，相應(yīng)的認(rèn)證管理辦法，由于種種原因沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)，合格認(rèn)證管理辦法正式出臺(tái)，要爭(zhēng)取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺(tái)規(guī)格高，執(zhí)行力度大。
2.宣傳、行動(dòng)還不夠深入。合格認(rèn)證工作是我市檔案工作的一項(xiàng)新生事物，市直動(dòng)了，縣區(qū)沒(méi)動(dòng)，這項(xiàng)工作要進(jìn)一步宣傳貫徹落實(shí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一行動(dòng)，要努力形成合格認(rèn)證大勢(shì)所趨的氛圍。同時(shí)對(duì)基層單位要掌握認(rèn)證的主動(dòng)權(quán)，分期分批督促他們達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)基層單位也要相應(yīng)開(kāi)展以合格標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)容的專門培訓(xùn)、指導(dǎo)，如我局9月份組織了未合格單位開(kāi)展檔案整理“三集中”立卷活動(dòng)。
3.評(píng)估條款還有待完善。目前認(rèn)證還處于試行階段，通過(guò)試行檢驗(yàn)，評(píng)估條款有的需要調(diào)整。如評(píng)估條款中涉及當(dāng)前檔案中心工作的，可隨時(shí)調(diào)整，如圍繞貫徹國(guó)家檔案局8號(hào)令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開(kāi)展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時(shí)的。所以，今后修改時(shí)以“檔案中心工作或當(dāng)前檔案工作”靈活設(shè)置考評(píng)欄目為宜。
一、不斷提升檔案信息化水平，加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)
1、努力實(shí)現(xiàn)信息化載體、平臺(tái)的完善提升。開(kāi)展好民生檔案信息區(qū)域共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，2013年將聯(lián)網(wǎng)其它十一個(gè)檔案館，力爭(zhēng)早日實(shí)現(xiàn)市民生檔案信息區(qū)域共享服務(wù)。
2、致力于數(shù)字檔案館的長(zhǎng)期發(fā)展和服務(wù)功能的提升。實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件升級(jí)，以保障市區(qū)兩級(jí)檔案館在檔案數(shù)字化管理和資源共享上取得統(tǒng)一。
3、加強(qiáng)公共信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)。2013年除對(duì)局檔案信息網(wǎng)、區(qū)政府網(wǎng)、區(qū)委政務(wù)公開(kāi)網(wǎng)、區(qū)基層黨建網(wǎng)等網(wǎng)上信息及時(shí)進(jìn)行更新、補(bǔ)充和完善外，如財(cái)力允許，計(jì)劃對(duì)局檔案信息網(wǎng)進(jìn)行版面更新及維護(hù)。
4、繼續(xù)完善數(shù)字化檔案館建設(shè)。一是重點(diǎn)做好館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的補(bǔ)充完善工作。區(qū)檔案館需掃描的館藏重要檔案約54萬(wàn)頁(yè)、民生檔案208萬(wàn)頁(yè)，共計(jì)約262萬(wàn)頁(yè)，截止2012年共計(jì)完成了82萬(wàn)頁(yè)民生檔案的全文掃描。按照市兩辦轉(zhuǎn)發(fā)《市檔案局關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)的意見(jiàn)》2014年底檔案館必須全部完成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)任務(wù)(包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、重要檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù))的要求，2013年我局將計(jì)劃再完成35萬(wàn)頁(yè)全文掃描和文件級(jí)目錄補(bǔ)充完善任務(wù)。二是做好應(yīng)進(jìn)館檔案的全文數(shù)字化工作。為落實(shí)上級(jí)要求，確保檔案館數(shù)字化水平，對(duì)2013年以后進(jìn)館的重要和民生檔案也要實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，為此建議該項(xiàng)工作所需資金由區(qū)財(cái)政統(tǒng)一解決，區(qū)檔案館根據(jù)規(guī)范要求具體負(fù)責(zé)實(shí)施，以確保工作質(zhì)量及資金使用的合理化。
二、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，嚴(yán)格履行檔案指導(dǎo)監(jiān)管職能
1、狠抓檔案資源源頭建設(shè)。做好2013年度機(jī)關(guān)事業(yè)單位歸檔文件材料整理歸檔指導(dǎo)工作，力爭(zhēng)建檔完成率達(dá)到100%。
2、認(rèn)真貫徹落實(shí)省政府247號(hào)令《省重大活動(dòng)檔案管理辦法》。繼續(xù)按照區(qū)長(zhǎng)批示意見(jiàn)，加強(qiáng)重大活動(dòng)、重大事件檔案的指導(dǎo)、監(jiān)管及服務(wù)工作。
3、深入貫徹市委、市府兩辦轉(zhuǎn)發(fā)《市檔案局關(guān)于加強(qiáng)全市重點(diǎn)工作檔案管理的意見(jiàn)》。一方面指導(dǎo)做好區(qū)重點(diǎn)工作推進(jìn)過(guò)程中文件材料的收集、整理、歸檔，另一方面加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作指導(dǎo)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門，及時(shí)摸清2013年轄區(qū)內(nèi)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案情況，按要求做好重點(diǎn)工程、棚改項(xiàng)目檔案管理登記，及時(shí)跟進(jìn)指導(dǎo)，積極服務(wù)區(qū)重點(diǎn)工作。
4、積極推進(jìn)省級(jí)、市級(jí)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村創(chuàng)建工作。積極發(fā)動(dòng)，強(qiáng)化指導(dǎo)，以點(diǎn)帶面，典型帶動(dòng)，大力推進(jìn)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案規(guī)范化管理水平，力爭(zhēng)2013年創(chuàng)建新農(nóng)村示范辦事處1個(gè)、示范村6個(gè)。
5、深入貫徹落實(shí)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》。結(jié)合日常指導(dǎo)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引導(dǎo)和指導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)提高檔案意識(shí)，逐步規(guī)范檔案工作。還要及時(shí)做好改制、破產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)變動(dòng)企業(yè)檔案處置工作監(jiān)管，依法指導(dǎo)企業(yè)做好檔案的保護(hù)和整理移交，確保改制企業(yè)檔案的完整、安全和妥善處置。
三、著力構(gòu)建三個(gè)體系，積極促和諧惠民生
1、圍繞豐富優(yōu)化館藏，建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，做好檔案的收集征集工作。繼續(xù)貫徹國(guó)家檔案局9號(hào)令精神，根據(jù)相關(guān)規(guī)定制發(fā)《區(qū)檔案館接收檔案范圍細(xì)則》，擴(kuò)大檔案接收范圍。一是認(rèn)真完成正常的檔案接收工作。二是重點(diǎn)做好機(jī)構(gòu)改革中各部門的檔案和民生檔案收集進(jìn)館工作。三是積極開(kāi)展全區(qū)重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等檔案的收集工作。如繼續(xù)定期跟進(jìn)收集采集“第一書(shū)記”檔案材料，切實(shí)做好該項(xiàng)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、保管、移交工作，確保選派“第一書(shū)記”、實(shí)施“千日攻堅(jiān)，村村提升”工程檔案資料的齊全完整。四是有重點(diǎn)的開(kāi)展城市記憶檔案的采集接收。五是加強(qiáng)電子檔案的收集工作。六是開(kāi)展檔案的社會(huì)征集工作。為確保該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，2013年將加強(qiáng)征集力度，加大收集投入，對(duì)重要及珍貴的檔案史料嘗試有償收集。
2、圍繞建立方便快捷的檔案利用體系，不斷提升檔案利用服務(wù)水平，開(kāi)展檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)。完善檔案服務(wù)品牌建設(shè)，保持“巾幗文明崗”榮譽(yù)，開(kāi)展好民生檔案信息區(qū)域共享服務(wù)，為我區(qū)群眾提供更加高效快捷的檔案查詢利用。及時(shí)開(kāi)放到期檔案，做好檔案資料的編研工作。
3、圍繞建立檔案保密安全體系，加大檔案資料的保護(hù)和管理力度。一是做好檔案庫(kù)房的維修。2012年省建筑設(shè)計(jì)研究院對(duì)我館檔案庫(kù)房存在安全隱患的部分進(jìn)行了鑒定，經(jīng)鑒定庫(kù)房存在安全隱患，需采取措施進(jìn)行加固。2013年需對(duì)檔案庫(kù)房二樓、三樓部分進(jìn)行修繕加固，確保檔案庫(kù)房安全。二是積極要求增加庫(kù)房面積。近年來(lái)館藏檔案的數(shù)量和門類劇增，出現(xiàn)了檔案館庫(kù)用房緊張的問(wèn)題，并且因國(guó)家檔案局9號(hào)令的頒布擴(kuò)大了檔案接收范圍，以后每年檔案進(jìn)館單位和數(shù)量將大幅增加，致使館藏存放壓力陡增。明年需爭(zhēng)取增加庫(kù)房面積，用于緩解檔案庫(kù)房嚴(yán)重不足的局面。三是嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)庫(kù)房管理，確保檔案的完整與安全。
1 明確責(zé)任，始終把檔案管理工作擺在重要位置
為切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，該局從三個(gè)方面入手，強(qiáng)化檔案管理工作的主體意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。
一是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計(jì)劃，與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同部署、同推進(jìn)、同考核。同時(shí)，為加強(qiáng)檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長(zhǎng)為組長(zhǎng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，相關(guān)科室負(fù)責(zé)人、崗位業(yè)務(wù)人員組成檔案網(wǎng)絡(luò)體系，對(duì)全局形成的各種門類、各種載體的檔案實(shí)行綜合管理，建立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度，層次分明、健全完善、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案管理機(jī)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)常調(diào)度，及時(shí)了解解決工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，并在人、財(cái)、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺(tái)階打下良好基礎(chǔ)。
二是責(zé)任落實(shí)到位。嚴(yán)格實(shí)施檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入目標(biāo)管理，實(shí)行主管領(lǐng)導(dǎo)、政工科長(zhǎng)、檔案管理人員三級(jí)責(zé)任連帶責(zé)任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)，明確工作目標(biāo)，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，形成了分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、政工科長(zhǎng)日常抓、專職檔案員具體抓，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的檔案管理責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。
三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責(zé)任心強(qiáng)、熱愛(ài)檔案工作的兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。
2 加強(qiáng)建設(shè)，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平
該局嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)加強(qiáng)制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。
一是加強(qiáng)制度建設(shè)。嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》和《山東省檔案管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)，建立完善了以崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)為主要內(nèi)容的《乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案管理規(guī)定》、《乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案分類大綱》及其它9種規(guī)章制度，并把各項(xiàng)檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。
二是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)檔案室建設(shè)規(guī)模的要求，累計(jì)投資10多萬(wàn)元，建立了兩個(gè)專門的檔案室，設(shè)置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個(gè)，安裝豪華型移動(dòng)密集架4組、防磁柜1臺(tái)、溫濕度計(jì)1個(gè)、電腦2臺(tái)、復(fù)印機(jī)1臺(tái)、打印機(jī)1臺(tái)、碎紙機(jī)1臺(tái)，掃描儀1臺(tái)等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設(shè)施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設(shè)施，保證了檔案的安全，嚴(yán)格達(dá)到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創(chuàng)造了扎實(shí)的物質(zhì)條件。
三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。該局高度重視加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識(shí)培訓(xùn)及文書(shū)檔案歸檔培訓(xùn)，累計(jì)培訓(xùn)人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，組織人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案管理規(guī)范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠利用政府系統(tǒng)辦公系統(tǒng)軟件，接收上級(jí)來(lái)文、內(nèi)部公文制發(fā)，以及文書(shū)檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用。
3 突出重點(diǎn)，充分發(fā)揮好檔案管理工作的作用
在檔案利用上，該局突出重點(diǎn)，積極發(fā)揮檔案管理工作的作用，為機(jī)關(guān)事務(wù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供保障和依據(jù)。
一是突出規(guī)范整理。按照《文件材料歸檔范圍及要求》，檔案管理人員專門對(duì)文書(shū)、會(huì)計(jì)、基建、財(cái)務(wù)、聲像等各門類檔案進(jìn)行了持續(xù)的完善補(bǔ)充和規(guī)范整理，從材料的形成、收集，到編排、裝訂、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)上嚴(yán)格把關(guān)，保證了歸檔案卷的質(zhì)量。截止目前，歸檔文書(shū)檔案30卷462件，財(cái)務(wù)檔案2639冊(cè)、基建房產(chǎn)檔案3564卷7635件，公車檔案86卷1118件，人事檔案259卷357件，其它檔案89卷（件）。對(duì)所有檔案都做到了檔案目錄符合規(guī)則，保管期限劃分準(zhǔn)確，排列編號(hào)規(guī)范。編有醒目的庫(kù)房、柜、格檔案存放指引標(biāo)記。建立了檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，檢索工具編制配套，能保證查找檔案資料快捷、準(zhǔn)確。
中國(guó)氣象局氣象檔案館（以下簡(jiǎn)稱氣象檔案館）館藏的我國(guó)器測(cè)氣象觀測(cè)記錄始于19世紀(jì)40年代，而可利用的數(shù)字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質(zhì)氣象記錄檔案無(wú)論在實(shí)體所占空間還是在內(nèi)容記錄時(shí)間跨度上都處于絕對(duì)優(yōu)勢(shì)地位，這種檔案的實(shí)體狀況嚴(yán)重限制了其信息提供利用的時(shí)間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數(shù)字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動(dòng)了氣象記錄檔案數(shù)字化項(xiàng)目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災(zāi)害災(zāi)后重建階段檔案服務(wù)的同時(shí)，加快歷史氣象檔案數(shù)字化的步伐，加大檔案數(shù)字化的力度。
制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項(xiàng)目啟動(dòng)前制定了完整的方案，對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設(shè)原則和組織實(shí)施方案等方面作出了明確的定義與說(shuō)明，對(duì)什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開(kāi)展氣象記錄檔案數(shù)字化等問(wèn)題給出了詳細(xì)的闡釋。
參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式。
一、 對(duì)數(shù)字形態(tài)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理
數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎(chǔ)，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點(diǎn)，以條目的形式對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類、信息組織形式、記錄責(zé)任者、觀測(cè)要素、時(shí)空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進(jìn)行概括的工作。為規(guī)范該項(xiàng)工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄著錄格式》，對(duì)著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。
數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對(duì)新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進(jìn)行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來(lái)對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。
數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲(chǔ)是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲(chǔ)在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲(chǔ)一套。歸檔存儲(chǔ)的各種技術(shù)指標(biāo)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、 對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用
對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問(wèn)題是確定提供利用的范圍、對(duì)象及方式。根據(jù)中國(guó)氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應(yīng)提供利用，提供利用的對(duì)象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時(shí)間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡(luò)分為在線與離線兩種。離線服務(wù)與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務(wù)相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線服務(wù)是通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)滿足用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)用檔案的需求。與離線服務(wù)相比，在線服務(wù)工作相對(duì)復(fù)雜，其主要任務(wù)是滿足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。為建設(shè)系統(tǒng)平臺(tái)，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開(kāi)發(fā)。
三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則
氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強(qiáng)制性規(guī)則，是達(dá)到數(shù)字化總體目標(biāo)的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標(biāo)，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實(shí)體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實(shí)性：在檔案數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中保證原始?xì)庀笥涗洐n案內(nèi)容信息的真實(shí)性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對(duì)氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點(diǎn)與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)與不足
通過(guò)對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實(shí)現(xiàn)了館藏194萬(wàn)頁(yè)氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標(biāo)的同時(shí)，取得了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國(guó)氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
通過(guò)對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化工作實(shí)施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗(yàn)：即只有對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化流程進(jìn)行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細(xì)節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應(yīng)用效果。
2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類眾多、格式復(fù)雜，使得數(shù)字化工作任務(wù)繁重、技術(shù)問(wèn)題繁雜、工作流程復(fù)雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過(guò)程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數(shù)字化加工場(chǎng)地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應(yīng)突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應(yīng)急預(yù)案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護(hù)條款等。
4. 檔案修復(fù)與數(shù)字化工作同步進(jìn)行。由于檔案修復(fù)工作需翻閱全部檔案并進(jìn)行破損情況鑒定，為節(jié)約時(shí)間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁(yè)同時(shí)進(jìn)行。
根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)了以下三點(diǎn)不足：
1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開(kāi)展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒(méi)有編頁(yè)，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以冊(cè)而不是以頁(yè)為單位進(jìn)行，一方面給檔案完整性檢查帶來(lái)不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問(wèn)題，氣象檔案館不得不對(duì)這些檔案以原檔案實(shí)體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。
2.數(shù)字化加工進(jìn)度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進(jìn)度控制方面有所欠缺，未按預(yù)定計(jì)劃完成數(shù)字化任務(wù)。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項(xiàng)任務(wù)繁重、流程復(fù)雜的工作，在實(shí)際工作中存在很多無(wú)法預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題。
3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化工作對(duì)檔案實(shí)體安全進(jìn)行了有效的管理，但對(duì)檔案內(nèi)容信息安全的管理在檔案內(nèi)容接觸范圍及檔案?jìng)鬏斂刂品矫媛杂胁蛔?。第一，?shù)字化工作委托企業(yè)進(jìn)行，在客觀上不可避免地?cái)U(kuò)大了檔案信息的接觸范圍。第二，數(shù)字化過(guò)程有質(zhì)量檢查、格式檢查、信息復(fù)制等環(huán)節(jié)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)掃描與存儲(chǔ)設(shè)備的全封閉管理，給檔案內(nèi)容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對(duì)如何對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行更嚴(yán)密的安全管理做深入研究。
一、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)施的現(xiàn)狀及問(wèn)題
從當(dāng)前我國(guó)檔案館的實(shí)際情況來(lái)看，所館藏的檔案信息具有數(shù)量多、時(shí)間跨度長(zhǎng)等特點(diǎn)，并且在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中大多采用封閉式管理方式，即加強(qiáng)檔案的收藏，要求不丟失案卷。但是我們需要注意的是，管理者在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，對(duì)于每個(gè)時(shí)期的檔案管理都采用不同的整理質(zhì)量與整理規(guī)格，這就導(dǎo)致其出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）檔案信息在管理的過(guò)程中編號(hào)并不具有規(guī)范化特征，缺乏目錄號(hào)，出現(xiàn)了“一卷多冊(cè)”的現(xiàn)象；2）管理者在編制案卷標(biāo)題的過(guò)程中不夠規(guī)范化，編制的標(biāo)題與其中的內(nèi)容不符，這就不利于管理者后期的管理；3）檔案館內(nèi)大多數(shù)案卷都沒(méi)有目錄，當(dāng)管理者將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在其中時(shí)，用戶根本不能夠?qū)n案信息的檢索。由此看來(lái)，這些問(wèn)題在很大程度上制約了檔案事業(yè)的健康發(fā)展，這就需要管理者針對(duì)問(wèn)題采取最有效的措施，這樣才能夠提高檔案管理水平。
二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理水平
通過(guò)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，要想在實(shí)際工作中提高檔案管理水平，就需要管理者規(guī)范自己的行為，采取最科學(xué)合理的管理方法對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。
1、檔案館藏去粗取精，對(duì)檔案信息全面普查
對(duì)于館藏信息進(jìn)行全面復(fù)查是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的首要工作。目前，大多數(shù)檔案館在對(duì)當(dāng)心信息進(jìn)行管理的過(guò)程中都不會(huì)進(jìn)行清查，知識(shí)很多檔案信息繁雜、凌亂，這既不利于管理者的管理，因此我們很有必要對(duì)檔案信息進(jìn)行全面普查，針對(duì)于其中已經(jīng)過(guò)期或者無(wú)用的文件剔除，這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。
2、案卷重新組合，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化
在檔案館內(nèi)，有大部分案卷過(guò)厚，內(nèi)容相對(duì)較為混雜，這就需要管理者對(duì)其進(jìn)行重新組合，將其中聯(lián)系緊密的文件組合在一起，而其中若還存在缺少頁(yè)碼或者沒(méi)有案卷標(biāo)題的檔案，還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規(guī)范化。通過(guò)對(duì)案卷的重新組合，不僅能夠提高檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用率，有助于檔案信息管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與自動(dòng)化。
3、對(duì)案卷統(tǒng)一分類，方便用戶對(duì)檔案信息的檢索
在檔案管理工作中，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有利于用戶對(duì)檔案信息的檢索，因此再來(lái)滿足用戶的需求，管理者在對(duì)案卷進(jìn)行管理的過(guò)程中必須要嚴(yán)格按照國(guó)家現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定編制一套完善的分類規(guī)則，然后嚴(yán)格按照這一規(guī)則進(jìn)行分類，并統(tǒng)一檔案信息的分類號(hào)，這樣也就有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到理想的管理效果。
4、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的，就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過(guò)程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即：將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
關(guān)鍵詞：住房公積金；檔案；數(shù)字化
0 引言
隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)也逐漸被引入到住房公積金的檔案管理工作中。檔案管理是住房公積金內(nèi)部管理工作中的重點(diǎn)，檔案的數(shù)字化能夠增強(qiáng)員工工作的連貫性、提高工作效率、促進(jìn)住房公積金的發(fā)展。因此，住房公積金檔案數(shù)字化成為了當(dāng)前住房公積金檔案管理的主流趨勢(shì)?；诖耍P者進(jìn)行了相關(guān)介紹。
1 以立項(xiàng)方式積極開(kāi)展檔案數(shù)字化工作研究
按照國(guó)家檔案局規(guī)定向中央檔案館移交檔案后現(xiàn)存館藏檔案二十多萬(wàn)卷（冊(cè)）。要想實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，必須首先做好前期的準(zhǔn)備工作。利用信息化建設(shè)平臺(tái)，通過(guò)“數(shù)字化工程項(xiàng)目”立項(xiàng)，組建數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案數(shù)字化工作開(kāi)展研究。主要研究?jī)?nèi)容：以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，探索和研究檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度規(guī)范，設(shè)計(jì)數(shù)字化工作流程，依托“基礎(chǔ)條件建設(shè)項(xiàng)目”所配備的各種數(shù)字化加工軟硬件設(shè)施，開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化工作，推進(jìn)檔案工作由傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字檔案管理模式轉(zhuǎn)變，為構(gòu)建數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)單位檔案信息資源共享提供基礎(chǔ)保障和數(shù)據(jù)支撐。
2 確定檔案數(shù)字化對(duì)象
國(guó)家檔案局頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）中明確規(guī)定了數(shù)字化對(duì)象的確定原則，即“應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化”。在豐富的館藏檔案中，如何確定檔案數(shù)字化對(duì)象成為重要的課題。數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)首先對(duì)所有館藏檔案進(jìn)行了認(rèn)真分析，對(duì)于永久或長(zhǎng)期保存的檔案，本著“急用、常用、重要”的原則進(jìn)行鑒定。具體原則如下：
2.1 利用優(yōu)先原則
館藏檔案數(shù)字化的目的是提供快捷的利用服務(wù)，檔案數(shù)字化工作要圍繞實(shí)現(xiàn)便捷的利用服務(wù)而展開(kāi)，這樣才能體現(xiàn)檔案的真正價(jià)值，發(fā)揮檔案數(shù)字化工作的效益。利用優(yōu)先，即必須把檔案利用者的需求放在首位，在充分考慮利用者需要的前提下對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，將符合條件的檔案確定為數(shù)字化對(duì)象。檔案館根據(jù)日常提供利用所掌握的信息，把提供利用價(jià)值高、瀕臨破損的檔案確定為檔案數(shù)字化對(duì)象。
2.2 系統(tǒng)完整原則
在確定檔案數(shù)字化對(duì)象時(shí)，我們還要保證數(shù)字化檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。在館藏的文書(shū)檔案中，反映同一職能活動(dòng)的檔案既有請(qǐng)示又有批復(fù)，還有文件底稿、簽字頁(yè)等，為了保證文書(shū)檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，我們決定對(duì)每件文書(shū)檔案的最終底稿、簽字頁(yè)及文件的全部?jī)?nèi)容都進(jìn)行數(shù)字化；科技檔案的數(shù)字化則按照歸檔文件的總目錄，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的技術(shù)文件與產(chǎn)品圖樣進(jìn)行全部數(shù)字化。
3 設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作流程
《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）中規(guī)定紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)館藏檔案確定的檔案數(shù)字化對(duì)象，設(shè)計(jì)出符合館藏檔案需要的《檔案數(shù)字化加工流程》（由于目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)及數(shù)據(jù)導(dǎo)入等工作已先期完成，流程設(shè)計(jì)不涵蓋此內(nèi)容）。
4 制定檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確崗位職責(zé)
檔案數(shù)字化工作流程確定后，數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開(kāi)始著手制定適用于我館館藏的《檔案數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》，按照檔案數(shù)字化工作流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置崗位，制定《檔案數(shù)字化加工崗位職責(zé)》。其崗位職責(zé)有以下內(nèi)容：
4.1 調(diào)檔
調(diào)檔人員按照數(shù)字化掃描工作計(jì)劃將檔案從庫(kù)房調(diào)出，在《檔案數(shù)字化工作登記表（簿）》登記記錄后分發(fā)給不同的編頁(yè)人員進(jìn)行編頁(yè)處理。調(diào)檔人員對(duì)調(diào)檔案卷數(shù)量負(fù)責(zé)。
4.2 編頁(yè)
編頁(yè)人員根據(jù)《紙質(zhì)檔案頁(yè)碼編制規(guī)則》，對(duì)紙質(zhì)檔案逐頁(yè)編寫頁(yè)碼，并將其標(biāo)注在規(guī)定位置。如果發(fā)現(xiàn)目錄中標(biāo)注的頁(yè)數(shù)與實(shí)際檔案頁(yè)數(shù)不一致，則按實(shí)際頁(yè)數(shù)對(duì)其目錄頁(yè)數(shù)進(jìn)行修改。編頁(yè)人員對(duì)編頁(yè)檔案數(shù)量和目錄頁(yè)數(shù)負(fù)責(zé)。
4.3 拆卷
拆卷人員在不損壞檔案原貌的情況下，對(duì)檔案進(jìn)行拆卷，拆除書(shū)釘、夾子等金屬物，保證檔案以單頁(yè)形式提供給掃描人員進(jìn)行掃描。對(duì)一些膠水粘過(guò)的檔案以不損壞檔案為準(zhǔn)則，根據(jù)實(shí)際情況由拆卷人員確定是否拆成單頁(yè)。拆卷人員對(duì)紙質(zhì)檔案安全負(fù)責(zé)。
4.4 修復(fù)
修復(fù)人員要對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，因褶皺影響掃描質(zhì)量的原件要先采取壓平或熨平等方式進(jìn)行技術(shù)處理。修復(fù)人員對(duì)檔案信息完整性負(fù)責(zé)。
4.5 掃描
掃描人員要根據(jù)紙質(zhì)檔案的情況，選擇相應(yīng)的掃描儀及軟件，確定掃描軟件設(shè)置，完成檔案掃描，保證掃描圖像完整、清晰、美觀，做到在30%縮率的顯示下，深不結(jié)塊，淺不斷線，保證掃描質(zhì)量。掃描人員對(duì)檔案掃描質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.6 質(zhì)檢
質(zhì)檢人員對(duì)掃描圖像進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢查圖像的偏斜度、清晰度以及完整性，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求的應(yīng)進(jìn)行圖像處理；因操作不當(dāng)造成圖像不完整或無(wú)法清晰識(shí)別的應(yīng)重新進(jìn)行掃描；掃描圖像的排序與檔案原件不一致的應(yīng)進(jìn)行調(diào)整；發(fā)現(xiàn)文件漏掃的應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。對(duì)大幅面檔案采用分區(qū)小幅面掃描后形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合成為一個(gè)完整的圖像，拼接后應(yīng)與檔案原件核實(shí)確保拼接無(wú)誤，保證檔案的整體性。質(zhì)檢人員對(duì)掃描圖像質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.7 抽檢
抽檢人員負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)檢后的掃描圖像進(jìn)行抽查檢驗(yàn)，原則上抽檢率不低于20%，抽檢不合格退回至質(zhì)檢人員，抽檢合格的傳遞至掛接人員。抽檢人員對(duì)掛接圖像質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.8 掛接
掛接人員通過(guò)檔號(hào)等唯一關(guān)聯(lián)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效掛接，建立起全圖文的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。掛接人員對(duì)掛接數(shù)據(jù)的完整性負(fù)責(zé)。
4.9 數(shù)據(jù)備份
為保證數(shù)據(jù)的安全，要對(duì)掛接后的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行備份。備份采用在線、離線相結(jié)合的方式進(jìn)行多套備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)，包括檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)能否打開(kāi)，數(shù)據(jù)信息能否完成恢復(fù)等。數(shù)據(jù)備份人員對(duì)備份數(shù)據(jù)質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.10 裝卷
裝卷人員負(fù)責(zé)對(duì)已掃描檔案進(jìn)行逐頁(yè)、逐卷檢查核對(duì)，按卷（件）清點(diǎn)頁(yè)數(shù)并與卷內(nèi)目錄頁(yè)數(shù)核對(duì)無(wú)誤后進(jìn)行檔案復(fù)原裝訂，確保檔案恢復(fù)到初始狀態(tài)。復(fù)原裝訂后的檔案要做到不丟頁(yè)、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)，裝訂結(jié)實(shí)整齊。裝卷人員對(duì)復(fù)原裝訂質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.11 還檔
還檔人員對(duì)復(fù)原后的檔案核實(shí)登記后，按照紙質(zhì)檔案原存址返還入庫(kù)。還檔人員對(duì)入庫(kù)紙質(zhì)檔案卷數(shù)和存址正確性負(fù)責(zé)。
5 建議
（1） 由專項(xiàng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目推進(jìn)與實(shí)施檔案館藏檔案數(shù)字化工作是借助于單位信息化建設(shè)平臺(tái)，通過(guò)“數(shù)字化工程項(xiàng)目”立項(xiàng)，組建數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，按照項(xiàng)目管理方式推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作，保證了檔案數(shù)字化工作在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成工作任務(wù)。
（2）制定出一套切實(shí)可行的檔案數(shù)字化相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)。檔案館結(jié)合行業(yè)檔案數(shù)字化工作實(shí)際，以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，相繼出臺(tái)了《檔案數(shù)字化加工流程》、《紙質(zhì)檔案頁(yè)碼編制規(guī)則》、《檔案數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》等一系列檔案數(shù)字化相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)，為全系統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，積累了經(jīng)驗(yàn)，具備了指導(dǎo)全系統(tǒng)開(kāi)展檔案數(shù)字化的能力。
（3）建立數(shù)字化工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)制度。在項(xiàng)目實(shí)施之初建立了協(xié)調(diào)會(huì)制度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中遇到的各種技術(shù)、操作和管理等問(wèn)題，為項(xiàng)目的順利推進(jìn)起到了保障作用。
（4）分組管理，建立業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)的激勵(lì)機(jī)制。按照《檔案數(shù)字化加工流程》和《檔案數(shù)字化加工崗位職責(zé)》，對(duì)項(xiàng)目人員進(jìn)行分組管理，確保檔案數(shù)字化各項(xiàng)工作過(guò)程可控、可追溯。為了建立健全項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)激勵(lì)機(jī)制，引入了企業(yè)管理理念，對(duì)編頁(yè)、掃描、質(zhì)檢、抽檢、掛接等崗位的人員實(shí)行計(jì)件獎(jiǎng)勵(lì)，體現(xiàn)多勞多得原則，促使員工的業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)，保證了項(xiàng)目進(jìn)度。
6 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，住房公積金檔案中的數(shù)據(jù)資料是單位各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要依據(jù)，對(duì)住房公積金的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用，加強(qiáng)住房公積金檔案的數(shù)字化建設(shè)十分必要。在檔案數(shù)字化工作中，住房公積金要結(jié)合相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，合理設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作，制定完整的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，從而做好住房公積金檔案數(shù)字化工作，促進(jìn)住房公積金的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
